E-POSTBUSINESS BOX

Was mache ich mit der Beauftragung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) für die E-POSTBUSINESS BOX?

Bitte unterschreiben Sie das Formular und geben Sie es anschließend in einer Postfiliale ab – am besten einfach zusammen mit Ihrem POSTIDENT-Coupon.

Wenn Sie die E-POSTBUSINESS BOX einsetzen wollen, ist eine Beauftragung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) wichtig. Denn die ADV sichert die Verarbeitung Ihrer Daten gemäß § 11 des Bundesdatenschutzgesetzes datenschutzrechtlich ab.

Kann man die E-POSTBUSINESS BOX standortübergreifend nutzen?

Ja, ein standordübergreifender Einsatz ist grundsätzlich möglich. Bitte stellen Sie dazu sicher,

  • dass sich die Arbeitsplatzrechner und die E-POSTBUSINESS BOX im gleichen Netzwerk befinden und
  • die E-POSTBUSINESS BOX nur einer einzigen juristischen Person zugeordnet ist.

Weitere Information zu den Nutzungsvoraussetzungen finden Sie hier:

Welche Voraussetzung muss ich zur Nutzung der E-POSTBUSINESS BOX erfüllen?

Was sind die Systemvoraussetzungen zur Nutzung der E-POSTBUSINESS BOX?

Welche Hardware und welche Software gehört zur E-POSTBUSINESS BOX?

Die E-POSTBUSINESS BOX besteht aus einer Hardware-Komponente, die in der Büro- bzw. IT-Umgebung aufgestellt wird. Auf ihm ist die Server-Software bereits aufgespielt. Darüber hinaus wird eine Client-Software auf den Arbeitsplatzrechner aller Mitarbeiter aufgespielt, die E-POSTBRIEFE über die E-POSTBUSINESS BOX empfangen und versenden können.

Hier ein Überblick über die Aufgaben der einzelnen E-POSTBUSINESS BOX Komponenten:

  • Die Server-Hardware ist für den Dauerbetrieb ausgelegt und sorgt zuverlässig 24⁄7 für den physikalischen Anschluss an die Unternehmens-IT.
  • Die Server-Software hat zwei Aufgaben:
  • Sie übernimmt die Administration der Anwendung. Dafür gibt es eine spezielle Bedienoberfläche für Administratoren.
  • Sie ist die „Sammelstelle“ für E-POSTBRIEFE aller Anwender im Unternehmen. Zu voreingestellten Zeiten überträgt sie die Sendungen an das zentrale E-POST System der Deutschen Post.
  • Die Client-Software ermöglicht Anwendern das Versenden und Empfangen von E-POSTBRIEFEN an ihren Arbeitsplatzrechnern. Sie besteht aus zwei Teilen:
  • Connect verfügt über den Druckertreiber, berechnet die Formatierungen und überträgt die E-POSTBRIEFE zum Versand an den Server.
  • Die Mailbox visualisiert im Postausgang geschriebene und versendete E-POSTBRIEFE sowie im Posteingang alle E-POSTBRIEFE, die der Anwender elektronisch erhalten hat.

E-POST Mailer

Was muss ich tun, um als Geschäftskunde den E-POST MAILER nutzen zu können?

Dazu sind nur drei Dinge nötig:

  • Registrieren Sie sich als Geschäftskunde hier.
  • Legen Sie mindestens ein Mitarbeiter-Postfach im E-POST Portal an.
  • Laden Sie den E-POST MAILER hier herunter und installieren Sie die Software auf den Windows-Rechnern, auf denen sie genutzt werden soll.

Wie Sie Mitarbeiter-Postfächer anlegen, bearbeiten, sperren und löschen, erklärt Kapitel 4.1 des E-POST MAILER Anwender-Handbuch für Geschäftskunden.

Über welche Anwendungen kann ich E-POSTBRIEFE mit dem E-POST MAILER versenden?

Über alle Anwendungen, bei denen Sie einen Drucker über das Druckmenü auswählen können. Denn der E-POST MAILER wird wie ein Drucker installiert.

Zum Erstellen von E POSTBRIEFEN und Versenden über den E-POST MAILER können Sie zum Beispiel folgende Anwendungen unter Microsoft Windows nutzen:

  • Microsoft Office
  • Office-Suite von OpenOffice.org
  • Office-Suite LibreOffice
  • Adobe InDesign

Ergänzende Informationen finden Sie unter Was sind die Systemvoraussetzungen zur Nutzung des E-POST MAILERS?

Welche Versandoptionen gibt es beim E-POST MAILER?

Auf elektronischem Weg können Sie alle Dateiformate bis insgesamt max. 20 MB als Anhang Ihres E-POSTBRIEFS an einen Empfänger mit E-POST Adresse versenden. Es gibt keine Seitenbeschränkung.

Wählen Sie den klassischen Weg – also den physischen Versand –, können Sie je E-POSTBRIEF bis zu 94 Seiten versenden. Auch hier darf die Gesamtdateigröße nicht mehr als 20 MB betragen. Zusätzlich stehen Ihnen folgende Optionen offen:

  • Schwarz/Weiß-Druck bzw. Farbdruck: Standardmäßig ist Schwarz/Weiß-Druck eingestellt.
  • Deckblatt: Das Blatt enthält ein vordefiniertes Adressfeld, das genau den Layout-Vorgaben des E-POST Systems entspricht.
  • Einschreiben: Sie können unter fünf Einschreiben-Arten auswählen.
  • Serienbrieffunktion: Auch für Ihre Mailings oder Ihren Rechnungsversand ist der E-POST MAILER nutzbar.
  • Überweisungsträger: Sie brauchen nur ein Häkchen setzen, um Ihrer Rechnung einen Überweisungsträger inklusive Bezahl- und Girocode hinzuzufügen.
  • QR-Codes: Reichern Sie Ihren Brief mit QR-Codes für Kontakte, Termine, E-Mail oder Web-Adressen an.
  • wenn möglich elektronisch zustellen: Sie sind sich nicht sicher, ob der Empfänger eine E-POST Adresse hat? Dann wählen Sie diese Option. Sollte Ihr Korrespondenzpartner eine E-POST Adresse besitzen, versendet das System den E-POSTBRIEF digital. Setzen Sie bei dieser Option jedoch kein Häkchen, wird Ihr E-POSTBRIEF in jedem Fall physisch zugestellt.

Beachten Sie: Versandoptionen wie Farbdruck, Deckblatt, Einschreiben und auch der Seitenumfang wirken sich auf das Porto des E-POSTBRIEFS aus. So zählt beispielsweise das Deckblatt als zusätzliches Blatt. Eine Preisübersicht finden Sie hier.

E-POST nutzen

Kann ich mit dem E-POSTBRIEF zu jedem Anlass verbindlich kommunizieren?

Mit dem E-POSTBRIEF können Sie bei der überwiegenden Mehrheit von Sendungsanlässen sicher und nachweisbar kommunizieren. Damit eignet sich der E-POSTBRIEF für private Briefe genauso wie für den Versand vertraulicher oder formeller Dokumente – sofern nicht das sogenannte Schriftformerfordernis gilt.

Die Nutzungsmöglichkeiten sind fast unbegrenzt. Sie können beispielweise

  • alltägliche Vertragsabschlüsse versenden, wie z.B. die Annahme eines Versicherungsangebots, Kaufverträgeoder Dienstleistungsaufträge
  • Bewerbungsunterlagen versenden und
  • auch Rechnungen via E-POSTBRIEF erhalten.

Eine Einschränkung bilden jedoch Geschäfte, für die die Schriftform erforderlich ist.

Schriftformerfordernis bedeutet: Verträge, Dokumente oder Urkunden müssen schriftlich abgefasst und eigenhändig unterschrieben sein. Die Schriftformerfordernis kann gesetzlich vorgeschrieben sein. Sie gilt beispielsweise für Kündigung eines Arbeitsverhältnisses. Es kann aber auch sein, dass Unternehmen die Schriftform in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) vorsehen.

Sind Sie sich nicht sicher, ob Sie für ein bestimmtes Schreiben an ein Unternehmen – insbesondere bei Fristsachen – den E-POSTBRIEF nutzen können, hilft in den meisten Fällen ein Blick in die AGB des Unternehmens.

Mithilfe des E-POSTBRIEFS können Sie darüber hinaus nachweisen, dass Ihre Schreiben auch tatsächlich beim Empfänger angekommen sind. Das ist insbesondere bei rechtlich relevanten Willenserklärungen wichtig.

Kann ich den E-POSTBRIEF auch im Ausland nutzen?

In seiner elektronischen Form können Sie den E-POSTBRIEF auch im Ausland nutzen, denn digitale E-POSTBRIEFE können Sie von jedem PC überall auf der Welt empfangen und versenden. Als klassischen Brief stellt die Deutsche Post Ihren E-POSTBRIEF jedoch nur an Empfänger innerhalb Deutschlands zu.

Einzige Voraussetzung für den Auslandsempfang: Sie haben Ihren Firmensitz in Deutschland und sind für E-POST registriert. Für den Zugriff auf das E-POST Portal benötigen Sie zudem einen Internetzugang und ein Mobiltelefon mit einer deutschen Mobilfunknummer, die im Ausland erreichbar ist.

Was unterscheidet den E-POSTBRIEF von der De-Mail?

Der E-POSTBRIEF bietet weitaus mehr als eine De-Mail Lösung: Neben der reinen Basisleistung "Senden und Empfangen" besitzt der E-POSTBRIEF weitere Funktionalitäten wie Identitäten, digitale und hybride Zustellung, Erreichbarkeit aller Kunden, Internationalisierung sowie Archivierungsfunktionen, die das De-Mail-Gesetz nicht zulässt. Darüber hinaus gehört der E-POSTBRIEF zur E-POST Welt, die umfassende digitale Lösungen rund um Information, Kommunikation und Transaktion bietet.

WeitereInformationen zu den E-POSTBRIEF Funktionalitäten und E-POST finden Sie hier:

Wie funktioniert die klassische Zustellung von E-POSTBRIEFEN?

Welche Zusatzleistungen gibt es für den E-POSTBRIEF?

E-POST Kunde werden

Welche technischen Voraussetzungen gibt es zur Nutzung des E-POST Portals?

Sie können das E-POST Portal mit allen gängigen Betriebssystemen und Webbrowsern nutzen. Es steht Ihnen mit dem Internet Explorer ab Version 8 im vollen Umfang zur Verfügung, mit Firefox ab Version 3. Wir empfehlen Ihnen aber dennoch, immer die jeweils aktuellste Browserversion einzusetzen.

Mit Smartphones und Tablet PCs kann das E-POST Portal aktuell nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.

Wie kann ich mich auf die E-POST Registrierung vorbereiten?

Sie wollen Ihre Online-Registrierung als Geschäftskunde möglichst zügig und reibungslos abwickeln? So bereiten Sie sich vor:

  • Wenn vorhanden, halten Sie bitte Ihren Registerauszug (Handelsregister etc.) bereit. Sie benötigen die Registernummer, den Ort sowie die persönlichen Daten der gesetzlichen Unternehmensvertreter.
  • Wenn Sie eine Kundennummer von Deutsche Post DHL haben – auch als EKP-Nummer bekannt – halten Sie diese bitte bereit.

Auch diese Informationen sind für die Registrierung wichtig:

  • Kontaktdaten Ihrer Administratoren (inkl. Geburtsdatum und Handy-Nr.), die Ihr E-POST Nutzerkonto verwalten und pflegen. Sie können dazu bis zu drei Personen berechtigen.
  • Kontaktdaten eines Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen für Rückfragen durch den Kundenservice
  • Ihre Zahlungsdaten

Bitte beachten: Sie benötigen zum Ausdrucken der Vertragsunterlagen einen PDF-Reader und einen Drucker.

Warum brauche ich ein Mobiltelefon, um das E-POST Portal nutzen zu können?

Wir sorgen für klare Verhältnisse: Die HandyTAN kommt daher bei allen wichtigen Transaktionen im E-POST Portal zum Einsatz. Der E-POSTBRIEF ist ein massenfähiges Online-Medium, bei dem Absender und Empfänger eindeutig identifiziert sind. Das bedeutet: Keine falschen Absender, keine anonymen Nachrichten. Dabei setzen wir auf das HandyTAN-Verfahren, bei dem neben Ihrem persönlichen Passwort Ihr Handy als zusätzliches Sicherheitsinstrument dient.

Auch wenn Sie Ihr E-POST Portal administrieren, verlangt das E-POST System neben Ihrem persönlichen Passwort einen zusätzlichen Nachweis, dass Sie es wirklich sind. Dazu wird automatisch eine Transaktionsnummer, die sogenannte HandyTAN, an Ihre Mobilfunknummer gesendet. Wenn Sie diese HandyTAN eingeben, haben Sie sich im juristischen Sinne ausreichend legitimiert. Dadurch können Sie verbindliche Willenserklärungen auch in der Online-Welt abgeben.

E-POST verwalten

Wie stellt die Deutsche Post AG sicher, dass meine klassischen E-POSTBRIEFE nicht von Dritten gelesen werden?

E-POSTBRIEFE, die wir auf klassischem Weg an eine Postanschrift zustellen, werden in einem Hochleistungsdruckzentrum bearbeitet. Drucken, Falzen und Kuvertieren erfolgen voll automatisch. Die Maschinen arbeiten mit so hohen Geschwindigkeiten, dass es für das menschliche Auge nicht möglich ist, einzelne Buchstaben oder gar Inhalte mitzulesen. Das bedeutet: Bevor Ihr E-POSTBRIEF nicht in einem verschlossenen Umschlag steckt, sieht ihn grundsätzlich niemand.

Zudem werden natürlich auch in den Druckzentren die einschlägigen Datenschutzbestimmungen eingehalten: Unsere Tochtergesellschaften, die wir mit dem Druck und Versand der Schreiben beauftragen, verpflichten alle beteiligten Mitarbeiter auf das Postgeheimnis im Sinne des § 39 Postgesetz sowie auf das Datengeheimnis gemäß § 5 Bundesdatenschutzgesetz.

Können Postmitarbeiter die E-POSTBRIEFE mitlesen, wenn die Daten auf dem Postserver zwischengespeichert werden?

Die Daten, die Sie der Deutschen Post anvertrauen, sind sicher und können auch nicht von den Mitarbeitern der Deutschen Post eingesehen werden. Dabei ist es völlig unerheblich, ob Sie die elektronische oder die hybride Variante des E-POSTBRIEFS nutzen.

Der E-POSTBRIEF wird verschlüsselt transportiert und ebenso verschlüsselt abgelegt. Es ist nicht möglich, Daten einzusehen – noch nicht einmal für die Systemadministratoren. Das gesamte technische und organisatorische Sicherheitssystem ist darauf ausgelegt, dass die Vertraulichkeit der Nachrichten in jedem Fall gewährleistet ist. Und auch Mitarbeiter im Kundenservice können nur auf Daten zugreifen, die für die Beantwortung von Fragen notwendig sind.

Ist der E-POSTBRIEF auch ohne eine persönliche Verschlüsselung und Signatur sicher?

Ja, auf jeden Fall. Denn die bewährte und sichere Verschlüsselung aller E-POSTBRIEFE wird es auch weiterhin geben. Lediglich die Zusatzfunktionen der persönlichen Verschlüsselung und Signatur sind weggefallen. Der Sicherheitsstandard des E-POSTBRIEFS bietet Ihnen den bestmöglichen Schutz.

Während des gesamten Transportes sind Ihre E-POSTBRIEFE verschlüsselt. Das zusätzliche persönliche Verschlüsseln und Signieren von E-POSTBRIEFEN ist daher gar nicht nötig. Folglich haben E-POST Kunden beide Optionen auch nur in geringem Maße genutzt.