E-Mobilität für alle – jetzt auch für Ihr Geschäft
- Umweltfreundlich
- Sparsam
- Innovativ
E-POSTSCAN für den Mittelstand
Die Lösung für einen medienbruchfreien digitalen Workflow
Digitalisierung Ihres Posteingangs
E-POSTSCAN umfasst das Scannen Ihrer täglichen Posteingänge sowie modulare Zusatzleistungen zur optimalen Integration in Ihren digitalen Workflow.
Für den Mittelstand konzipiert, kann unsere Lösung einfach und effizient in Ihre Bestandssysteme integriert werden.
Ihre Vorteile
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Schnelle Information |
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Kosten sparen Sie benötigen keine Investition in Scanner-Technologie und entlasten Ihr Personal durch effizientere Prozesse. |
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Hohe Datensicherheit Natürlich wird Ihnen Ihre digitalisierte Post genauso vertraulich bearbeitet und zugestellt, wie Sie es von Ihrer physischen Post gewohnt sind. |
E-POSTSCAN - Pakete zu jedem Sendungsvolumen
Leistungen E-POSTSCAN
- Zuführung
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Basis Umroutung
(Inkludiert: Pakete S, M)
- Beibehaltung Ihrer Hausanschrift
- Laufzeitverlängerung ca. 1 Tag
Premium Umroutung
(Aufpreis: Pakete L, XL, XXL)
- Beibehaltung Ihrer Großempfänger- oder Postfachadresse
- keine Laufzeitverlängerung bei maschinenlesbaren Sendung mit korrekter Anschrift
Korrespondenzadresse
(Inkludiert: Pakete L, XL, XXL; Aufpreis: Pakete S, M)
- Nutzung einer separaten Geschäftsadresse zur gezielten Steuerung zu scannender Posteingänge
- Keine Laufzeitverlängerung
Direktzuführung
(Inkludiert: Pakete L, XL, XXL; Aufpreis: Pakete S, M)
- Direktversand im Sammelumschlag durch den Kunden
- Nutzung einer Zuführungsanschrift der Digitalisierungsstation
- Ungeöffnete Aussortierung
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Nicht scanbare Sendungen
- Aussortierung und Rückführung nicht scanfähiger Sendungen
Persönliche Sendungen
- Aussortierung und Rückführung von Persönlich/vertraulich adressierte Post
- Deaktivierung und Scannen von Persönlich/vertraulich adressierte Post
- Aussortierung nach Blacklist
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BSK-Aussortierung
(Aufpreis: Pakete M, L, XL, XXL)
- Blacklist-Standardkriterien (BSK): Ungeöffnete Aussortierung
BSK-Scannen
(Aufpreis: Pakete M, L, XL, XXL)
- Blacklist-Standardkriterien (BSK): Scannen mit Konfiguration pro Kriterium nach Aussortierung oder Scannen der Sendungen.
Individuelle Blacklist
(Aufpreis: Pakete L, XL, XXL)
- Definition von bis zu 5 individuellen Kriterien zur Aussortierung von Sendungen
- Vorgangstrennung
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Dokumententrennung
- Durchführung einer Dokumententrennung
- Scannen
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Rückseitenverwerfung
- Verwerfung leerer Rückseiten
Umschlag-Scanning
- Scanning der Sendungsumschläge
Paginierung
- Aufbringen einer Paginierung (Stempel) auf jedes Dokumente u.a. mit Scandatum (=Eingangsdatum)
- DataCapture
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Durchsuchbarkeit
- Durchsuchbarkeit der digitalisierten Dokumente
Sendungsklassifizierung
- Sendungsklassifizierung "Rechnung" wenn sich ein Dokumententyp "Rechnung" in einer Sendung befindet.
Barcodeauslesung
(Aufpreis: Pakete M, L, XL, XXL)
- Auslesung Standard-Barcodes/Datamatrixcodes mit Klassifizierung nach Dokumententyp pro Dokument gemäß Vorgangsbarcodes
- Datenformate
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Übergabeformat
- PDF/A, Farbe 200 dpi
Zusatzformat
(Aufpreis: Pakete M, L, XL, XXL)
- Zusätzliche Übergabe von TIFF/G4 binär (s/w), 300 dpi
- Datenbereitstellung
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E-POSTBRIEF
(Inkludiert: Paket S; Aufpreis Paket M)
- Werktägliche Datenübertragung der digitalen Sendungen über E-POSTBRIEF
SFTP-Server
(Inkludiert: Pakete M, L, XL, XXL)
- Werktägliche Datenbereitstellung der digitalen Sendungen per SFTP-Server
Leistungen Zusatzmodule
Rechnungsauslesung Basis
(für Pakete S, M, L)
- OCR-gestützte Auslesung zahlungsrelevanter Datenfelder
- Übergabe im PDF/A-Format mit integrierter XML-Datei (angelehnt an ZUGFeRD/Comfort)
Filialstruktur
(für Pakete S, M, L, XL, XXL)
- Konsolidierung digitaler Sendungen aus den Posteingängen unterschiedlicher Unternehmensstandorte oder Filialen
Rechnungsauslesung Premium
(für Pakete L, XL, XXL)
- OCR-gestützte Auslesung von Rahmen- und Positionsdaten
- OCR-Abgleich gegen aktuelle Referenz- und Bestelldaten
- Steuerrechtliche Prüfung
- Erfassung in vielen unterschiedlichen Landessprachen
DMS-/Archivsystem (Partner)
(für Pakete S, M, L, XL, XXL)
- Datenschnittstelle zwischen E-POSTSCAN und DMS-/Archivsysteme von Partnerunternehmen
- Datenübernahme aus Zusatzmodul Rechnungsauslesung Basis
- Revisionssichere Archivierung
- Rechnungsfreigabeworkflow vor Übergabe an das ERP-System
Häufige Fragen
Pre-Sales
- Können Musterdaten bereitgestellt werden?
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Auf Wunsch übergeben wir Ihnen gerne unsere Musterdaten für E-POSTSCAN (Bilddaten, XML-Datei) sowie für das Zusatzmodul Rechnungsauslesung Basis.
Vertrag
- Wie lange sind die Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen?
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Bei Basis Umroutung/Korrespondenzadresse/Direktzuführung gibt es eine Mindestvertragslaufzeit von 6 Monaten. Danach beträgt die Kündigungsfrist 2 Monate zum Monatsende.
Bei Premium Umroutung gibt es eine Mindestvertragslaufzeit von 6 Monaten. Danach beträgt die Kündigungsfrist 8 Wochen zum Halbjahresende (beidseitig)
- Wie lange dauert die Einsteuerung?
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Die Einsteuerung kann innerhalb von 14 Tagen möglichst zum Beginn eines Monats realisiert werden. Die Premium Umroutung kann nur zu bestimmten Terminen bei der Deutschen Post eingesteuert werden; hier muss man mit ca. 8 Wochen Vorlaufzeit rechnen.
- Wie erfolgt die Auswahl der Scanpakete?
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Die Auswahl des Scanpaketes richtet sich nach dem Sendungsvolumen pro Tag im Monats- oder Jahresdurchschnitt. Ein Wechsel in ein anderes Paket (z.B. von SCAN S zu SCAN M) kann durchgeführt werden, falls das Sendungsvolumen im laufenden Betrieb sich anders als angenommen entwickeln sollte.
- Kann das ausgewählte SCAN-Paket geändert werden?
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Ja, sollten sich die Eingangsmengen in einem anderen SCAN-Paket bewegen, kann das Paket durch Anpassung des Vertrages gewechselt werden.
- Wie erfolgt die Auftragseinsteuerung?
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Es müssen folgende Phasen durchlaufen werden:
- Beantragung einer E-POSTBRIEF Adresse durch Ihr Unternehmen
(siehe: https://portal.epost.de/company/registration) - Auswahl SCAN-Paket
- Ausfüllen eines Auftragsblattes mit allen wesentliche Auftragsdaten inkl. Starttermin
- Vertragsunterschrift
- Start zum vereinbarten Starttermin
- Beantragung einer E-POSTBRIEF Adresse durch Ihr Unternehmen
- Wie setzt sich der Vertrag zusammen?
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Der Vertrag setzt sich aus folgenden Dokumenten zusammen:
- Rahmenvertrag
- Anlage-A: Leistungsbeschreibung (passend zum Paket)
- Anlage-B: Auftragsblatt mit den konkreten Auftragsdaten
- Anlage-C: Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung
- Zusätzliche Anlagen zu den ausgewählten Zusatzmodulen
- Weitere Anlagen passend zu den ausgewählten Zusatzmodulen
Logistik
- Kann man ein Postfach umrouten?
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Die Umroutung einer Postfachanschrift lässt sich nur mit der Premium Umroutung realisieren (ab Paket SCAN L). Bei der Basis Umroutung wird die Hausanschrift manuell in der Postlogistik an die Digitalisierungsstation weitergeleitet.
Leistung
- Wie erfolgt der Rückversand?
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Der Rückversand kann an eine beliebige Hausanschrift (kein Postfach) erfolgen. Standardmäßig erfolgt die Rücksendung an die offizielle Hausanschrift Ihres Unternehmens. Ein Rundlauf der Sendung wird dadurch vermieden, dass die Sendungen als DHL-Paket versendet werden. Auf Wunsch kann auch eine Versendung ins Ausland erfolgen.
- Kann eine Vernichtung der gescannten Dokumente erfolgen?
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Ja, ab dem Paket SCAN L erfolgt standardmäßig eine datenschutzkonforme Vernichtung nach DIN 66399 Stufe 3. Die Sendungen werden 8 Wochen aufbewahrt. Während dieser Zeit können einzelne Sendungen abgerufen werden.