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Automatisierte Lösungen Wie funktioniert’s? Schritt 3 – Implementierung

Implementierung

In dritten Schritt wird die Implementierung fokussiert. Hier wird vorgestellt, wie die Trigger, Datenfelder und Formate im Marketingsystem angelegt werden

1 Strategie, Planung & Ziele 2 Konzept erstellen 3 Implementieren 4 Gestalten & individualisieren 5 Freigeben, drucken & versenden 6 Auswerten & optimieren
Implementieren 1 2 4 5 6

WELCHE Aspekte sind relevant für die Implementierung einer automatisierten Print-Mailing in mein Marketing System?

In diesem Schritt wird die eigentliche Kommunikationsmaßnahme umgesetzt. Hier sollte sich mit den folgenden Punkten beschäftigt und die entsprechenden Schritte umgesetzt werden:

Selektion der Zielgruppendaten / Anlage der Trigger

Datenstruktur überprüfen

Anlage der Journey im MAS

Testversand

WIE wähle ich die passenden Datensätze und Trigger für meine Zielgruppe aus?

Legen Sie wie bei jeder Journey im MAS fest, welche Kunden teilnehmen sollen.

Wählen Sie die im definierten Zielgruppen aus und entscheiden Sie, welche Datenselektion für die Journey benötigt wird. Zusätzlich müssen Sie den jeweiligen Trigger definieren, der die Journey für die Zielgruppe auslöst. Für Detailfragen wenden Sie sich an den Support ihres MAS.

Gut zu wissen

Sie können die PMA in jedes System integrieren

Unter dem nachfolgenden Link finden Sie einen Überblick über unsere Partner, die an die Print- Mailing Automation angebunden sind. Eine Anbindung lässt sich allerdings mit jedem System ermöglichen. Fragen Sie unsere Experten!

Gut zu wissen

Kann ich die PMA ohne ein Marketing Automation System nutzen?

Ja, Sie können auch ohne ein Marketing Automation System automatisiert Print-Mailings nutzen. Ein Marketing Automation System bietet Ihnen den zusätzlichen Komfort, alles von Anfang bis Ende selbstständig steuern zu können. Unsere Experten unterstüzen Sie bei Ihrer persönlichen Lösung.

WELCHE Daten muss ich aus meinem Marketing Automation System übergeben?

Bevor Sie Ihre Print-Mailing-Parameter festlegen, müssen Sie in Ihrem MAS auswählen, welche Datenfelder vom MAS an die Print-Mailing Automation übergeben werden sollen.
Dies sind alle Felder, die Daten mit den folgenden Funktionen enthalten:

  • Daten zur Versendung
    Anrede, Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, PLZ

  • Daten zur Individualisierung
    Namen, Anrede, persönliche Kundenwerte und -informationen

  • Weitere variable Daten
    QR-Codes, Gutscheincodes, Bilder, URLs und weitere

Die Auswahl der benötigten Daten bestimmen Sie durch Ihr Print-Mailing-Ziel sowie dessen Einsatzgebiet und Individualisierungsgrad.

URL

Weitere Infos finden sich auch im Handbuch unter „3.4.2 Übermittlung von Individualisierungen aus dem Marketing Automation System in die Print-Mailing Automation“

WAS ist der passende Variablentyp zu meinen übergebenen Daten?

Es gibt unterschiedliche Typen von Individualisierungen, mit denen Sie verschiedene Ziele verfolgen können. Die Art und Anzahl der verschiedenen Individualisierungen unterscheiden sich je nach Marketing Automation System. Sie können diese definieren, wenn Sie aus Ihrem Vorsystem starten.

Details finden Sie im Handbuch unter „3.4.1 Typen von Individualisierungen“


String (Alphanumerischer Text)

Das ist der häufigste Typ. Sie können damit Wörter, Sätze oder ganze Texte individualisieren. Ein String darf auch Ziffern enthalten, er wird allerdings dann wie Text behandelt. Rechnen oder Größer-Kleiner-Vergleiche sind dann nicht möglich.


Zip (Postleitzahl)

Diese muss für Deutschland immer fünf Ziffern enthalten. Achten Sie bei Ihrer Adressdatei bitte immer darauf, dass diese so formatiert ist, dass beispielsweise für Leipzig die voranstehende „0“ enthalten ist. Tabellenkalkulationsprogramme neigen dazu, diese zu entfernen.


Image (Bildname)

Möchten Sie je nach Empfänger mit unterschiedlichen Bildern arbeiten, wählen Sie diesen Individualisierungstyp. Im Anschluss müssen Sie die Bilder in der Print-Mailing Automation hochladen, um mit ihnen arbeiten zu können.

URL


Image-URL (Bild-URL)

Wenn Sie mit einer sehr großen Anzahl an Bildvariablen arbeiten möchten, ist es sinnvoll, diese als URL zu übergeben. Hierfür müssen geeignete Bilder (mind. 300 dpi) auf einer offenen Website liegen. Der Download erfolgt dann automatisch über unser System.


Integer (Ganzzahl)

Float (Kommazahl)

Wenn Sie in Ihrem Mailing Regeln verwenden möchten, die abhängig von Zahlen sind, müssen Sie diese Zahlen als Integer oder Float übergeben.

Beispiel:

Sie möchten allen Kunden, die mehr als 1000,00 € Umsatz gemacht haben, einen Rabatt von 10 % schenken, allen anderen nur 5 %. Dann müssten Sie uns die Variable „Umsatz“ als Float übergeben.

WELCHE Anforderungen müssen meine Daten für die Print-Mailing Automation erfüllen?

Grundsätzlich benötigen Sie gar nicht so viele unterschiedliche Daten Ihrer Kunden, um mit der Versendung über die Print-Mailing Automation zu starten.
Mindestens vorliegen sollten:

  • Namen oder Firmennamen
  • Postleitzahl (PLZ)
  • Ort
  • Straße (in der Regel mit Hausnummer)

Generell übergibt das MAS alle Daten, die Sie als Variablen zur Übergabe an die Print-Mailing Automation ausgewählt haben, in genau der Struktur wie sie im MAS vorliegen. Dies bedeutet, soll ein bestimmtes Format genutzt werden, muss in der Regel dieses Format so vorab im MAS geschaffen werden.

Mindestdaten- anforderungen Name oder Firmenname Straße, Hausnummer, PLZ und Ort

Anforderungen zur Übergabe Ihrer Daten

Das ist der häufigste Typ. Sie können damit Wörter, Sätze oder ganze Texte individualisieren. Ein String darf auch Ziffern enthalten, er wird allerdings dann wie Text behandelt. Rechnen oder Größer-Kleiner-Vergleiche sind dann nicht möglich.

Insbesondere wenn Sie Datensätze zukaufen oder hochladen, sollten Sie sicherstellen, dass Postleitzahlenspalten als solche formatiert sind, da anderenfalls Postleitzahlen mit einer 0 am Anfang ohne diese übermittelt werden und dadurch fehlerhaft werden.

Ebenfalls Vorsicht ist geboten bei Datensätzen aus Excel-Dateien, bei denen sich ein Umbruch in einer Spalte befindet. Diese Umbrüche werden nicht erkannt und können zu Fehlern führen.

Sollten Sie nicht bei allen Datensätzen die Infos für alle Variablen haben, stellt dies kein Problem dar. Lediglich Gleitkommazahlen-Variablen müssen immer einen Wert haben. Sollte Ihr System also beispielsweise männlich/weiblich mit 0/1 codieren, so darf diese Variable nicht leer übergeben werden.

Insgesamt sollten Sie Ihren Datensatz überprüfen und einen sauberen Datensatz vorliegen haben, bevor sie den Versand anstoßen. Sollten Sie die Möglichkeit des Direktuploads von Daten nutzen wollen, beachten Sie hier, dass die Struktur des Excel-Datensatzes, den Sie hochladen, dem Template entspricht, das sie im Print-Mailing Automation Interface herunterladen können. Mehr Informationen hierzu gibt es im Handbuch unter „2.2.3 Adressvorlage“.

Sprechen Sie hierzu auch gerne mit unserem Kampagnenmanagement.

WIE lege ich mein Print-Mailing an und konfiguriere es?

Wenn Sie Ihre Marketing-Aktiviäten bereits im Marketing-Automation System koordinieren, können Sie es ganz einfach in Ihren Workflow integrieren.

Legen Sie zunächst Ihr geplantes Print-Mailing als Einzelaktion oder als Teil Ihrer bestehenden Journey an.

  • Wählen Sie die benötigten Datenfelder aus

  • Legen Sie die zuvor erklärten Variablentypen fest

  • Single-Sign-on für Übergang ins PMA-Interface

EXPERTEN FRAGEN

Sie möchten PMA mit oder ohne Marketing Automation System nutzen?

Unsere Experten unterstützen Sie bei allen Fragen rund um das Marketing Automation System und PMA.

WELCHE Print-Mailing-Formate gibt es?

Nachdem die Eckdaten für die Print-Mailing-Kampagne festgelegt sind, geht es um die Wahl des passenden Werbemittels. Die verschiedenen Formate bieten je nach Ziel der Kampagne und Art des Angebots und Produkts unterschiedliche Möglichkeiten.

Postkarte
Brief
Selfmailer

Die Postkarte

Postkarte Maxi 125 x 235 mm 300 g / qm Postkarte A6 105 x148 mm 300 g / qm Postkarte lang 99 x 210 mm 300 g / qm
Postkarte Maxi 125 x 235 mm 300 g / qm Postkarte lang 99 x 210 mm 300 g / qm Postkarte A6 105 x148 mm 300 g / qm

Vorteile

  • Günstig
  • Aufmerksamkeitsstark
  • Aktivierend
  • Insbesondere auch für die Ansprache neuer Kunden geeignet

Der Brief

Brief A4 1 Blatt – Einseitig bedruckt 210 x 297 mm 90 g / qm Brief A4 2 Blatt – Einseitig bedruckt 210 x 297 mm 90 g / qm Brief A4 3 Blatt – Einseitig bedruckt 210 x 297 mm 90 g / qm Brief A4 1 Blatt – Beidseitig bedruckt 210 x 297 mm 90 g / qm Brief A4 2 Blatt – Beidseitig bedruckt 210 x 297 mm 90 g / qm Brief A4 3 Blatt – Beidseitig bedruckt 210 x 297 mm 90 g / qm
Brief A4 1 Blatt – Einseitig bedruckt 210 x 297 mm 90 g / qm Brief A4 2 Blatt – Einseitig bedruckt 210 x 297 mm 90 g / qm Brief A4 3 Blatt – Einseitig bedruckt 210 x 297 mm 90 g / qm Brief A4 1 Blatt – Beidseitig bedruckt 210 x 297 mm 90 g / qm Brief A4 2 Blatt – Beidseitig bedruckt 210 x 297 mm 90 g / qm Brief A4 3 Blatt – Beidseitig bedruckt 210 x 297 mm 90 g / qm

Vorteile

  • Wertig
  • Seriös
  • Unterstreicht Glaubwürdigkeit von Marke und Produkt
  • Besonders für Bestandskundenkommunikation geeignet

Der Selfmailer

DIN-Lang-Selfmailer 6 Blatt - Beidseitig bedruckt offen A4, geschlossen DIN lang 135 g / qm
DIN-Lang-Selfmailer 6 Blatt - Beidseitig bedruckt offen A4, geschlossen DIN lang 135 g / qm

Vorteile

  • Auffallender und werblicher als der Brief
  • Mehr Informationen als die Postkarte
  • Markeneigenes „Werbemittelformat“ möglich
GUT ZU WISSEN

CMC-Studie

Alle Print-Mailing-Formate haben sich als effektiv erwiesen, dennoch gibt es laut CMC-Studie 2020 Unterschiede zwischen den unterschiedlichen Formaten.

WELCHER Sendungsinhalt ist erlaubt?

Mit der sogenannten Dialogpost können Sie Sendungen verschicken, die der Ansprache Ihrer Kunden dienen. Dabei sind ausschließlich werbliche Sendungsinhalte zugelassen. Daher ist die Auswahl wichtig, ob es sich um eben solche Inhalte handelt.

Wenn es sich um eine werbliche Sendung handelt, können Sie von den günstigeren Portopreisen der Dialogpost profitieren. Es lohnt sich daher genau zu evaluieren, ob Ihre Sendung die Anforderungen erfüllt.

Werbliche Sendungen
Nicht werbliche Sendungen

Werbliche Sendungen sind ...

  • Angebote, die zum Ziel haben, Kunden zum Kauf oder zur Nutzung von Produkten und Dienstleistungen zu motivieren; Beifügung von Gratisproben, -mustern und -werbeartikeln möglich; auch Sachets können beigefügt werden, beachten Sie hierzu die weiteren Informationen unter Punkt 7 unserer Leistungsbroschüre
  • Imagewerbung, Parteienwerbung
  • Einladungen zur Teilnahme an Veranstaltungen (z. B. Tag der offenen Tür, Stadtfeste, Ausstellungen, Verkaufspräsentationen)
  • Einladungen zur Teilnahme an Gewinnspielen
  • Mitteilungen im Rahmen von Bonusprogrammen in Verbindung mit Angeboten Kundenmagazine
  • Spendenaufrufe
  • Glückwünsche
  • Werbliche Kundenkarten (keine Ersatzkarten)

NICHT werbliche Sendungen sind ...

  • Verkaufswaren
  • Zahlungsaufforderungen (z. B. Rechnungen, Mahnungen)
  • Sendungen mit nicht werblichem Inhalt

WELCHE Individualisierungsgrade gibt es?

Es gibt drei unterschiedliche Individualisierungsstufen zur Auswahl: Basic, Plus und Unique.

Je nach Art und Umfang der Individualisierung sind unterschiedliche Druckarten je nach Auflage möglich. Dies bedingt die preislichen Unterschiede je nach gewähltem Individualisierungsgrad.

Mehr Details finden Sie auch im Handbuch unter „2.2.6 Print-Mailing-Details wählen“.

Basic
Plus
Unique

Basic

Basic eignet sich dann für Sie, wenn Sie ein Print-Mailing für alle Ihre Kunden haben und nur die Adressen individualisieren.

Plus

Plus sollten Sie wählen, wenn Sie Teile Ihres Mailings personalisieren möchten, z. B. die persönliche Anrede in einer Einladung. Möglich sind bis zu fünf Text-Individualisierungen (s/w). Damit könnten Sie beispielsweise in einer Einladung auch die Zeit und den Ort je nach Empfänger ändern. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie die Individualisierungen im Plus-Paket nur auf der Textseite platzieren können.

Unique

Unique wählen Sie, wenn Sie die volle Individualisierung wünschen. Die Anzahl der Individualisierungen ist nicht beschränkt. So können Sie Texte, Bilder und Codes, die Bedruckung (beidseitig) und Farbe verändern.

WANN kommt mein Print-Mailing beim Empfänger an?

Im Kampagnenerstellungsprozess legen Sie fest, wie schnell ein Mailing den Empfänger erreichen soll. Die Unterschiede entnehmen Sie folgender Tabelle.

Typ Produktions-/Versandzeit Portotyp Mindest­menge*
Schnellste Zustellung ca. 2 Tage Standard Porto
Schnell und Günstig 2 - 5 Tage Dialogpost (Easy) 500 Stk. / 5.000 Stk.**
Günstiger Druck 8 - 10 Tage Standard Porto
Günstigster Preis 10 - 15 Tage Dialogpost (Easy) 500 Stk. / 5.000 Stk.**

* *Mehr zu unbekannter Menge lesen Sie im folgenden Abschnitt „Kostenzusammensetzung“.

** Die Mindestmenge 500 Stk. bezieht sich auf den Portotyp DIALOGPOST; die MIndestmenge 5.000 Stk. bzieht sich auf den Portotyp DIALOGPOST EASY.

WIE reduziert die Adressprüfung Kosten und unnötige Sendungen, und wie erreiche ich dadurch mehr Kunden?

Hierbei werden alle hochgeladenen Adressen auf Zustellfähigkeit geprüft und entweder korrigiert oder – falls das nicht möglich ist – abgewiesen. Auch Dubletten werden entfernt. Damit stellen Sie sicher, dass nur die Mailings produziert werden, die ihren Empfänger auch erreichen können.

2021 konnten durchschnittlich 6,5 % der Adressen korrigiert und 2,8 % der Dubletten identifiziert und entfernt werden. Dies zeigt: Durch die Adressprüfung können unnötige Sendungen vermieden, unnötige Kosten reduziert und mehr Kunden erreicht werden.

Adressen unterliegen permanenten Änderungen Daten aus 2020 Scheidungen 150.000 ORT Veränderte Ortsnamen 100 Umzüge 14 Mio. Strasse Veränderte Straßen 9.100 Todesfälle 990.000 Hochzeiten 370.000
Strasse Veränderte Straßen 9.100 Umzüge 14 Mio. ORT Veränderte Ortsnamen 100 Scheidungen 150.000 Todesfälle 990.000 Hochzeiten 370.000
GUT ZU WISSEN

Jede siebte Adresse ist unzustellbar – laut Adressstudie 2021

Adressen unterliegen permanenten Änderungen. 2021 konnten durchschnittlich 6,5 % der Adressen korrigiert und 2,8 % der Dubletten identifiziert und entfernt werden.

WIE setzen sich die Kosten zusammen?

In der PMA ist eine Preiseinschätzung anhand der folgenden Parameter möglich.

Versand­menge

Der Preis orientiert sich aber an der ausgesendeten Menge. Die Mindestmenge 500 Stk. bezieht sich auf den Portotyp DIALOGPOST; Die Mindestmenge 5.000 Stk. bzieht sich auf den Portotyp DIALOGPOST EASY. Hier Text definieren

Indivi­duali­­sierungs­grad

Bei den Individualisierungsgraden können Sie zwischen Basic, Plus und Unique wählen. Mehr finden Sie im Kapitel „Individualisierungsgrade".

Versand­art
  1. bei „günstigster Zustellung“ (implizit) – i. d. R. 4 Werktage nach Einlieferung
  2. bei „schneller Zustellung“ (implizit) – i. d. R. 1 Werktag nach Einlieferung
Adress­prüfung

Die Adressprüfung vermeidet unnötige Sendungen, reduziert Kosten und erreicht mehr Kunden. Mehr finden Sie im Kapitel „Adressprüfung“

Gesamtkosten

Die Gesamtkosten können je nach Parameter variieren.

GUT ZU WISSEN

Ich kenne meine Versandmenge nicht

Bei noch nicht bekannter Versandmenge wird für die Preiskalkulation eine Basismenge von 500 Sendungen pro Tag angenommen. Der Preis orientiert sich aber an der tatsächlich ausgesendeten Menge. Die (Herstellungs-)Preise sind volumenabhängig. Bei größeren Volumina werden die Preise pro Sendung günstiger, bei kleinen Auflagen teurer. Die Portoleistung ist preislich volumenunabhängig, jedoch können ggfs. AGB-Rabatte angewandt werden (Vorsortierungen). Diese Rabatte werden automatisch im System angewandt und es wird der günstigste Preis ermittelt.

WARUM muss ich Adressdatensatzfelder matchen?

Hier überprüfen Sie, ob die zuvor aus dem MAS übergebenen Adressfelder vom System denen aus der Print-Mailing Automation korrekt zugeordnet worden sind. Dies stellt die korrekte Adressabbildung im Print-Mailing sicher.

Mehr Infos hierzu finden Sie im Handbuch unter „2.2.8 Adressfelder zuordnen“.

Anrede Firma Firma Titel Vorname PLZ Ort Nachname Titel Nachname Ort Anrede Vorname PLZ Überprüfen
GUT ZU WISSEN

Testversand ist auch möglich

Lesen Sie im Schritt „Gestaltung“, wie Sie einen Testversand Ihres geplanten Print-Mailings auslösen können.

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    Vorheriges Kapitel
  1. Strategie, Planung & Ziele
  2. Konzept erstellen
  3. Implementierung
  4. Gestalten & individualisieren
  5. Freigeben, drucken & versenden
  6. Auswerten & optimieren
  7. Nächstes Kapitel