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E-POSTSCAN für den Mittelstand - Die elektronische Zustellung Ihrer Briefpost
Die Digitalisierung Ihrer physischen Eingangspost beginnt bei der Zuführung Ihrer physischen Sendungen durch die Deutsche Post an unsere Digitalisierungsstation und endet mit der zentralen Datenbereitstellung zur Übernahme in Ihr System.
Damit hier alles geordnet, sicher, datenschutzkonform und ganz nach Ihren Wünschen läuft, haben wir einen festen Ablauf von Basisleistungen etabliert, der sich in unzähligen Unternehmen bestens bewährt hat.
Neben dem Scannen und Digitalisieren Ihrer täglichen Posteingänge können Sie auf modulare Zusatzleistungen zugreifen, mit denen Sie E-POSTSCAN optimal in Ihre Bestandssysteme integrieren können. So sorgen Sie für einen optimalen medienbruchfreien Workflow in Ihrem Unternehmen.
Digitaler Posteingangs-Prozess – Die Vorteile:
- Alles aus einer Hand: Die zu scannenden Sendungen werden von unserer Konzernmutter „Deutsche Post“ direkt zur Scanstation weitergeleitet.
- Kostengünstig: Keine Anschaffung oder Vorhaltung von unternehmenseigenen Scaninfrastrukturen und Personalressourcen
- Unterstützung der Digitalisierungsstrategie: Mit
E-POSTSCAN kann ein 100% digitaler Inputkanal erreicht werden. - Zusatzleistung: Mit unseren Zusatzmodulen lassen sich die Folgeprozesse für Ihr Unternehmen zusätzlich effizient unterstützen und ausbauen
- Zeit sparen: Die scanbare tägliche Briefpost steht sofort digital standortunabhängig am Arbeitsplatz oder im Home-Office Ihrer Mitarbeiter zur Verfügung
- Sicherheit und Vertraulichkeit: Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Es findet eine Auftragsdatenverarbeitung nach der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) statt.
E-POSTSCAN - Ihre Basisleistungen auf einen Blick
- Zuführung der Sendungen zur Digitalisierungsstation mit vielen Varianten
- Ungeöffnete Aussortierung und Rückführung nicht scanbarer, persönlicher und vertraulicher Sendungen
- Aussortierung nach Blacklist-Standardkriterien für bestimmte Bereiche
- Vorgangstrennung nach Dokumenten
- Scannen mit modernster Technologie
- DataCapture zur Volltexterkennung und Dokumententrennung
- Datenformate zur Übergabe vorbereiten
- Datenbereitstellung über E-Mail oder SFTP
Konfiguration der Preise und Auftragsdaten
Basispreise zzgl. MwSt.
Download
Die wichtigsten Funktionen von E-POSTSCAN
- Zuführung: Auswahl zwischen unterschiedlichen Varianten zur täglichen Zuführung Ihrer Briefsendungen
- Vorgangstrennung: Der Sendungsinhalt wird nach Dokumenten getrennt
- Scannen: Taggleiches Scannen der täglichen Posteingänge
- Farbe: Übergabe von farbigen PDF-Dokumenten
- Volltext: Inhalte der PDF-Dokumente sind mit Ihren Folgensystemen durchsuchbar
- Klassifizierung (Option): Wir klassifizieren die Dokumente nach Ihren individuellen Dokumentarten oder Indexwerten
- Digitale-Poststelle (Option): Ihre Sendungen werden gleich per E-Mail an die Empfänger Ihres Unternehmens verteilt – auch ins Home-Office
- Rechnungsauslesung (Option): Wir erfassen die zahlungsrelevanten Daten Ihrer Rechnungen
- Systempartner: Nutzung von Partnerlösungen mit einer automatisierten Übernahme der digitalen Sendungen aus E-POSTSCAN.
Häufige Fragen
Pre-Sales
- Können Musterdaten bereitgestellt werden?
-
Auf Wunsch übergeben wir Ihnen gerne unsere Musterdaten für E-POSTSCAN (Bilddaten, XML-Datei) sowie für das Zusatzmodul Rechnungsauslesung Basis.
Vertrag
- Wie lange sind die Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen?
-
Bei Basis Umroutung/Korrespondenzadresse/Direktzuführung gibt es eine Mindestvertragslaufzeit von 6 Monaten. Danach beträgt die Kündigungsfrist 2 Monate zum Monatsende.
Bei Premium Umroutung gibt es eine Mindestvertragslaufzeit von 6 Monaten. Danach beträgt die Kündigungsfrist 8 Wochen zum Halbjahresende (beidseitig)
- Wie lange dauert die Einsteuerung?
-
Die Einsteuerung kann innerhalb von 14 Tagen möglichst zum Beginn eines Monats realisiert werden. Die Premium Umroutung kann nur zu bestimmten Terminen bei der Deutschen Post eingesteuert werden; hier muss man mit ca. 8 Wochen Vorlaufzeit rechnen.
- Wie erfolgt die Auswahl der Scanpakete?
-
Die Auswahl des Scanpaketes richtet sich nach dem Sendungsvolumen pro Tag im Monats- oder Jahresdurchschnitt. Ein Wechsel in ein anderes Paket (z.B. von SCAN S zu SCAN M) kann durchgeführt werden, falls das Sendungsvolumen im laufenden Betrieb sich anders als angenommen entwickeln sollte.
- Kann das ausgewählte SCAN-Paket geändert werden?
-
Ja, sollten sich die Eingangsmengen in einem anderen SCAN-Paket bewegen, kann das Paket durch Anpassung des Vertrages gewechselt werden.
- Wie erfolgt die Auftragseinsteuerung?
-
In max. 5 Schritten zur Auftragseinsteuerung:
- Konfiguration der gewünschten Leistungen im Auftragsblatt
- Mit dem ausgefüllten Auftragsblatt die relevanten Vertragsdokumente per E-Mail bei unserem Serviceteam E-POSTSCAN (ServiceDesk_EPSGK@dp-ds.de) anfordern
- Kurzfristiger Versand per E-Mail der relevanten Vertragsdokumente durch unser Serviceteam E-POSTSCAN
- Das ausgefüllte und unterschriebene Auftragsblatt als offiziellen Auftrag "E-POSTSCAN für den Mittelstand" an unser Serviceteam E-POSTSCAN per E-Mail (bevorzugt) oder per Post versenden.
- Unser Serviceteam E-POSTSCAN versendet anschließend unsere offizielle Auftragsbestätigung per E-Mail
- Wie setzt sich der Vertrag zusammen?
-
Der Vertrag setzt sich aus folgenden Dokumenten zusammen:
- AGB E-POSTSCAN
- Auftragsblatt
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO
- Leistungsbeschreibung Basisleistung
- ggf. weitere Leistungsbeschreibungen bei Konfiguration optional wählbarer Leistungen
Logistik
- Kann man ein Postfach umrouten?
-
Die Umroutung einer Postfachanschrift lässt sich nur mit der Premium Umroutung realisieren (ab Paket SCAN L). Bei der Basis Umroutung wird die Hausanschrift manuell in der Postlogistik an die Digitalisierungsstation weitergeleitet.
Leistung
- Wie erfolgt der Rückversand?
-
Der Rückversand kann an eine beliebige Hausanschrift (kein Postfach) erfolgen. Standardmäßig erfolgt die Rücksendung an die offizielle Hausanschrift Ihres Unternehmens. Ein Rundlauf der Sendung wird dadurch vermieden, dass die Sendungen als DHL-Paket versendet werden. Auf Wunsch kann auch eine Versendung ins Ausland erfolgen.
- Kann eine Vernichtung der gescannten Dokumente erfolgen?
-
Ja, ab dem Paket SCAN L erfolgt standardmäßig eine datenschutzkonforme Vernichtung nach DIN 66399 Stufe 3. Die Sendungen werden 8 Wochen aufbewahrt. Während dieser Zeit können einzelne Sendungen abgerufen werden.
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