E-POSTSCAN
für den Mittelstand

Die digitalisierten Sendungen aus den Posteingängen der Unternehmensstandorte oder Filialen werden konsolidiert übergeben. Das Sendungsvolumen zur Auswahl des zutreffenden Paketes ermittelt sich über den Posteingang aus allen Standorten.

Verfahren zur Klassifizierung von Dokumenten einer Sendung mit Abgleich gegen eine Referenzdatei mit Ihren gewünschten Dokumentenarten (z.B. Angebot) oder Indexwerten (z.B. Aktennummer).

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Ihre Lösung zur Einführung einer digitalen Poststelle in Ihrem Unternehmen. Die Digitale Poststelle verteilt die digitalisierten Sendungen von E-POSTSCAN per E-Mail an die Empfänger (Bereiche/Mitarbeiter) in Ihrem Unternehmen.
Wie funktioniert die Lösung? Die Empfängeranschriften der digitalen Sendungen werden über eine Texterkennung (OCR: Optical Character Recognition) ausgelesen und entweder automatisiert oder bei Bedarf manuell an die Empfänger in Ihrem Unternehmen weitergeleitet. Die manuelle Verteilung wird über eine Webanwendung von den Mitarbeitern aus der Poststelle Ihres Unternehmens durchgeführt. Zur Ermittlung der E-Mailadresse findet ein Abgleich der ausgelesenen Empfängeranschriften mit einer Referenzdatei statt. Die Referenzdatei besteht aus einer Liste an Personen/Bereichen und den zugehörigen E-Mail Adressen Ihres Unternehmens.

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Die klassifizierten und in PDF konvertierten Rechnungen über E-POSTSCAN werden einem Texterkennungsprozess zur Auslesung von Rechnungsdaten zugeführt. Die Bereitstellung der ausgelesenen Daten erfolgt über eine XML-Datei für elektronischen Rechnungsaustausch in Anlehnung an das ZUGFeRD-Datenprofil "Comfort" (Version 1.0). Die PDF-Rechnungen mit den eingebetteten XML-Dateien können direkt in Ihren Workflow zur Freigabe und/oder Verbuchung der Rechnungen übernommen werden.  Über Zusatzmodul Systempartner können wir Ihnen auch einen vollständigen Rechnungsfreigabeworkflow mit Übernahme der erfassten Rechnungsdaten anbieten. Diese Leistung führt zu einer deutlichen Entlastung und Kosteneinsparung in der aufwendigen Vorerfassung physisch eingegangener Rechnungen in Ihrem Unternehmen.

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Falls in Ihrem Unternehmen noch kein Folgesystem (z.B. Dokumenten-Management-System) zur Verwaltung digitaler Dokumente zur Verfügung steht, können wir Ihnen über unsere Partner ein entsprechendes Angebot unterbreiten lassen. Das Zusatzmodul wird von Systempartner angeboten, die unsere digitalisierten Sendungen von E-POSTSCAN automatisiert in Ihr System übernehmen können. Die Leistungen können direkt über den Systempartner angefragt werden. Auf Wunsch übernehmen wir gerne die Kontaktaufnahme für Sie.

Sollten Sie bereits ein Folgesystem einsetzen, können wir uns gerne mit Ihrem Systempartner in Verbindung setzen, um eine Datenschnittstelle zu E-POSTSCAN einrichten zu lassen.

Weitere Informationen zu Systempartnern:

ecm.online GmbH

OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Hier kann Ihr Unternehmen als Systempartner aufgeführt sein

Auf Wunsch übergeben wir Ihnen gerne unsere Musterdaten für E-POSTSCAN (Bilddaten, XML-Datei) sowie für das Zusatzmodul Rechnungsauslesung Basis.

Bei Basis Umroutung/Korrespondenzadresse/Direktzuführung gibt es eine Mindestvertragslaufzeit von 6 Monaten. Danach beträgt die Kündigungsfrist 2 Monate zum Monatsende.
Bei Premium Umroutung gibt es eine Mindestvertragslaufzeit von 6 Monaten. Danach beträgt die Kündigungsfrist 8 Wochen zum Halbjahresende (beidseitig)

Die Einsteuerung kann innerhalb von 14 Tagen möglichst zum Beginn eines Monats realisiert werden. Die Premium Umroutung kann nur zu bestimmten Terminen bei der Deutschen Post eingesteuert werden; hier muss man mit ca. 8 Wochen Vorlaufzeit rechnen.

Die Auswahl des Scanpaketes richtet sich nach dem Sendungsvolumen pro Tag im Monats- oder Jahresdurchschnitt. Ein Wechsel in ein anderes Paket (z.B. von SCAN S zu SCAN M) kann durchgeführt werden, falls das Sendungsvolumen im laufenden Betrieb sich anders als angenommen entwickeln sollte.

Ja, sollten sich die Eingangsmengen in einem anderen SCAN-Paket bewegen, kann das Paket durch Anpassung des Vertrages gewechselt werden.

Es müssen folgende  Phasen durchlaufen werden:

1. Beantragung einer E-POST Adresse durch Ihr Unternehmen
   (siehe: https://portal.epost.de/company/registration)
2. Auswahl SCAN-Paket
3. Ausfüllen eines Auftragsblattes mit allen wesentliche Auftragsdaten inkl. Starttermin
4. Vertragsunterschrift
5. Start zum vereinbarten Starttermin

Der Vertrag setzt sich aus folgenden Dokumenten zusammen:

• Rahmenvertrag
• Anlage-A: Leistungsbeschreibung (passend zum Paket)
• Anlage-B: Auftragsblatt mit den konkreten Auftragsdaten
• Anlage-C: Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung
• Zusätzliche Anlagen zu den ausgewählten Zusatzmodulen
• Weitere Anlagen passend zu den ausgewählten Zusatzmodulen

Die Umroutung einer Postfachanschrift lässt sich nur mit der Premium Umroutung realisieren (ab Paket SCAN L). Bei der Basis Umroutung wird die Hausanschrift manuell in der Postlogistik an die Digitalisierungsstation weitergeleitet.

Der Rückversand kann an eine beliebige Hausanschrift (kein Postfach) erfolgen. Standardmäßig erfolgt die Rücksendung an die offizielle Hausanschrift Ihres Unternehmens. Ein Rundlauf der Sendung wird dadurch vermieden, dass die Sendungen als DHL-Paket versendet werden. Auf Wunsch kann auch eine Versendung ins Ausland erfolgen.

Ja, ab dem Paket SCAN L erfolgt standardmäßig eine datenschutzkonforme Vernichtung nach DIN 66399 Stufe 3. Die Sendungen werden 8 Wochen aufbewahrt. Während dieser Zeit können einzelne Sendungen abgerufen werden.