E-POSTSCAN - Dokumentenverarbeitung für den Mittelstand

E-POSTSCAN für den Mittelstand

Die Lösung für einen medienbruchfreien digitalen Workflow

Digitalisierung Ihres Posteingangs

E-POSTSCAN umfasst das Scannen Ihrer täglichen Posteingänge sowie modulare Zusatzleistungen zur optimalen Integration in Ihren digitalen Workflow.

Für den Mittelstand konzipiert, kann unsere Lösung einfach und effizient in Ihre Bestandssysteme integriert werden.

Digitalisieren Sie Ihren Posteingang mit E-POSTSCAN

Ihre Vorteile

E-POSTSCAN - Pakete zu jedem Sendungsvolumen

E-POST Paket Sendungsvolumen

Leistungen E-POSTSCAN

Zuführung

Basis Umroutung

(Inkludiert: Pakete S, M)

  • Beibehaltung Ihrer Hausanschrift
  • Laufzeitverlängerung ca. 1 Tag

Premium Umroutung

(Aufpreis: Pakete L, XL, XXL)

  • Beibehaltung Ihrer Großempfänger- oder Postfachadresse
  • keine Laufzeitverlängerung bei maschinenlesbaren Sendung mit korrekter Anschrift

Korrespondenzadresse

(Inkludiert: Pakete L, XL, XXL; Aufpreis: Pakete S, M)

  • Nutzung einer separaten Geschäftsadresse zur gezielten Steuerung zu scannender Posteingänge
  • Keine Laufzeitverlängerung

Direktzuführung

(Inkludiert: Pakete L, XL, XXL; Aufpreis: Pakete S, M)

  • Direktversand im Sammelumschlag durch den Kunden
  • Nutzung einer Zuführungsanschrift der Digitalisierungsstation
Ungeöffnete Aussortierung

Nicht scanbare Sendungen

  • Aussortierung und Rückführung nicht scanfähiger Sendungen

Persönliche Sendungen

  • Aussortierung und Rückführung von Persönlich/vertraulich adressierte Post
  • Deaktivierung und Scannen von Persönlich/vertraulich adressierte Post
Aussortierung nach Blacklist

BSK-Aussortierung

(Aufpreis: Pakete M, L, XL, XXL)

  • Blacklist-Standardkriterien (BSK): Ungeöffnete Aussortierung

BSK-Scannen

(Aufpreis: Pakete M, L, XL, XXL)

  • Blacklist-Standardkriterien (BSK): Scannen mit Konfiguration pro Kriterium nach Aussortierung oder Scannen der Sendungen.

Individuelle Blacklist

(Aufpreis: Pakete L, XL, XXL)

  • Definition von bis zu 5 individuellen Kriterien zur Aussortierung von Sendungen
Vorgangstrennung

Dokumententrennung

  • Durchführung einer Dokumententrennung
Scannen

Rückseitenverwerfung

  • Verwerfung leerer Rückseiten

Umschlag-Scanning

  • Scanning der Sendungsumschläge

Paginierung

  • Aufbringen einer Paginierung (Stempel) auf jedes Dokumente u.a. mit Scandatum (=Eingangsdatum)
DataCapture

Durchsuchbarkeit

  • Durchsuchbarkeit der digitalisierten Dokumente

Sendungsklassifizierung

  • Sendungsklassifizierung "Rechnung" wenn sich ein Dokumententyp "Rechnung" in einer Sendung befindet.

Barcodeauslesung

(Aufpreis: Pakete M, L, XL, XXL)

  • Auslesung Standard-Barcodes/Datamatrixcodes mit Klassifizierung nach Dokumententyp pro Dokument gemäß Vorgangsbarcodes
Datenformate

Übergabeformat

  • PDF/A, Farbe 200 dpi

Zusatzformat

(Aufpreis: Pakete M, L, XL, XXL)

  • Zusätzliche Übergabe von TIFF/G4 binär (s/w), 300 dpi
Datenbereitstellung

E-POSTBRIEF

(Inkludiert: Paket S; Aufpreis Paket M)

  • Werktägliche Datenübertragung der digitalen Sendungen über E-POSTBRIEF

SFTP-Server

(Inkludiert: Pakete M, L, XL, XXL)

  • Werktägliche Datenbereitstellung der digitalen Sendungen per SFTP-Server

Leistungen Zusatzmodule

Rechnungsauslesung Basis

(für Pakete S, M, L)

  • OCR-gestützte Auslesung zahlungsrelevanter Datenfelder
  • Übergabe im PDF/A-Format mit integrierter XML-Datei (angelehnt an ZUGFeRD/Comfort)

Mehr Informationen

Filialstruktur

(für Pakete S, M, L, XL, XXL)

  • Konsolidierung digitaler Sendungen aus den Posteingängen unterschiedlicher Unternehmensstandorte oder Filialen

Mehr Informationen

Rechnungsauslesung Premium

(für Pakete L, XL, XXL)

  • OCR-gestützte Auslesung von Rahmen- und Positionsdaten
  • OCR-Abgleich gegen aktuelle Referenz- und Bestelldaten
  • Steuerrechtliche Prüfung
  • Erfassung in vielen unterschiedlichen Landessprachen

Mehr Informationen

DMS-/Archivsystem (Partner)

(für Pakete S, M, L, XL, XXL)

  • Datenschnittstelle zwischen E-POSTSCAN und DMS-/Archivsysteme von Partnerunternehmen
  • Datenübernahme aus Zusatzmodul Rechnungsauslesung Basis
  • Revisionssichere Archivierung
  • Rechnungsfreigabeworkflow  vor Übergabe an das ERP-System

Mehr Informationen

DATEV-Lösungen

(für Paket S)

  • Lösung DATEV Mandanten
  • Weitere Lösungen in Planung

Mehr Informationen

Häufige Fragen

Pre-Sales

Können Musterdaten bereitgestellt werden?

Auf Wunsch übergeben wir Ihnen gerne unsere Musterdaten für E-POSTSCAN (Bilddaten, XML-Datei) sowie für das Zusatzmodul Rechnungsauslesung Basis.

Vertrag

Wie lange sind die Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen?

Bei Basis Umroutung/Korrespondenzadresse/Direktzuführung gibt es eine Mindestvertragslaufzeit von 6 Monaten. Danach beträgt die Kündigungsfrist 2 Monate zum Monatsende.
Bei Premium Umroutung gibt es eine Mindestvertragslaufzeit von 6 Monaten. Danach beträgt die Kündigungsfrist 8 Wochen zum Halbjahresende (beidseitig)

Wie erfolgt die Auswahl der Scanpakete?

Die Auswahl des Scanpaketes richtet sich nach dem Sendungsvolumen pro Tag im Monats- oder Jahresdurchschnitt. Ein Wechsel in ein anderes Paket (z.B. von SCAN S zu SCAN M) kann durchgeführt werden, falls das Sendungsvolumen im laufenden Betrieb sich anders als angenommen entwickeln sollte.

Kann das ausgewählte SCAN-Paket geändert werden?

Ja, sollten sich die Eingangsmengen in einem anderen SCAN-Paket bewegen, kann das Paket durch Anpassung des Vertrages gewechselt werden.

Wie erfolgt die Auftragseinsteuerung?

Es müssen folgende  Phasen durchlaufen werden:

  1. Beantragung einer E-POSTBRIEF Adresse durch Ihr Unternehmen
    (siehe: https://portal.epost.de/company/registration)
  2. Auswahl SCAN-Paket
  3. Ausfüllen eines Auftragsblattes mit allen wesentliche Auftragsdaten inkl. Starttermin
  4. Vertragsunterschrift
  5. Start zum vereinbarten Starttermin
Wie lange dauert die Einsteuerung?

Die Einsteuerung kann innerhalb von 14 Tagen möglichst zum Beginn eines Monats realisiert werden. Die Premium Umroutung kann nur zu bestimmten Terminen bei der Deutschen Post eingesteuert werden; hier muss man mit ca. 8 Wochen Vorlaufzeit rechnen.

Wie setzt sich der Vertrag zusammen?

Der Vertrag setzt sich aus folgenden Dokumenten zusammen:

  • Rahmenvertrag
  • Anlage-A: Leistungsbeschreibung (passend zum Paket)
  • Anlage-B: Auftragsblatt mit den konkreten Auftragsdaten
  • Anlage-C: Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung
  • Zusätzliche Anlagen zu den ausgewählten Zusatzmodulen
  • Weitere Anlagen passend zu den ausgewählten Zusatzmodulen

Logistik

Kann man ein Postfach umrouten?

Die Umroutung einer Postfachanschrift lässt sich nur mit der Premium Umroutung realisieren (ab Paket SCAN L). Bei der Basis Umroutung wird die Hausanschrift manuell in der Postlogistik an die Digitalisierungsstation weitergeleitet.

Leistung

Wie erfolgt der Rückversand?

Der Rückversand kann an eine beliebige Hausanschrift (kein Postfach) erfolgen. Standardmäßig erfolgt die Rücksendung an die offizielle Hausanschrift Ihres Unternehmens. Ein Rundlauf der Sendung wird dadurch vermieden, dass die Sendungen als DHL-Paket versendet werden. Auf Wunsch kann auch eine Versendung ins Ausland erfolgen.

Kann eine Vernichtung der gescannten Dokumente erfolgen?

Ja, ab dem Paket SCAN L erfolgt standardmäßig eine datenschutzkonforme Vernichtung nach DIN 66399 Stufe 3. Die Sendungen werden 8 Wochen aufbewahrt. Während dieser Zeit können einzelne Sendungen abgerufen werden.