Mit unseren Lösungen im Input Management verfügen Sie über Ihre gesamte Korrespondenz digital und von jedem Ort aus. Wir erfassen für Sie Ihren klassischen und elektronischen Posteingang nach Ihren Vorgaben und qualifizieren ihn für die digitale Nutzung und Weiterverarbeitung in Ihren Systemen. Ein großer Schritt in Richtung Digitale Transformation.
Neben der kompletten Dokumentenlogistik bieten wir Ihnen weitere hochwertige Verarbeitungsprozesse an - von der Beratung und Lösungsentwicklung über die digitale Posteingangsbearbeitung mit Auslesen und Klassifizieren der digitalisierten Dokumenten oder regelbasierte Sachbearbeitung – auch direkt in Ihrem System – bis hin zur Aktendigitalisierung.
Neben einer professionellen Planung und ständigen Weiterentwicklung unserer Lösungen legen wir besonderen Wert auf einen sicheren Betrieb und den umfassenden Schutz Ihrer hochsensiblen Daten. Sicherheit, Zuverlässigkeit, Qualität und Nachhaltigkeit sind bestimmende Faktoren in allen Phasen unserer passgenauen Lösungen.
Als 100-prozentige Tochter der Deutschen Post ermöglichen wir Ihnen zudem eine nahtlose Integration der logistischen Prozesse in die Gesamtlösung aus einer Hand.
Ihre Vorteile für das Dokumenten-
management:
- Digitales Dokumentenmanagement - Erfassung/Klassifizierung Ihrer kompletten Geschäftskorrespondenz
- Individuelle Zusatzlösungen - von der regelbasierten Sachbearbeitung in Ihrem System bis zur Aktendigitalisierung
- Zertifizierte Qualität und automatisierte Prozessüberwachungssysteme
- Kapazitäten für alle Ansprüche: Digitalisierung von 0,5 Milliarden Blatt Papier pro Jahr
- Maximaler Datenschutz und Ausfallsicherheit: 9 Scan-Standorte deutschlandweit
- 0,5 Milliarden Blatt Papier pro Jahr
- 9 Scan-Standorte deutschlandweit
Kontakt für Geschäftskunden
Gern beraten wir Sie persönlich! Nutzen Sie einfach unser praktisches Kontaktformular.
Digitaler Posteingang – individuelle digitale Input-Lösungen
Für Unternehmen und Behörden ab 5.000 Posteingängen pro Tag
Lassen Sie Ihren gesamten klassischen und elektronischen Posteingang zentral über unsere modernen Scan- und DataCapture-Technologien nach Ihren Bedürfnissen qualifizieren und profitieren Sie von kurzen Durchlaufzeiten, niedrigen Kosten und hoher Qualität.
E-POSTSCAN – digitale Post für den Mittelstand
Unser Produkt für alle Branchen mit geringem oder mittleren Posteingang
Mit E-POSTCAN wird Ihr gesamter physischer Posteingang digitalisiert und mit vielen optionalen Zusatzmodulen die Effizienz und Flexibilität Ihrer Vorgangsbearbeitung erhöht.
Aktendigitalisierung – Mit der E-Akte zum papierlosen Büro
Unsere Lösung zur Digitalisierung hoher Aktenbestände ab 50.000 Akten
Die digitale Archivierung Ihres Aktenbestandes spart nicht nur viel Platz, sondern reduziert auch mit ausgezeichneten Recherchemöglichkeiten zeitaufwändiges Suchen.
Konkrete Fallbeispiele mit Online-Dokumentenmanagement
Konzerne, Behörden sowie mittlere und kleine Unternehmen aus nahezu allen Branchen vertrauen bereits seit vielen Jahren unseren ganzheitlichen, kundenspezifischen Lösungen. Anhand der folgenden Fallbeispiele möchten wir Ihnen einen Eindruck von unserem Leistungsspektrum verschaffen.
Im persönlichen Gespräch finden wir heraus, welche konkret auf Ihre Anforderungen zugeschnittenen Lösungen wir auch für Sie realisieren können.
Aktendigitalisierung für Träger einer Rentenversicherung mit individueller Logistikleistung
Ausgangssituation
- Der Ablauf eines Mietvertrags für das Archiv von Sozialversicherungsakten
- Einführung eines elektronischen Workflowsystems zwischen den bundesweiten Rentenversicherungsträgern
- Die Machbarkeitsbetrachtung einer Kosten-Nutzen-Analyse hat als Ergebnis ein Einsparpotential von 30% über 10 Jahre ergeben
Herausforderung
- Neben den preislichen Aspekten konnte sich die Deutsche Post und T-Systems mit der angebotenen Gesamtlösung - unter Berücksichtigung von Qualitätssicherungsmaßnahmen und Referenzen - gegen namhafte Wettbewerber im Markt behaupten
- In der Bietergemeinschaft hat T-Systems das geforderte Archivsystem bereitgestellt
Lösung
- Aufbau eines Logistikkonzeptes mit einem täglichen Transport zwischen Düsseldorf und Leipzig
- Bereitstellung zugangsgesicherter und autarker Verarbeitungsräumlichkeiten am Standort Leipzig
- Vollständiger Aufbau einer organisatorischen und technischen Infrastruktur innerhalb von 2,5 Monaten
- Bereitstellung eines qualifizierten Signaturverfahrens mit Sichtprüfung
- BSI-Zertifzierung nach IT-Grundschutz
Lösung
- Aufbau eines Logistikkonzeptes mit einem täglichen Transport zwischen Düsseldorf und Leipzig
- Bereitstellung zugangsgesicherter und autarker Verarbeitungsräumlichkeiten am Standort Leipzig
- Vollständiger Aufbau einer organisatorischen und technischen Infrastruktur innerhalb von 2,5 Monaten
- Bereitstellung eines qualifizierten Signaturverfahrens mit Sichtprüfung
- BSI-Zertifzierung nach IT-Grundschutz
Lösung
- Aufbau eines Logistikkonzeptes mit einem täglichen Transport zwischen Düsseldorf und Leipzig
- Bereitstellung zugangsgesicherter und autarker Verarbeitungsräumlichkeiten am Standort Leipzig
- Vollständiger Aufbau einer organisatorischen und technischen Infrastruktur innerhalb von 2,5 Monaten
- Bereitstellung eines qualifizierten Signaturverfahrens mit Sichtprüfung
- BSI-Zertifzierung nach IT-Grundschutz
Ergebnis
- Vorindexierung, Aufbereitung, Digitalisierung und Signierung von 1,3 Mio. Sozialversicherungsakten innerhalb von 13 Monaten
- Tägliche Verarbeitung von 4.500 Akten bzw. 310.000 Blatt bzw. 420.000 Images
- Bereitstellung der Daten innerhalb von 5 Werktagen
- Vollständige Prozessverfolgung und Protokollierung der Prozesse
- Datenschutzgerechte Entsorgung nach DIN 32757
Aktendigitalisierung von Grundbüchern im Auftrag eines Bundeslandes
Ausgangssituation
- Die Umstellung von 130 Grundbuchämtern auf die elektronische Grundbuchbearbeitung sowie die Ausweitung der Services durch webbasiertes Abrufen von Grundbüchern über Dritte (z.B. Notare)
Herausforderung
- Die Ausschreibung beinhaltete die sukzessive Entnahme der Grundbücher aus den Grundbuchämtern innerhalb von 5 Jahren sowie die Digitalisierung und Indexierung der Grundbücher im Bundesland
- Bereitstellung von Arbeitsplätzen für Grundbuchbeamte an den Digitalisierungsstandorten
Lösung
- Logistikkonzept mit Entnahme der Grundbücher aus den Grundbuchämtern unter strikter Einhaltung des Umstellungszeitplanes des Auftraggebers
- Aufbau von zwei exklusiven Projektstandorten unter Berücksichtigung geografischer Anforderungen durch die Logistik
- Bereitstellung von organisatorischer und technischer Infrastruktur für die notwendigen Aufbereitungs- und Digitalisierungstätigkeiten sowie Arbeitsplätze für Grundbuchbeamte zur Qualitätssicherung
Ergebnis
- Verarbeitung von 5,8 Mio. Grundbüchern mit insgesamt 80 Mio. Grundbuchseiten
- Täglicher Transport und Digitalisierung von 2.800 Grundbüchern pro Standort
- Rücklieferung Grundbücher innerhalb von 3 Werktagen
- Hohe Flexibilität in der Planung der Aktenabholung und Digitalisierung gegenüber Umstellungsplanung
- Datenschnittstelle zum Archivsystem im zentralen Rechenzentrum
- Qualitätssicherung jedes Grundbuches durch Grundbuchbeamte
Posteingangsbearbeitung für Versicherungsunternehmen in enger Verzahnung mit Logistiknetz der Deutschen Post
Ausgangssituation
- Bei Auslagerung und Optimierung der Posteingangsprozesse soll die Posteingangsbearbeitung konsequent in das Qualitäts-Sicherungs-Management-System einbezogen werden
- Dezentraler Posteingang über unterschiedliche Postfächer
Herausforderung
- Flexibilitätssteigerung bei Mengenschwankungen
- Kostenreduktion unter Einbehaltung der definierten Qualitätsstandards
Lösung
- Zentralisierte Posteingangsbearbeitung erfolgt in exklusiven Räumlichkeiten der Deutschen Post E-POST Solutions GmbH
- Vorklassifizierung nach Sparten, Trennung von Dokumenten mit Vorgangsbarcode, Scanaufbereitung, Kennzeichnung von Farbimages (z.B. Schadensbilder)
- Barcode-Vorlaufblätter für automatischen Wechsel beim Scanning auf Farbimages
- Scannen von ca. 15.000 Blatt pro Tag (Peakzeiten: 3fache Menge)
- Dokumentenindizierung
- Zwischenlagerung und anschließende Vernichtung der digitalisierten Dokumente
- Bereitstellung eines übergreifenden Tracking-Systems
Ergebnis
- Deutliche Qualitätssteigerung mit der Möglichkeit, die vereinbarten Service-Level laufend zu überprüfen
- Flexibilisierung beim Umgang mit Mengenschwankungen durch Anbindung an die E-POST
- Signifikante Kosteneinsparungen bei der Posteingangsbearbeitung
Prozess- und Ausfallsicherheit - Immer optimal geschützt sein
Neben dem Schutz Ihrer sensiblen Daten achten wir auch auf maximale Qualität und Sicherheit hinsichtlich Ihrer geschäftskritischen Prozesse. Im Rahmen unseres Business Continuity Managements bieten wir Ihnen individuelle Schutz für ein Höchstmaß an Prozess- und Ausfallsicherheit.
Lassen Sie sich von uns individuell beraten!
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