Ausgangssituation

• Kosteneinsparung
• Prozessbeschleunigung und -optimierung
• Service-Level-Vereinbarung zur Qualitätsverbesserung
• Entlastung der Sachbearbeitungs-Abteilungen
• Raum-Flächenoptimierung
  

Herausforderung

• Verarbeitung eines regelmäßigen Posteingangs von durchschnittlich ca. 35.000 Sendungen pro Tag, starke saisonale Schwankungen
• Enges Verarbeitungszeitfenster
• Klassifizierung, Erfassung und Validierung von Kopf- und Positionsdaten aus Arztrechnungen im Kundensystem
• Sehr hoher Qualitätsanspruch
• Sehr hohe Anforderungen aus Compliance und Datenschutz
• Vorhaltung eines Fallback-Standorts
  

Lösung

• Etablierung eines kundenspezifischen Input Management-Prozesses
• Exklusive Verarbeitung (Räume, Systeme, Mitarbeiter)
• Individuelle Logistikleistungen (z.B. Logistikfahrten, Poolboxensystem)
• Validierungsleistungen im System des Auftraggebers
• Betrieb eines Postverteilzentrum (Ausgangspost, Weiterleitungspost, etc.)
• Betrieb eines Faxservers zur konsolidierten Entgegennahme aller Faxeingänge
• Qualifizierte digitale Signatur
  

Ergebnis

• Tagesaktuelle Verarbeitung der gesamten Eingangspost in einem abgesicherten Verarbeitungsprozess: Aus der physischen Sendung werden validierte elektronische Daten
• Durchführung eines Business Continuity Managements
• Umsetzung und regelmäßige Überprüfung sehr hoher Compliance und Datenschutz-Vorgaben
• Übernahme weiterer Leistung im Umfeld einfacher Sachbearbeitung zur weiteren Prozessbeschleunigung
• Posteingangsverarbeitung von 200.000 Blatt pro Tag
  

Ausgangssituation

• Neuorganisation der Behörde durch Einführung eines E-Akte-Systems zur gleichzeitigen Umsetzung des e-Government Gesetzes mit höchsten Sicherheitsanforderungen
  

Herausforderung

• Sehr hohe Anforderungen an Lieferqualität und Verfügbarkeit
• Hohe Flexibilität bei schwankenden Sendungsmengen
• Restrukturierung der Behörde
• Mandantenfähigkeit der Lösung
  

Lösung

• Aufbau einer hochverfügbaren Systemlösung zur Verarbeitung von bis zu 2 Mio. Blatt pro Tag
• Übernahme folgender Prozessschritte: Logistik für mehrere hundert Abholstellen Sortierung scanfertiges Aufbereiten, Digitalisierung, qualifiziertes Signieren, Indizierung, Abgleich gegen Stammdaten, Zwischenlagerung und anschließende Vernichtung der digitalisierten Dokumente
• Zertifizierung aller Prozesse und der gesamten Infrastruktur durch das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik)

Ausgangssituation

• Auslagerung der Post- und Faxeingangsbearbeitung mit geschäftskritischem Stellenwert
• Qualitätssteigerung
• Kosteneinsparung
  

Herausforderung

• Schaffung optimaler Wettbewerbsbedingungen in einem Umfeld mit steigendem Kostendruck und steigenden Qualitätsanforderungen
  

Lösung

• Logistikleistung mit maschineller/manueller Umroutung über das Postnetz sowie kundenindividuelle Logistikfahren zwischen den Kunden-  und den Digitalsierungsstandorten
• Vorgangstrennung, Sortierung, Scanvorbereitung
• Scanning von bis zu 40.000 Vorgänge am Tag
• OCR-gestützte Klassifizierungs- und Datenerfassungsleistungen
• Zwischenlagerung mit Belegrecherche und Vernichtung
• Höchste Service-Level-Vereinbarungen in Bezug auf Qualität und Verarbeitungszeit (z.B. Faxverarbeitung innerhalb von 4 Minuten)
  

Ausgangssituation

• Kosteneinsparung
• Entlastung von Personal im Verbuchungsprozess von Kreditorenrechnungen (SAP)
• Auslagerung von OCR-gestützter Erfassung der Kreditorenrechnungen
  

Herausforderung

• Implementierung eines Workflow-,  Dokumentenmanagement- und Archivsystems zur papierlosen Vorgangsbearbeitung
  

Lösung

• Bereitstellung von Scannertechnologie in den Räumlichkeiten des Kunden (dezentrale Scanlösung) mit Integration in den Shared-Service der Deutschen Post
• Tägliche Lieferung der Lieferantenstammdaten und Bestelldaten
• Elektronische Erschließung relevanter Inhalte aus Kopf-, Rahmen- und Positionsdaten; Ermittlung von Debitoren- und Kreditorennummer
• Mehrstufige OCR-gestützte Erfassungs- und Abgleichprozesse gegen Stamm- und Bestelldaten sowie Regelwerke
• Manuelle Nachbearbeitungstätigkeiten über Offshorepartner (Indien). Partner arbeitet direkt auf den Systemen in Deutschland. Es erfolgt kein Datenversand ins Ausland
  

Ausgangssituation

• Der Ablauf eines Mietvertrags für das Archiv von Sozialversicherungsakten
• Einführung eines elektronischen Workflowsystems zwischen den bundesweiten Rentenversicherungsträgern
• Die Machbarkeitsbetrachtung einer Kosten-Nutzen-Analyse hat als Ergebnis ein Einsparpotential von 30% über 10 Jahre ergeben
  

Herausforderung

• Neben den preislichen Aspekten konnte sich die Deutsche Post und T-Systems mit der angebotenen Gesamtlösung - unter Berücksichtigung von Qualitätssicherungsmaßnahmen und Referenzen - gegen namhafte Wettbewerber im Markt behaupten
• In der Bietergemeinschaft hat T-Systems das geforderte Archivsystem bereitgestellt
  

Lösung

• Aufbau eines Logistikkonzeptes mit einem täglichen Transport zwischen Düsseldorf und Leipzig
• Bereitstellung zugangsgesicherter und autarker Verarbeitungsräumlichkeiten am Standort Leipzig
• Vollständiger Aufbau einer organisatorischen und technischen Infrastruktur innerhalb von 2,5 Monaten
• Bereitstellung eines qualifizierten Signaturverfahrens mit Sichtprüfung
• BSI-Zertifzierung nach IT-Grundschutz
  

Ausgangssituation

• Die Umstellung von 130 Grundbuchämter auf die elektronische Grundbuchbearbeitung sowie die Ausweitung der Services durch webbasiertes Abrufen von Grundbüchern über Dritte (z.B. Notare)
  

Herausforderung

• Die Ausschreibung beinhaltete die sukzessive Entnahme der Grundbücher aus den Grundbuchämtern innerhalb von 5 Jahren sowie die Digitalisierung und Indexierung der Grundbücher im Bundesland
• Bereitstellung von Arbeitsplätzen für Grundbuchbeamte an den Digitalisierungsstandorten
  

Lösung

• Logistikkonzept mit Entnahme der Grundbücher aus den Grundbuchämtern unter strikter Einhaltung des Umstellungszeitplanes des Auftraggebers
• Aufbau von zwei exklusiven Projektstandorten unter Berücksichtigung geografischer Anforderungen durch die Logistik
• Bereitstellung von organisatorischer und technischer Infrastruktur für die notwendigen Aufbereitungs- und Digitalisierungstätigkeiten sowie Arbeitsplätze für Grundbuchbeamte zur Qualitätssicherung
  

Ausgangssituation

• Bei Auslagerung und Optimierung der Posteingangsprozesse soll die Posteingangsbearbeitung konsequent in das Qualitäts-Sicherungs-Management-System einbezogen werden
• Dezentraler Posteingang über unterschiedliche Postfächer
  

Herausforderung

• Flexibilitätssteigerung bei Mengenschwankungen
• Kostenreduktion unter Einbehaltung der definierten Qualitätsstandards
  

Lösung

• Zentralisierte Posteingangsbearbeitung erfolgt in exklusiven Räumlichkeiten der Deutschen Post E-POST Solutions GmbH
• Vorklassifizierung nach Sparten, Trennung von Dokumenten mit Vorgangsbarcode, Scanaufbereitung, Kennzeichnung von Farbimages (z.B. Schadensbilder)
• Barcode-Vorlaufblätter für automatischen Wechsel beim Scanning auf Farbimages
• Scannen von ca. 15.000 Blatt pro Tag (Peakzeiten: 3fache Menge)
• Dokumentenindizierung
• Zwischenlagerung und anschließende Vernichtung der digitalisierten Dokumente
• Bereitstellung eines übergreifenden Tracking-Systems