E-POST – digitaler Posteingang für Konzerne

E-POST Solutions Input Management Digitaler Posteingang für Konzerne Digitalisierung

Die vollständige, sichere und qualitativ hochwertige Erfassung Ihrer Eingangspost ist unser Versprechen. Um dies zu gewährleisten, beginnt unsere Arbeit bereits mit dem Sondieren Ihres Posteingangs nach nicht-, scanbaren Sendungen und der manuellen Scanvorbereitung. Danach erfolgt der Scanprozess durch modernste Hochleistungsscanner. Wir versehen die physischen und digitalen Sendungen mit einem Eingangstempel (Paginierung) für eine recherchefähige Ablage. Danach werden die digitalisierten Sendungen an unseren digitalen Folgeprozess weitergeleitet und zuletzt im gewünschten Datenformat an Ihr Unternehmen übergeben. Eine recherchefähige Zwischenlagerung und datenschutzkonforme Vernichtung runden das Angebot ab.

Der Digitalisierungsprozess im Überblick

Aussortierung nicht zu öffnender oder nicht zu scannender Sendungen bzw. Sendungsinhalte gemäß kundenindividueller Black-/Bluelist-Sortierkriterien
Scanvorbereitung zur Unterstützung eines effizienten Scanprozesses
Kennzeichnung von schwer zu erfassenden Originaldokumenten für eine manuelle Bildbearbeitung oder zur selektiven Erzeugung von Farbbildern im Scanprozess
Modernste Hochleitungsscanner zur Erzeugung hochwertiger bitonaler und/oder farbiger Bilddaten zur Erhöhung der Imagequalität und OCR-Fähigkeit
Paginierung der physischen und digitalen Dokumente mit Eingangsdatum und eindeutiger Batchnummer zur Sicherstellung von Vollständigkeit und gezielter Belegrecherche
Kundenspezifische Integration von Signaturverfahren
Recherchefähige Zwischenlagerung und datenschutzkonforme Vernichtung nach Ablauf der vereinbarten Aufbewahrungsfristen

Monitor im Deutsche-Post-Büro, auf welchem digitale Prozesse zu sehen sind

Eingangsbearbeitung

Wir registrieren für Sie eigehende Sendungen auf korrekt adressierte Zuführung von Kundensendungen. Mit unserer Blacklist-Funktion können Sie bestimmen, welche Sendungen nicht gescannt werden sollen.

Mitarbeiter:innen der Deutschen Post sind bei der Arbeit zu sehen, wie sie Scan-Dokumente sortieren und vorbereiten

Dokumentenaufbereitung

Wir sorgen für eine optimale Scanvorbereitung und Dokumententrennung innerhalb der Sendungen zum anlassbezogenen Routing. Nachdem Sendungen und Dokumente aussortiert worden sind, die von Ihrer Seite aus nicht digitalisiert werden müssen, wird durch ein Barcode-Verfahren das Routing und die nachgelagerte Prozesssteuerung ausgelöst.

Folgende Leistungen führen wir für Sie durch:

Vorgangstrennung zur Vermeidung von Trennblättern
Kennzeichnung zur Verwerfung statischer Rückseiten (bspw. AGBs) zur Einsparung der Speicherkapazität
Kennzeichnung zum Formatwechsel beim Scannen in Abhängigkeit vom Dokumentenformat
Kennzeichnung schlechter Belegqualität zur Kontrolle der Imagequalität
manuelle Dokumentenklassifizierung

Über verschiedene Klassifizierungsmuster stellen wir Ihnen physisch Sendungen zu, die nicht scanbar sind oder über Ihre Negativliste aussortiert worden sind.

Durch eine sogenannte Yellowlist bilden wir nach Ihren Vorgaben separate Scanstapel zum Aussteuern von Dokumenten mit einem abweichenden Handling nach dem Scanprozess. Je nach Ihren Anforderungen werden die Dokumente von uns in ein Langzeitarchiv überführt oder vernichtet.

Zwei Mitarbeiter:innen der Deutschen Post arbeiten an Qualitätssicherung von Scan-Dokumenten

Digitale Dokumente: unsere technischen Daten

Mit modernen Hochleistungsscannern und der entsprechenden Software erzeugen wir unter Berücksichtigung maximaler Bildqualität hohe Belegungsdurchsätze. Hierbei stellen wir eine homogene Scanqualität sicher, auch wenn wir aus Kapazitätsgründen an unterschiedlichen Standorten für Sie scannen.

Wir stellen Ihnen je nach Anwendungsfall die Bilddaten in unterschiedlichen Formaten, Farbwerten (Graustufen, schwarz/weiß, Farbe) und Auflösungen (200/300 dpi) bereit.

Durch Paginierungen zum Aufbringen eines Posteingangsstempels und einer eindeutigen Nummerierung auf den physikalischen und digitalen Dokumenten ist immer eine eindeutige Zuordnung möglich.

Hochleistungs-Scangerät der Deutschen Post in Aktion

Signaturverfahren

Bei Bedarf wird ein qualifiziertes Signatur- und Stichprobenverfahren für ersetzendes Scannen eingesetzt.

Aktenaufbewahrung & Originalbehandlung

Was soll nach der Digitalisierung Ihrer Dokumente mit den Originalen geschehen? Wir bieten Ihnen Möglichkeiten zur Zwischenlagerung, datenschutzkonformen Vernichtung und rückführende Logistik ins Langzeitarchiv bei Ihnen oder einem Dienstleister an.