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E-POSTSCAN für den Mittelstand
Unsere Auswahl nützlicher Zusatzmodule für Ihr Unternehmen
E-POSTSCAN kann mit zahlreichen nützlichen Zusatzmodulen erweitert werden, die die Effizienz der Digitalisierung Ihres gesamten Posteingangs für Ihr Unternehmen noch erheblich steigern.
- Digitale-Poststelle: Verteilung der digitalen Post per E-Mail direkt an Arbeitsplatz oder Home-Office
- Filialstruktur: Unternehmen mit mehreren Standorten/Filialen
- Referenzklassifizierung: Klassifizierung/Indexierung von Dokumenten
- Rechnungsauslesung: Erfassung von Rechnungen
Digitale-Poststelle: Verteilung der digitalen Post per E-Mail
Ihre Lösung zur Einführung einer digitalen Poststelle in Ihrem Unternehmen. Die Digitale-Poststelle verteilt die digitalisierten Sendungen von E-POSTSCAN per E-Mail direkt an den Arbeitsplatz der Empfänger (Bereiche/Mitarbeiter) in Ihrem Unternehmen oder deren Home-Office.
Wie funktioniert die Lösung? Die Empfängeranschriften der digitalen Sendungen werden über eine Texterkennung (OCR: Optical Character Recognition) ausgelesen und entweder automatisiert oder bei Bedarf manuell an die Empfänger weitergeleitet. Die manuelle Verteilung wird über eine Webanwendung von den Mitarbeitern aus der Poststelle Ihres Unternehmens durchgeführt. Zur Ermittlung der E-Mailadresse findet ein Abgleich der ausgelesenen Empfängeranschriften mit einer Referenzdatei statt. Die Referenzdatei besteht aus einer Liste an Personen/Bereichen und den zugehörigen E-Mail-Adressen Ihres Unternehmens.
Filialstruktur: Zentraler Post-Server bei mehreren Standorten
Die digitalisierten Sendungen aus den Posteingängen der Unternehmensstandorte oder Filialen werden konsolidiert übergeben. Das Sendungsvolumen zur Auswahl des zutreffenden Paketes ermittelt sich über den Posteingang aus allen Standorten.
Referenzklassifizierung: Digitales Dokumentenmanagement
Verfahren zur Klassifizierung von Dokumenten einer Sendung mit Abgleich gegen eine Referenzdatei mit Ihren gewünschten Dokumentenarten (z.B. Angebot) oder Indexwerten (z.B. Aktennummer).
Rechnungseingangsverarbeitung: Auslesen von Rechnungen
Die über E-POSTSCAN erzeugten PDF-Rechnungen werden einem Texterkennungsprozess zur Auslesung von Rechnungsdaten zugeführt. Die Bereitstellung der ausgelesenen Daten erfolgt über eine XML-Datei für elektronischen Rechnungsaustausch in Anlehnung an das ZUGFeRD-Format. Die PDF-Rechnungen mit den eingebetteten XML-Dateien können direkt in Ihren Workflow zur Rechnungseingangsbearbeitung übernommen werden. Diese Leistung führt zu einer deutlichen Entlastung und Kosteneinsparung in der aufwendigen Vorerfassung physisch eingegangener Rechnungen in Ihrem Unternehmen.
Über das Zusatzmodul Systempartner können wir Ihnen auch einen vollständigen Workflow zur Rechnungseingangsbearbeitung mit Übernahme sämtlicher digitaler Eingangskanäle und -formate anbieten. Über eine integrierte Datenschnittstelle können auch die über
E-POSTSCAN digitalisierten und erfassten Daten in den Workflow direkt übernommen werden.
Häufige Fragen
Pre-Sales
- Können Musterdaten bereitgestellt werden?
-
Auf Wunsch übergeben wir Ihnen gerne unsere Musterdaten für E-POSTSCAN (Bilddaten, XML-Datei) sowie für das Zusatzmodul Rechnungsauslesung Basis.
Vertrag
- Wie lange sind die Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen?
-
Bei Basis Umroutung/Korrespondenzadresse/Direktzuführung gibt es eine Mindestvertragslaufzeit von 6 Monaten. Danach beträgt die Kündigungsfrist 2 Monate zum Monatsende.
Bei Premium Umroutung gibt es eine Mindestvertragslaufzeit von 6 Monaten. Danach beträgt die Kündigungsfrist 8 Wochen zum Halbjahresende (beidseitig)
- Wie lange dauert die Einsteuerung?
-
Die Einsteuerung kann innerhalb von 14 Tagen möglichst zum Beginn eines Monats realisiert werden. Die Premium Umroutung kann nur zu bestimmten Terminen bei der Deutschen Post eingesteuert werden; hier muss man mit ca. 8 Wochen Vorlaufzeit rechnen.
- Wie erfolgt die Auswahl der Scanpakete?
-
Die Auswahl des Scanpaketes richtet sich nach dem Sendungsvolumen pro Tag im Monats- oder Jahresdurchschnitt. Ein Wechsel in ein anderes Paket (z.B. von SCAN S zu SCAN M) kann durchgeführt werden, falls das Sendungsvolumen im laufenden Betrieb sich anders als angenommen entwickeln sollte.
- Kann das ausgewählte SCAN-Paket geändert werden?
-
Ja, sollten sich die Eingangsmengen in einem anderen SCAN-Paket bewegen, kann das Paket durch Anpassung des Vertrages gewechselt werden.
- Wie erfolgt die Auftragseinsteuerung?
-
In max. 5 Schritten zur Auftragseinsteuerung:
- Konfiguration der gewünschten Leistungen im Auftragsblatt
- Mit dem ausgefüllten Auftragsblatt die relevanten Vertragsdokumente per E-Mail bei unserem Serviceteam E-POSTSCAN (ServiceDesk_EPSGK@dp-ds.de) anfordern
- Kurzfristiger Versand per E-Mail der relevanten Vertragsdokumente durch unser Serviceteam E-POSTSCAN
- Das ausgefüllte und unterschriebene Auftragsblatt als offiziellen Auftrag "E-POSTSCAN für den Mittelstand" an unser Serviceteam E-POSTSCAN per E-Mail (bevorzugt) oder per Post versenden.
- Unser Serviceteam E-POSTSCAN versendet anschließend unsere offizielle Auftragsbestätigung per E-Mail
- Wie setzt sich der Vertrag zusammen?
-
Der Vertrag setzt sich aus folgenden Dokumenten zusammen:
- AGB E-POSTSCAN
- Auftragsblatt
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO
- Leistungsbeschreibung Basisleistung
- ggf. weitere Leistungsbeschreibungen bei Konfiguration optional wählbarer Leistungen
Logistik
- Kann man ein Postfach umrouten?
-
Die Umroutung einer Postfachanschrift lässt sich nur mit der Premium Umroutung realisieren (ab Paket SCAN L). Bei der Basis Umroutung wird die Hausanschrift manuell in der Postlogistik an die Digitalisierungsstation weitergeleitet.
Leistung
- Wie erfolgt der Rückversand?
-
Der Rückversand kann an eine beliebige Hausanschrift (kein Postfach) erfolgen. Standardmäßig erfolgt die Rücksendung an die offizielle Hausanschrift Ihres Unternehmens. Ein Rundlauf der Sendung wird dadurch vermieden, dass die Sendungen als DHL-Paket versendet werden. Auf Wunsch kann auch eine Versendung ins Ausland erfolgen.
- Kann eine Vernichtung der gescannten Dokumente erfolgen?
-
Ja, ab dem Paket SCAN L erfolgt standardmäßig eine datenschutzkonforme Vernichtung nach DIN 66399 Stufe 3. Die Sendungen werden 8 Wochen aufbewahrt. Während dieser Zeit können einzelne Sendungen abgerufen werden.
Download-Bereich
Hier stehen für Sie eine Produktbroschüre mit weiterführenden Informationen oder ein Auftragsblatt zur Konfiguration Ihres Auftrages zum Herunterladen zur Verfügung.
Sie können folgende Dokumente herunterladen:
Angebot anfordern
Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot. Bitte füllen Sie zur Bedarfsermittlung das folgende Kontaktformular aus. Wir werden uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.