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E-POSTSCAN
für den Mittelstand

Die elektronische Zustellung Ihrer Briefpost

Digitalisierung Ihres Posteingangs

E-POSTSCAN umfasst das Scannen Ihrer täglichen Posteingänge sowie modulare Zusatzleistungen zur optimalen Integration in Ihr Bestandssystem.

Das Ergebnis ist ein medienbruchfreier Workflow in Ihrem Unternehmen.

Infografik E-Postscan

Ihre Vorteile

Schnelle Information

Ihre scanbare tägliche Briefpost steht Ihnen sofort digital zur Weiterbearbeitung in Ihrem Workflow zur Verfügung.
Kosten sparen

Sie benötigen keine Investition in Scanner-Technologie und entlasten Ihr Personal durch effizientere Prozesse.
Hohe Datensicherheit
Die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten ist uns wichtig. Es findet eine Auftrags-datenverarbeitung nach der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) statt.
Ausbaufähige Leistung
E-POSTSCAN lässt sich mit zusätzlichen Modulen zur Unterstützung Ihrer nachfolgenden Prozesse individuell ausbauen.

E-POSTSCAN - Pakete zu jedem Sendungsvolumen

Preise E-POSTSCAN

Basispreise zzgl. MwSt.

Die wichtigsten Funktionen:

  • Zuführung: Auswahl zwischen unterschiedlichen Varianten zur täglichen Zuführung Ihrer Briefsendungen
  • Vorgangstrennung: Der Sendungsinhalt wird nach Dokumenten getrennt
  • Scannen: Taggleiches Scannen der täglichen Posteingänge
  • Farbe: Übergabe von farbigen PDF-Dokumenten
  • Volltext: Inhalt der PDF-Dokumente sind Ihren Folgensystemen durchsuchbar
  • Klassifizierung (Option): Wir klassifizieren die Dokumente nach Ihren individuellen Dokumentarten oder Indexwerten
  • Digitale Poststelle (Option): Ihre Sendungen werden gleich per E-Mail an die Empfänger Ihres Unternehmens verteilt
  • Rechnungsauslesung (Option): Wir erfassen die zahlungsrelevanten Daten Ihrer Rechnungen
  • Systempartner: Nutzung von Partnerlösungen mit einer automatisierten Übernahme der digitalen Sendungen aus E-POSTSCAN.

E-POSTSCAN Basisleistungen

Zuführung der Sendungen zur Digitalisierungsstation mit vielen Varianten

Für die Zuführung Ihrer Sendungen zu unserer Digitalisierungsstation können Sie zwischen unterschiedlichen Varianten auswählen:

Basis Umroutung

  • Sendungen an die Hausanschrift Ihres Unternehmens werden über die Zustellorganisation an unsere Digitalisierungsstation weitergeleitet
  • Laufzeitverlängerung ca. 1 Tag

Premium Umroutung

  • Großempfänger- oder Postfachadressen Ihres Unternehmens werden automatisiert über die Briefzentren der Deutschen Post zu unserer Digitalisierungsstation weitergeleitet
  • Keine Laufzeitverlängerung bei maschinenlesbaren Sendungen mit korrekter Anschrift

Korrespondenzadresse

  • Sendungen werden direkt zu unserer Digitalisierungsstation gesendet
  • Kundenindividuelle Anschrift vom Standort unserer Digitalisierungsstation
  • Keine Laufzeitverlängerung

Direktzuführung

  • Direktversand im Sammelumschlag durch den Kunden
  • Nutzung einer Zuführungsanschrift unserer Digitalisierungsstation

Poolboxen-Verfahren

  • Über DHL werden die zu scannenden Sendungen täglich in verschlossenen und verplombten Briefbehältern vom Kunden an unsere Digitalisierungsstation versendet
  • Versand aussortierter oder angeforderter Sendungen kann von unserer Digitalisierungsstation rollierend über die selben Briefbehälter erfolgen
  • Kunde kann flexibel jegliche Arten von Sendungen zum Scannen weiterleiten
  • Laufzeitverlängerung ca. 1 Tag (Standard- oder Expressversand)

Postfach München

  • Einrichtung einer kundenindividuellen Postfachanschrift im Briefzentrum München
  • Postfach wird taggleich von unserer Digitalisierungsstation geleert
  • Kunde muss sich im Raum München befinden
  • Keine Laufzeitverlängerung
Ungeöffnete Aussortierung nicht scanbarer Sendungen

Nicht scanbare Sendungen

  • Aussortierung und Rückführung nicht scanfähiger Sendungen

Persönliche Sendungen

  • Aussortierung und Rückführung von persönlich/vertraulich adressierte Post
  • Deaktivierung und Scannen von persönlich/vertraulich adressierte Post
Aussortierung nach Blacklist für bestimmte Bereiche

BSK-Aussortierung

  • Blacklist-Standardkriterien (BSK): Ungeöffnete Aussortierung

BSK-Scannen

  • Blacklist-Standardkriterien (BSK): Scannen mit Konfiguration pro Kriterium nach Aussortierung oder Scannen der Sendungen

Individuelle Blacklist

  • Definition von bis zu 5 individuellen Kriterien zur Aussortierung von Sendungen
Vorgangstrennung nach Dokumenten

Dokumententrennung

  • Durchführung einer Dokumententrennung
Scannen mit modernster Technologie

Rückseitenverwerfung

  • Verwerfung leerer Rückseiten

Umschlag-Scanning

  • Scanning der Sendungsumschläge

Paginierung

  • Aufbringen einer Paginierung (Stempel) auf jedes Dokumente u.a. mit Scandatum (=Eingangsdatum)
DataCapture zur Volltexterkennung und Dokumententrennung

Durchsuchbarkeit

  • Durchsuchbarkeit der digitalisierten Dokumente

Sendungsklassifizierung

  • Sendungsklassifizierung "Rechnung" wenn sich ein Dokumententyp "Rechnung" in einer Sendung befindet

Barcodeauslesung

  • Auslesung Standard-Barcodes/Datamatrixcodes mit Klassifizierung nach Dokumententyp pro Dokument gemäß Vorgangsbarcodes
Datenformate zur Übergabe vorbereiten

Übergabeformat

  • PDF/A, Farbe 300 dpi

Zusatzformat

  • Zusätzliche Übergabe von TIFF/G4 binär (s/w), 300 dpi
Datenbereitstellung über E-POST oder SFTP

E-POST

  • Werktägliche Datenübertragung der digitalen Sendungen über E-POST

SFTP-Server

  • Werktägliche Datenbereitstellung der digitalen Sendungen per SFTP-Server

E-POSTSCAN Zusatzmodule

E-POSTSCAN kann mit vielen nützlichen Funktionen erweitert werden:

Filialstruktur: Unternehmen mit mehreren Standorte/Filialen

Die digitalisierten Sendungen aus den Posteingängen der Unternehmensstandorte oder Filialen werden konsolidiert übergeben. Das Sendungsvolumen zur Auswahl des zutreffenden Paketes ermittelt sich über den Posteingang aus allen Standorten.

Referenzklassifizierung: Klassifizierung/Indexierung von Dokumenten

Verfahren zur Klassifizierung von Dokumenten einer Sendung mit Abgleich gegen eine Referenzdatei mit Ihren gewünschten Dokumentenarten (z.B. Angebot) oder Indexwerten (z.B. Aktennummer).

Hier finden Sie das entsprechende Produktschaubild

Digitale Poststelle: Verteilung der digitalen Post per E-Mail

Ihre Lösung zur Einführung einer digitalen Poststelle in Ihrem Unternehmen. Die Digitale Poststelle verteilt die digitalisierten Sendungen von E-POSTSCAN per E-Mail an die Empfänger (Bereiche/Mitarbeiter) in Ihrem Unternehmen.
Wie funktioniert die Lösung? Die Empfängeranschriften der digitalen Sendungen werden über eine Texterkennung (OCR: Optical Character Recognition) ausgelesen und entweder automatisiert oder bei Bedarf manuell an die Empfänger in Ihrem Unternehmen weitergeleitet. Die manuelle Verteilung wird über eine Webanwendung von den Mitarbeitern aus der Poststelle Ihres Unternehmens durchgeführt. Zur Ermittlung der E-Mailadresse findet ein Abgleich der ausgelesenen Empfängeranschriften mit einer Referenzdatei statt. Die Referenzdatei besteht aus einer Liste an Personen/Bereichen und den zugehörigen E-Mail Adressen Ihres Unternehmens.

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Rechnungsauslesung: Erfassung von Rechnungen

Die klassifizierten und in PDF konvertierten Rechnungen über E-POSTSCAN werden einem Texterkennungsprozess zur Auslesung von Rechnungsdaten zugeführt. Die Bereitstellung der ausgelesenen Daten erfolgt über eine XML-Datei für elektronischen Rechnungsaustausch in Anlehnung an das ZUGFeRD-Datenprofil "Comfort" (Version 1.0). Die PDF-Rechnungen mit den eingebetteten XML-Dateien können direkt in Ihren Workflow zur Freigabe und/oder Verbuchung der Rechnungen übernommen werden.  Über Zusatzmodul Systempartner können wir Ihnen auch einen vollständigen Rechnungsfreigabeworkflow mit Übernahme der erfassten Rechnungsdaten anbieten. Diese Leistung führt zu einer deutlichen Entlastung und Kosteneinsparung in der aufwendigen Vorerfassung physisch eingegangener Rechnungen in Ihrem Unternehmen.

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Systempartner: Direkte Schnittstelle zu E-POSTSCAN

Falls in Ihrem Unternehmen noch kein Folgesystem (z.B. Dokumenten-Management-System) zur Verwaltung digitaler Dokumente zur Verfügung steht, können wir Ihnen über unsere Partner ein entsprechendes Angebot unterbreiten lassen. Das Zusatzmodul wird von Systempartner angeboten, die unsere digitalisierten Sendungen von E-POSTSCAN automatisiert in Ihr System übernehmen können. Die Leistungen können direkt über den Systempartner angefragt werden. Auf Wunsch übernehmen wir gerne die Kontaktaufnahme für Sie.

Sollten Sie bereits ein Folgesystem einsetzen, können wir uns gerne mit Ihrem Systempartner in Verbindung setzen, um eine Datenschnittstelle zu E-POSTSCAN einrichten zu lassen.

Weitere Informationen zu Systempartnern:

ecm.online GmbH

OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Hier kann Ihr Unternehmen als Systempartner aufgeführt sein

Häufige Fragen

Pre-Sales

Können Musterdaten bereitgestellt werden?

Auf Wunsch übergeben wir Ihnen gerne unsere Musterdaten für E-POSTSCAN (Bilddaten, XML-Datei) sowie für das Zusatzmodul Rechnungsauslesung Basis.

Vertrag

Wie lange sind die Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen?

Bei Basis Umroutung/Korrespondenzadresse/Direktzuführung gibt es eine Mindestvertragslaufzeit von 6 Monaten. Danach beträgt die Kündigungsfrist 2 Monate zum Monatsende.
Bei Premium Umroutung gibt es eine Mindestvertragslaufzeit von 6 Monaten. Danach beträgt die Kündigungsfrist 8 Wochen zum Halbjahresende (beidseitig)

Wie lange dauert die Einsteuerung?

Die Einsteuerung kann innerhalb von 14 Tagen möglichst zum Beginn eines Monats realisiert werden. Die Premium Umroutung kann nur zu bestimmten Terminen bei der Deutschen Post eingesteuert werden; hier muss man mit ca. 8 Wochen Vorlaufzeit rechnen.

Wie erfolgt die Auswahl der Scanpakete?

Die Auswahl des Scanpaketes richtet sich nach dem Sendungsvolumen pro Tag im Monats- oder Jahresdurchschnitt. Ein Wechsel in ein anderes Paket (z.B. von SCAN S zu SCAN M) kann durchgeführt werden, falls das Sendungsvolumen im laufenden Betrieb sich anders als angenommen entwickeln sollte.

Kann das ausgewählte SCAN-Paket geändert werden?

Ja, sollten sich die Eingangsmengen in einem anderen SCAN-Paket bewegen, kann das Paket durch Anpassung des Vertrages gewechselt werden.

Wie erfolgt die Auftragseinsteuerung?

Es müssen folgende  Phasen durchlaufen werden:

  1. Beantragung einer E-POST Adresse durch Ihr Unternehmen
    (siehe: https://portal.epost.de/company/registration)
  2. Auswahl SCAN-Paket
  3. Ausfüllen eines Auftragsblattes mit allen wesentliche Auftragsdaten inkl. Starttermin
  4. Vertragsunterschrift
  5. Start zum vereinbarten Starttermin
Wie setzt sich der Vertrag zusammen?

Der Vertrag setzt sich aus folgenden Dokumenten zusammen:

  • Rahmenvertrag
  • Anlage-A: Leistungsbeschreibung (passend zum Paket)
  • Anlage-B: Auftragsblatt mit den konkreten Auftragsdaten
  • Anlage-C: Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung
  • Zusätzliche Anlagen zu den ausgewählten Zusatzmodulen
  • Weitere Anlagen passend zu den ausgewählten Zusatzmodulen

Logistik

Kann man ein Postfach umrouten?

Die Umroutung einer Postfachanschrift lässt sich nur mit der Premium Umroutung realisieren (ab Paket SCAN L). Bei der Basis Umroutung wird die Hausanschrift manuell in der Postlogistik an die Digitalisierungsstation weitergeleitet.

Leistung

Wie erfolgt der Rückversand?

Der Rückversand kann an eine beliebige Hausanschrift (kein Postfach) erfolgen. Standardmäßig erfolgt die Rücksendung an die offizielle Hausanschrift Ihres Unternehmens. Ein Rundlauf der Sendung wird dadurch vermieden, dass die Sendungen als DHL-Paket versendet werden. Auf Wunsch kann auch eine Versendung ins Ausland erfolgen.

Kann eine Vernichtung der gescannten Dokumente erfolgen?

Ja, ab dem Paket SCAN L erfolgt standardmäßig eine datenschutzkonforme Vernichtung nach DIN 66399 Stufe 3. Die Sendungen werden 8 Wochen aufbewahrt. Während dieser Zeit können einzelne Sendungen abgerufen werden.

Download-Bereich

Hier stehen für Sie eine Produktbroschüre mit weiterführenden Informationen oder ein Auftragsblatt zur Konfiguration Ihres Auftrages zum Herunterladen zur Verfügung.

Sie können folgende Dokumente herunterladen:

E-POSTSCAN Produktbroschüre
E-POSTSCAN Auftragsblatt

Weiterführende Informationen oder ein Angebot können Sie auch über unser Kontaktformular anfordern:

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