E-Mobilität für alle – jetzt auch für Ihr Geschäft
- Umweltfreundlich
- Sparsam
- Innovativ
"Unsere Prozesse für den Posteingang erfüllen alle Standards für Sicherheit und Datenschutz."
Mitarbeiter Produktion Input Management
"Wir überführen Ihre Rechnungen in Ihr spezifisches Datenformat zur Weiterverarbeitung."
Mitarbeiterin Nachbearbeitung
"Unsere flexiblen Posteingangs-Workflows schonen Ihre Ressourcen und sichern Qualität."
Leiter IT-Entwicklung Input Management
Input Management – wir digitalisieren und erfassen Ihre Dokumente
Im Input Management werden standardisierte und kundenindividuelle Digitalisierungs- und Erfassungslösungen Ihrer Dokumente im Rahmen von Business Process Outsourcing angeboten. Wir begleiten Sie bei der Digitalen Transformation und legen dabei großen Wert auf die professionelle Planung, den sicheren Betrieb und die stetige Weiterentwicklung unserer Lösungen. Ob bei der vollständigen Digitalisierung Ihres Posteinganges oder der Bereitstellung und Pflege elektronischer Akten, unser Anspruch liegt in der Erfüllung Ihrer Erwartungen hinsichtlich Qualität und Zuverlässigkeit. Die Nähe zur Deutschen Post ermöglicht zudem eine nahtlose Integration der logistischen Prozesse in die Gesamtlösung aus einer Hand.
Zahlen und Fakten
- Wir erfassen pro Jahr 0,4 Milliarden Blatt Papier
- Wir sind deutschlandweit an 10 Scan-Standorten vertreten
Lösungen im Input Management
Wir kümmern uns um Ihren kompletten Posteingang. Dabei übernehmen wir die gesamte Dokumentenlogistik und auf Wunsch auch weitere Verarbeitungsprozesse, bis hin zu einer abschließenden Fallbearbeitung.
Posteingangsbearbeitung
Bereitstellung Ihres gesamten Posteingangs in einer digitalen Poststelle.
Aktendigitalisierung
Digitale Archivierung Ihrer Akten für das papierlose Büro.
Rechnungseingangsbearbeitung
Rechnungserfassung mit optionaler Verbuchung im Kundensystem.
E-Akte
Die Elektronische Akte spart Platz und reduziert zeitaufwändiges Suchen.
Business Continuity Management
Unsere Lösung maximiert Ausfallsicherheit.
E-POSTSCAN für den Mittelstand
Digitaler Posteingang mit optionalen Ausbaustufen für Ihr Unternehmen.
Ihre Vorteile
Hohe Flexibilität
| Wir reduzieren Lastspitzen und ermöglichen flexible Personaleinsatzplanungen. |  |
Geringe Kosten
| Wir minimieren Durchlaufzeiten durch regelbasierte Sachbearbeitung. |  |
Zertifizierte Qualität
| Wir führen regelmäßige Qualitätskontrollen durch und nutzen automatisierte Prozessüberwachungssysteme. |
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Konkrete Fallbeispiele im Input Management
Unsere ganzheitlichen Lösungen sind die Grundlage für unsere langjährigen Kundenbeziehungen. Die hier dargestellten Fallbeispiele stehen exemplarisch für unser breites Branchenspektrum und unsere damit verbundenen kundenspezifischen Lösungen. Ihre weiteren Fragen insb. zu branchenspezifischen Ausprägungen beantworten wir gerne im persönlichen Gespräch.
- Posteingangsbearbeitung und Datenerfassung in den Fachsystemenen für eine Krankenkasse
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Ausgangssituation
- Kosteneinsparung
- Prozessbeschleunigung und -optimierung
- Service-Level-Vereinbarung zur Qualitätsverbesserung
- Entlastung der Sachbearbeitungs-Abteilungen
- Raum-Flächenoptimierung
Herausforderung
- Verarbeitung eines regelmäßigen Posteingangs von durchschnittlich ca. 35.000 Sendungen pro Tag, starke saisonale Schwankungen
- Enges Verarbeitungszeitfenster
- Klassifizierung, Erfassung und Validierung von Kopf- und Positionsdaten aus Arztrechnungen im Kundensystem
- Sehr hoher Qualitätsanspruch
- Sehr hohe Anforderungen aus Compliance und Datenschutz
- Vorhaltung eines Fallback-Standorts
Lösung
- Etablierung eines kundenspezifischen Input Management-Prozesses
- Exklusive Verarbeitung (Räume, Systeme, Mitarbeiter)
- Individuelle Logistikleistungen (z.B. Logistikfahrten, Poolboxensystem)
- Validierungsleistungen im System des Auftraggebers
- Betrieb eines Postverteilzentrum (Ausgangspost, Weiterleitungspost, etc.)
- Betrieb eines Faxservers zur konsolidierten Entgegennahme aller Faxeingänge
- Qualifizierte digitale Signatur
Ergebnis
- Tagesaktuelle Verarbeitung der gesamten Eingangspost in einem abgesicherten Verarbeitungsprozess: Aus der physischen Sendung werden validierte elektronische Daten
- Durchführung eines Business Continuity Managements
- Umsetzung und regelmäßige Überprüfung sehr hoher Compliance und Datenschutz-Vorgaben
- Übernahme weiterer Leistung im Umfeld einfacher Sachbearbeitung zur weiteren Prozessbeschleunigung
- Posteingangsverarbeitung von 200.000 Blatt pro Tag
- Posteingangsbearbeitung und Archivierung mit höchsten Sicherheitsanforderungen für eine Bundesbehörde
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Ausgangssituation
- Neuorganisation der Behörde durch Einführung eines E-Akte-Systems zur gleichzeitigen Umsetzung des e-Government Gesetzes mit höchsten Sicherheitsanforderungen
Herausforderung
- Sehr hohe Anforderungen an Lieferqualität und Verfügbarkeit
- Hohe Flexibilität bei schwankenden Sendungsmengen
- Restrukturierung der Behörde
- Mandantenfähigkeit der Lösung
Lösung
- Aufbau einer hochverfügbaren Systemlösung zur Verarbeitung von bis zu 2 Mio. Blatt pro Tag
- Übernahme folgender Prozessschritte: Logistik für mehrere hundert Abholstellen Sortierung scanfertiges Aufbereiten, Digitalisierung, qualifiziertes Signieren, Indizierung, Abgleich gegen Stammdaten, Zwischenlagerung und anschließende Vernichtung der digitalisierten Dokumente
- Zertifizierung aller Prozesse und der gesamten Infrastruktur durch das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik)
Ergebnis
- 40.000 Mitarbeiter erhalten ihren Posteingang täglich digital
- Erfolgreiche Mitwirkung in einem der größten e-Government-Projekte Europas
- Rechtssicherheit der digitalen Dokumente
- Zeitnahe Vernichtung der physischen Belege
- Mandantenfähigkeit ermöglicht Ausweitung der Lösung
- Prozess-, Service- und Kostenoptimierung
- Zertifizierung nach Schutzbedarf sehr hoch
- Neuorganisation der Behörde durch Einführung eines E-Akte-Systems zur gleichzeitigen Umsetzung des e-Government Gesetzes mit höchsten Sicherheitsanforderungen
- Posteingangsbearbeitung für Fondunternehmen und Bankinstitute mit höchsten Service-Level-Vereinbarungen
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Ausgangssituation
- Auslagerung der Post- und Faxeingangsbearbeitung mit geschäftskritischem Stellenwert
- Qualitätssteigerung
- Kosteneinsparung
Herausforderung
- Schaffung optimaler Wettbewerbsbedingungen in einem Umfeld mit steigendem Kostendruck und steigenden Qualitätsanforderungen
Lösung
- Logistikleistung mit maschineller/manueller Umroutung über das Postnetz sowie kundenindividuelle Logistikfahren zwischen den Kunden- und den Digitalsierungsstandorten
- Vorgangstrennung, Sortierung, Scanvorbereitung
- Scanning von bis zu 40.000 Vorgänge am Tag
- OCR-gestützte Klassifizierungs- und Datenerfassungsleistungen
- Zwischenlagerung mit Belegrecherche und Vernichtung
- Höchste Service-Level-Vereinbarungen in Bezug auf Qualität und Verarbeitungszeit (z.B. Faxverarbeitung innerhalb von 4 Minuten)
Ergebnis
- Optimale Qualität zu niedrigsten Kosten, bei minimaler Belastung der eigenen Ressourcen in Bezug auf das Posteingangs-Thema
- Durch Weitergabe an den Dienstleister entsteht eine maximale Reduzierung von Risiken und Prüfungspflichten
- Partizipation an der kontinuierlichen Weiterentwicklung der E-POST in Bezug auf Prozesse und Techniken bei Posteingangs-Lösungen
- Rechnungseingangs- und Sachbearbeitung in Kundensystemen für chemische und pharmazeutische Industrieunternehmen
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Ausgangssituation
- Kosteneinsparung
- Entlastung von Personal im Verbuchungsprozess von Kreditorenrechnungen (SAP)
- Auslagerung von OCR-gestützter Erfassung der Kreditorenrechnungen
Herausforderung
- Implementierung eines Workflow-, Dokumentenmanagement- und Archivsystems zur papierlosen Vorgangsbearbeitung
Lösung
- Bereitstellung von Scannertechnologie in den Räumlichkeiten des Kunden (dezentrale Scanlösung) mit Integration in den Shared-Service der Deutschen Post
- Tägliche Lieferung der Lieferantenstammdaten und Bestelldaten
- Elektronische Erschließung relevanter Inhalte aus Kopf-, Rahmen- und Positionsdaten; Ermittlung von Debitoren- und Kreditorennummer
- Mehrstufige OCR-gestützte Erfassungs- und Abgleichprozesse gegen Stamm- und Bestelldaten sowie Regelwerke
- Manuelle Nachbearbeitungstätigkeiten über Offshorepartner (Indien). Partner arbeitet direkt auf den Systemen in Deutschland. Es erfolgt kein Datenversand ins Ausland
Ergebnis
- Deutliche Kostenreduzierung durch Entlastung Sachbearbeitung und Vermeidung von Investitionen in Scan- und DataCapture-Technologien
- Qualitätssteigerung und -Kontrolle durch messbare Service-Level
- Erfassung von ca. 7.500 Rechnungen pro Tag
- Verkürzte Durchlaufzeiten
- Vollautomatisierte Priorisierung und Weiterverarbeitung im SAP-System des Kunden möglich
Entwicklung einer weltweiten standardisierten Rechnungseingangsbearbeitung unter Nutzung von E-POST-Know-How
- Aktendigitalisierung für Träger einer Rentenversicherung mit individueller Logistikleistung
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Ausgangssituation
- Der Ablauf eines Mietvertrags für das Archiv von Sozialversicherungsakten
- Einführung eines elektronischen Workflowsystems zwischen den bundesweiten Rentenversicherungsträgern
- Die Machbarkeitsbetrachtung einer Kosten-Nutzen-Analyse hat als Ergebnis ein Einsparpotential von 30% über 10 Jahre ergeben
Herausforderung
- Neben den preislichen Aspekten konnte sich die Deutsche Post und T-Systems mit der angebotenen Gesamtlösung - unter Berücksichtigung von Qualitätssicherungsmaßnahmen und Referenzen - gegen namhafte Wettbewerber im Markt behaupten
- In der Bietergemeinschaft hat T-Systems das geforderte Archivsystem bereitgestellt
Lösung
- Aufbau eines Logistikkonzeptes mit einem täglichen Transport zwischen Düsseldorf und Leipzig
- Bereitstellung zugangsgesicherter und autarker Verarbeitungsräumlichkeiten am Standort Leipzig
- Vollständiger Aufbau einer organisatorischen und technischen Infrastruktur innerhalb von 2,5 Monaten
- Bereitstellung eines qualifizierten Signaturverfahrens mit Sichtprüfung
- BSI-Zertifzierung nach IT-Grundschutz
Ergebnis
- Vorindexierung, Aufbereitung, Digitalisierung und Signierung von 1,3 Mio. Sozialversicherungsakten innerhalb von 13 Monaten
- Tägliche Verarbeitung von 4.500 Akten bzw. 310.000 Blatt bzw. 420.000 Images
- Bereitstellung der Daten innerhalb von 5 Werktagen
- Vollständige Prozessverfolgung und Protokollierung der Prozesse
- Datenschutzgerechte Entsorgung nach DIN 32757
- Aktendigitalisierung von Grundbüchern im Auftrag eines Bundeslandes
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Ausgangssituation
- Die Umstellung von 130 Grundbuchämter auf die elektronische Grundbuchbearbeitung sowie die Ausweitung der Services durch webbasiertes Abrufen von Grundbüchern über Dritte (z.B. Notare)
Herausforderung
- Die Ausschreibung beinhaltete die sukzessive Entnahme der Grundbücher aus den Grundbuchämtern innerhalb von 5 Jahren sowie die Digitalisierung und Indexierung der Grundbücher im Bundesland
- Bereitstellung von Arbeitsplätzen für Grundbuchbeamte an den Digitalisierungsstandorten
Lösung
- Logistikkonzept mit Entnahme der Grundbücher aus den Grundbuchämtern unter strikter Einhaltung des Umstellungszeitplanes des Auftraggebers
- Aufbau von zwei exklusiven Projektstandorten unter Berücksichtigung geografischer Anforderungen durch die Logistik
- Bereitstellung von organisatorischer und technischer Infrastruktur für die notwendigen Aufbereitungs- und Digitalisierungstätigkeiten sowie Arbeitsplätze für Grundbuchbeamte zur Qualitätssicherung
Ergebnis
- Verarbeitung von 5,8 Mio. Grundbüchern mit insgesamt 80 Mio. Grundbuchseiten
- Täglicher Transport und Digitalisierung von 2.800 Grundbüchern pro Standort
- Rücklieferung Grundbücher innerhalb von 3 Werktagen
- Hohe Flexibilität in der Planung der Aktenabholung und Digitalisierung gegenüber Umstellungsplanung
- Datenschnittstelle zum Archivsystem im zentralen Rechenzentrum
- Qualitätssicherung jedes Grundbuches durch Grundbuchbeamte
- Die Umstellung von 130 Grundbuchämter auf die elektronische Grundbuchbearbeitung sowie die Ausweitung der Services durch webbasiertes Abrufen von Grundbüchern über Dritte (z.B. Notare)
- Posteingangsbearbeitung für Versicherungsunternehmen in enger Verzahnung mit Logistiknetz der Deutschen Post
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Ausgangssituation
- Bei Auslagerung und Optimierung der Posteingangsprozesse soll die Posteingangsbearbeitung konsequent in das Qualitäts-Sicherungs-Management-System einbezogen werden
- Dezentraler Posteingang über unterschiedliche Postfächer
Herausforderung
- Flexibilitätssteigerung bei Mengenschwankungen
- Kostenreduktion unter Einbehaltung der definierten Qualitätsstandards
Lösung
- Zentralisierte Posteingangsbearbeitung erfolgt in exklusiven Räumlichkeiten der Deutschen Post E-POST Solutions GmbH
- Vorklassifizierung nach Sparten, Trennung von Dokumenten mit Vorgangsbarcode, Scanaufbereitung, Kennzeichnung von Farbimages (z.B. Schadensbilder)
- Barcode-Vorlaufblätter für automatischen Wechsel beim Scanning auf Farbimages
- Scannen von ca. 15.000 Blatt pro Tag (Peakzeiten: 3fache Menge)
- Dokumentenindizierung
- Zwischenlagerung und anschließende Vernichtung der digitalisierten Dokumente
- Bereitstellung eines übergreifenden Tracking-Systems
Ergebnis
- Deutliche Qualitätssteigerung mit der Möglichkeit, die vereinbarten Service-Level laufend zu überprüfen
- Flexibilisierung beim Umgang mit Mengenschwankungen durch Anbindung an die E-POST
- Signifikante Kosteneinsparungen bei der Posteingangsbearbeitung
Entdecken Sie auch unsere Lösungen für das Output Management
Neben unseren Modulen für das Input Management bieten wir Ihnen auch eine Vielzahl an Lösungen für das Output Management. So ergibt sich für Sie eine individuelle Rundum-Optimierung Ihres Dokumentenmanagements, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist.
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