Einstieg

Was muss ich tun, um als Geschäftskunde den E-POST MAILER nutzen zu können?

Dazu sind nur drei Dinge nötig:

• Registrieren Sie sich als Geschäftskunde hier.
• Legen Sie mindestens ein Mitarbeiter-Postfach im E-POST Portal an.
• Laden Sie den E-POST MAILER hier herunter und installieren Sie die Software auf den Windows-Rechnern, auf denen sie genutzt werden soll.

Wie Sie Mitarbeiter-Postfächer anlegen, bearbeiten, sperren und löschen, erklärt Kapitel 4.1 des E-POST MAILER Anwender-Handbuch für Geschäftskunden.

Über welche Anwendungen kann ich E-POSTBRIEFE mit dem E-POST MAILER versenden?

Über alle Anwendungen, bei denen Sie einen Drucker über das Druckmenü auswählen können. Denn der E-POST MAILER wird wie ein Drucker installiert.

Zum Erstellen von E POSTBRIEFEN und Versenden über den E-POST MAILER können Sie zum Beispiel folgende Anwendungen unter Microsoft Windows nutzen:

• Microsoft Office
• Office-Suite von OpenOffice.org
• Office-Suite LibreOffice
• Adobe InDesign

Ergänzende Informationen finden Sie unter Was sind die Systemvoraussetzungen zur Nutzung des E-POST MAILERS?

Welche Versandoptionen gibt es beim E-POST MAILER?

Auf elektronischem Weg können Sie alle Dateiformate bis insgesamt max. 20 MB als Anhang Ihres E-POSTBRIEFS an einen Empfänger mit E-POST Adresse versenden. Es gibt keine Seitenbeschränkung.

Wählen Sie den klassischen Weg – also den physischen Versand –, können Sie je E-POSTBRIEF bis zu 94 Seiten versenden. Auch hier darf die Gesamtdateigröße nicht mehr als 20 MB betragen. Zusätzlich stehen Ihnen folgende Optionen offen:

• Schwarz/Weiß-Druck bzw. Farbdruck: Standardmäßig ist Schwarz/Weiß-Druck eingestellt.
• Deckblatt: Das Blatt enthält ein vordefiniertes Adressfeld, das genau den Layout-Vorgaben des E-POST Systems entspricht.
• Einschreiben: Sie können unter fünf Einschreiben-Arten auswählen.
• Serienbrieffunktion: Auch für Ihre Mailings oder Ihren Rechnungsversand ist der E-POST MAILER nutzbar.
• Überweisungsträger: Sie brauchen nur ein Häkchen setzen, um Ihrer Rechnung einen Überweisungsträger inklusive Bezahl- und Girocode hinzuzufügen.
• QR-Codes: Reichern Sie Ihren Brief mit QR-Codes für Kontakte, Termine, E-Mail oder Web-Adressen an.
• wenn möglich elektronisch zustellen: Sie sind sich nicht sicher, ob der Empfänger eine E-POST Adresse hat? Dann wählen Sie diese Option. Sollte Ihr Korrespondenzpartner eine E-POST Adresse besitzen, versendet das System den E-POSTBRIEF digital. Setzen Sie bei dieser Option jedoch kein Häkchen, wird Ihr E-POSTBRIEF in jedem Fall physisch zugestellt.

Beachten Sie: Versandoptionen wie Farbdruck, Deckblatt, Einschreiben und auch der Seitenumfang wirken sich auf das Porto des E-POSTBRIEFS aus. So zählt beispielsweise das Deckblatt als zusätzliches Blatt. Eine Preisübersicht finden Sie hier.

Warum habe ich eine Verknüpfung zur Internetmarke auf dem Desktop?

Die Post bietet eine Vielzahl digitaler Dienste an.

Mit dem E-POST MAILER können Briefe direkt online versendet werden, und sogar Einschreiben lassen sich bequem von zu Hause oder im eigenen Büro erstellen.

Es gibt aber auch eine Vielzahl von Sendungen, die nicht digital versendet werden können, wie z.B. Bücher- und Warensendungen oder Dokumente, die im Original vorliegen müssen.

Hierfür gibt es ebenfalls eine Lösung, denn mit der Internetmarke kann das Porto direkt online erworben und die Frankierung für eine Sendung ausgedruckt werden.

Aus diesem Grund wird für die Internetmarke mit der Installation des E-POST MAILERS zusätzlich ein direkter Link auf den Shop der Deutschen Post auf dem Desktop des PCs bereitgestellt.

Was ist der E-POST MAILER?

Der E-POST MAILER ist eine kostenlose Software, mit der Sie Briefe direkt aus jeder Anwendung heraus verschicken können, die über ein Standard-Druckmenü verfügt. Sie haben so die Möglichkeit, Ihren Briefverkehr vollständig digital abzuwickeln – wenn Ihr Korrespondenzpartner ebenfalls eine E-POSTBRIEF Adresse hat – oder auch postalisch. In diesem Fall erledigt die Deutsche Post für Sie alles Weitere: Brief drucken, kuvertieren, frankieren, versenden und zustellen. Sogar Einschreiben lassen sich mit dem E-POST MAILER jederzeit versenden – auch wenn der Postschalter schon geschlossen ist. So sparen Sie Zeit und Kosten.

Den E-POST MAILER können Sie hier herunterladen.

Sie können mit dem E-POST MAILER:

• Briefe aus Ihrem gewohnten System heraus versenden
• Datei-Anhänge im Umfang von bis zu 94 Blättern (klassischer Versand) oder 20 MB (elektronischer Versand) versenden
• Briefzusatzleistungen (z.B. Einschreiben) und Versandoptionen (z.B. Farbdruck) nutzen
• Briefpapier (in elektronischer Form) anlegen, um existierende Dokumentvorlagen weiternutzen zu können
• Serienbriefe versenden
• Überweisungsträger inklusive Bezahl- und Girocode erzeugen
• QR-Codes für Kontakte, Termine, E-Mail oder Web-Adressen in Ihre Briefe einfügen
• mit dem Versandprotokoll den Überblick behalten.

Sie wollen Ihren Schriftverkehr digital archivieren, um ihn jederzeit zur Hand zu haben? Der E-POST MAILER unterstützt Sie dabei, indem er Ihre Korrespondenz ins Format PDF konvertiert. Den Speicherort können Sie individuell bestimmen.

Wie lange dauert der Versand von E-POSTBRIEFEN über den E-POST MAILER?

Das hängt vom Versandweg ab:

• Elektronisch: Ihr Brief erreicht den Empfänger innerhalb weniger Sekunden.
• Physisch: Ihr Brief gelangt in der Regel bereits am nächsten Werktag ans Ziel – vorausgesetzt, Sie schicken ihn vor 14 Uhr ab.

Details über die Zustellzeiten physischer E-POSTBRIEFE: Wie schnell wird ein E-POSTBRIEF als klassischer Brief zugestellt?

Wie viele Mitarbeiter können den E-POST MAILER nutzen?

Sie können als Geschäftskunde bis zu 500 Konten für Mitarbeiter- oder Gruppenpostfächer (nach dem Schema info@firmename.epost.de) sowie drei Konten für Administratoren anlegen.

Ausführliche Erläuterungen zur Administration von Mitarbeiterkonten erhalten Sie in den Kapiteln 4.3 und 7.1 des Administratorenhandbuchs E-POSTBRIEF.

Wofür kann ich den E-POST MAILER nutzen?

Der E-POST MAILER ist eine kostenlose Software, mit der Sie Briefe direkt aus Ihrem Textverarbeitungsprogramm heraus versenden können:

• Als elektronische E-POSTBRIEFE
• Als physische E-POSTBRIEFE, optional in Farbe oder als Einschreiben
• Im Serienbriefversand
• Mit Überweisungsträger inklusive Bezahl- und Girocode
• Mit QR-Codes für Kontakte, Termine, E-Mail oder Web-Adressen
• Nur an Empfänger innerhalb Deutschlands
• Nur als einseitige Schreiben (Simplexdruck)

Erfahren Sie, wie Sie einen E-POSTBRIEF über den E-POST MAILER versenden können.

Installation

Wie deinstalliere ich den E-POST MAILER?

Das kann je nach Betriebssystem unterschiedlich sein. Unter Microsoft Windows 7 funktioniert es so:

• Wählen Sie im Startmenü den Eintrag Systemsteuerung.
• Wählen Sie Programme deinstallieren.
• Wählen Sie mit der rechten Maustaste den E-POST MAILER.
• Wählen Sie Deinstallieren. Sie gelangen in das Dialogfenster E-POST Deinstallation.
• Bestätigen Sie mit E-POST deinstallieren.

Der E-POST MAILER ist nun von Ihrem Computer entfernt. Er steht Ihnen nicht mehr über das Druckmenü zur Auswahl.

Sie wollen die Software wieder installieren? Informationen dazu finden Sie unter Wie installiere ich den E-POST MAILER?

Was sind die Systemvoraussetzungen zur Nutzung des E-POST MAILERS?

Sie benötigen einen Windows-PC mit aktuellem Betriebssystem und zusätzlich für die Installation des E-POST MAILERS Administratorenrechte für den Computer.

Diese Betriebssysteme unterstützen den E-POST MAILER:

• Microsoft Windows 7 (32 Bit oder 64 Bit)
• Microsoft Windows 8.1 (32 Bit oder 64 Bit)
• Microsoft Windows 10 (32 Bit oder 64 Bit)

Wie installiere ich den E-POST MAILER?

Prüfen Sie die folgenden Voraussetzungen:

• Sie haben Administratorrechte für die Installation.
• Sie haben ein E-POST Konto. Wenn nicht, registrieren Sie sich hier
• Ihr Rechner erfüllt die Systemvoraussetzungen.
• Sie haben ein geeignetes Programm installiert.

Alle Voraussetzungen erfüllt? Dann

• Laden Sie den E-POST MAILER hier kostenlos herunter.
• Zum Starten der Installation wählen Sie im Kontextmenü Als Administrator ausführen.
• Bestätigen Sie mit Ja.
• Bestätigen Sie die AGB.
• Wählen Sie Installieren, das Programm führt Sie Schritt für Schritt durch die Installation.

Der E-POST MAILER ist einsatzbereit. Sie können ihn über das Druckmenü Ihrer textverarbeiteten Anwendung, zum Beispiel Microsoft Word, als Drucker wählen.

Das System prüft regelmäßig die Aktualität der E-POST MAILER Software und fordert Sie gegebenenfalls auf, ein Update auszuführen. Bei sicherheitsrelevanten Neuerungen kann es sein, dass Sie die Software erst weiter nutzen können, wenn Sie sie aktualisiert haben.

Versand

Wie empfange ich E-POSTBRIEFE, wenn ich den E-POST MAILER nutze?

Genau wie bisher. Das heißt, Sie erhalten Ihre Schreiben entweder

• klassisch, also postalisch, oder
• elektronisch in einem der E-POST Kanäle (E-POST Portal, E-POST App, E-POST MAILER)

Unser Service für Sie: Wir schicken Ihnen eine SMS, wenn ein elektronischer E-POSTBRIEF eingegangen ist. So versäumen Sie keine Fristen.

Mein Login beim E-POST MAILER funktioniert nicht – was muss ich tun?

Ihr Administrator kann Ihr Passwort zurücksetzen. Sie sind selbst Administrator? Dann können Sie ein neues Passwort einfach online anfordern.

Wie Sie Schritt für Schritt vorgehen erfahren Sie unter Ich habe mein Passwort vergessen – was nun?

Wie versende ich einen E-POSTBRIEF elektronisch über den E-POST MAILER?

Damit Sie E-POSTBRIEFE elektronisch versenden können, benötigt der Empfänger eine E-POST Adresse.

• Sie kennen die E-POST Adresse? Dann können Sie sie natürlich direkt im Versandfenster eingeben.
• Sie kennen sie nicht? Kein Problem. Das System prüft automatisch, ob der Empfänger eine E-POSTBRIEF Adresse besitzt. Sie brauchen dazu nur die Postanschrift einzugeben.

Zusätzlicher Vorteil: Die Deutsche Post berechnet bei elektronisch versendeten Kompakt- oder Großbriefen automatisch den günstigeren Preis eines einfachen Briefs.

Schreiben Sie zunächst Ihren Brief in Ihrem bevorzugten Anwendungsprogramm, zum Beispiel in Microsoft Word. Zum Versenden gehen Sie dann wie folgt vor:

• Öffnen Sie das Druckmenü.
• Wählen Sie als Drucker E-POST MAILER.
• Wählen Sie in der Eingabemaske, die sich nun öffnet, den Versandweg Elektronisch (an E-POST Adresse).
• Geben Sie jetzt die E-POST Adresse oder – wie oben beschrieben – die Postanschrift des Empfängers, den Betreff sowie einen kurzen Anschreibentext ein, der auf den eigentlichen Brief im Anhang verweist. Also zum Beispiel „Anbei die Rechnung für November“.
• Legen Sie auch die gewünschten weiteren Anhänge, das Briefpapier und die Versandoptionen fest.
• Wählen Sie Zum Versand.
• Loggen Sie sich mit Ihrer E-POST Adresse und Ihrem Portal-Passwort ein. Das System prüft, ob die E-POST Adresse gültig ist und gibt einen Überblick über Ihren E-POSTBRIEF, den gewählten Versandweg, die Anzahl der Blätter und das fällige Porto.
• Wählen Sie Jetzt senden. Sie erhalten eine HandyTAN auf Ihr Mobiltelefon.
• Geben Sie die HandyTAN ins Eingabefeld ein und wählen Sie Bestätigen.
  Ihr E-POSTBRIEF wird versendet. Abschließend bestätigt Ihnen der E-POST MAILER den Versand. Details sehen Sie im Versandprotokoll.
• Sie wollen das versendete PDF-Dokument auf Ihrem Computer speichern? Klicken Sie dazu auf Auf diesem Computer speichern.
• Wählen Sie Ausloggen und Schließen, um das Versenden zu beenden und den E-POST MAILER zu schließen

Mehr zu diesen Themen erfahren Sie unter:

Wie versende ich Anhänge für den E-POST MAILER?

Wie hinterlege ich mein Briefpapier beim E-POST MAILER?

Welche Versandoptionen gibt es beim E-POST MAILER?

Bitte beachten Sie: Sie können einen E-POSTBRIEF nur dann elektronisch versenden, wenn der Empfänger eine E-POST Adresse besitzt.

Wie versende ich einen E-POSTBRIEF postalisch (physisch) über den E-POST MAILER?

Standardmäßig wird Ihr E POSTBRIEF elektronisch zugestellt, wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat. Ihr Vorteil: Sie erhalten bei elektronisch versendeten Kompakt- und Großbriefen automatisch den günstigeren Preis eines einfachen Briefs.

Sie möchten das nicht? Sie haben immer die Wahl, Ihren E POSTBRIEF physisch zu versenden. Der Versandweg wird vor dem Abschicken angezeigt.

Als Faustregel gilt: Ihr E POSTBRIEF wird physisch versendet wenn

• Ihr Korrespondenzpartner keine E POST Adresse besitzt.
• Ihr Korrespondenzpartner eine E POST Adresse besitzt, Sie aber ausdrücklich festlegen, dass der Brief gedruckt und physisch versendet wird.
• Sie Ihren E POSTBRIEF als Einschreiben versenden.

So legen Sie ausdrücklich fest, dass Ihr Brief gedruckt und physisch versendet wird:

Schreiben Sie Ihren E-POSTBRIEF zunächst in Ihrem bevorzugten Anwendungsprogramm, zum Beispiel in Microsoft Word. Zum Versenden gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie das Druckmenü.
• Wählen Sie den E-POST MAILER. Das Programm öffnet sich. Unter Versandweg ist Klassisch (an Postanschrift) voreingestellt. In der Briefvorschau sehen Sie einen stilisierten Briefumschlag.
• Wenn die Briefvorschau anzeigt, dass Ihr Brief den Layout-Vorgaben nicht entspricht, haben Sie folgende Optionen:
  a) Liegt der Fehler darin, dass die Adresse im Fensterumschlag sich nicht an der richtigen Stelle befindet, dann können Sie direkt im E-POST MAILER dies mit dem Werkzeug Adresse umpositionieren korrigieren.
  b) Markieren Sie das Kontrollkästen mit Deckblatt für Adresse. Es wird automatisch ein Deckblatt erstellt, das den Layout-Vorgaben entspricht. Sie können dadurch den Brief ohne Anpassungen sofort versenden.
  c) Passen Sie das Layout Ihres Briefes an, bis die Briefvorschau keine Fehler mehr anzeigt.
• Wählen Sie die gewünschten Anhänge, das Briefpapier, Briefzusatzleistungen (Einschreiben) und Versandoptionen.
• Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kontrollkästchen wenn möglich elektronisch zustellen. So ist gewährleistet, dass Ihr E-POSTBRIEF gedruckt und physisch versendet wird, auch wenn der Empfänger eine E-POST Adresse hat.
• Wählen Sie Zum Versand.
• Loggen Sie sich mit Ihrer E-POST Adresse und Ihrem Portal-Passwort ein. Der gewählte Versandweg, die Anzahl der Blätter, die Art des Einschreibens und der Preis werden angezeigt.
• Wählen Sie Jetzt senden. Ihr E-POSTBRIEF wird versendet. Der E-POST MAILER bestätigt den Versand. Details sehen Sie im Versandprotokoll.
• Sie wollen das versendete PDF-Dokument auf Ihrem Computer speichern? Klicken Sie dazu auf Auf diesem Computer speichern.

Mehr zu diesen Themen erfahren Sie unter:

Wie versende ich Anhänge über den E-POST MAILER?

Welche Versandoptionen gibt es beim E-POST MAILER?

Warum werden meine Briefe standardmäßig elektronisch versendet?

Weil das E-POST System automatisch nach der E-POST Adresse des Empfängers sucht – auch wenn Sie selbst diese gar nicht kennen und lediglich die Postanschrift angegeben haben.

Sie können den elektronischen Versand jedoch unterdrücken, so dass Ihr Schreiben auf jeden Fall physisch zugestellt wird. Einfach im Versandfenster das Häkchen bei wenn möglich elektronisch zustellen entfernen – fertig.

Wichtig: Beim elektronischen Versand ist Ihr Brief immer der Anhang eines E-POSTBRIEFS. Der E-POSTBRIEF dient also als Trägernachricht für den eigentlichen Brief.

Was bewirkt die Funktion „wenn möglich elektronisch zustellen“ genau?

Wenn Sie als Versandweg Klassisch gewählt haben, ist die Option wenn möglich elektronisch versenden standardmäßig aktiviert. Sie bewirkt, dass das E-POST System Ihren Brief automatisch elektronisch versendet, wenn der Empfänger eine E-POST Adresse besitzt.

Bitte beachten Sie: Der elektronische Versand erfolgt in diesem Fall, obwohl Sie eine Postanschrift und keine E-POST Adresse eingegeben haben.

Ihr Vorteil: Sie erhalten bei elektronisch versendeten Kompakt- oder Großbriefen automatisch den günstigeren Preis eines einfachen Briefs. Wenn Sie Ihren Brief aber in jedem Fall drucken und klassisch zustellen lassen wollen, entfernen Sie einfach die Markierung.

Was ist die Serienbrieffunktion beim E-POST MAILER?

Die Serienbrieffunktion des E-POST MAILERS ermöglicht es Ihnen, ein Dokument via E-POSTBRIEF gleich an mehrere Empfänger zu versenden. Typischerweise verwenden Sie dazu eine Dokumentvorlage, die alle Platzhalter (Seriendruckfelder) enthält. Die Platzhalter für die Adresse (Vorname, Nachname, Straße usw.) werden – wie bei Serienbriefen üblich – aus einer Datenbank oder einer Tabelle gefüllt.

Wie Sie eine geeignete Steuerungsinformation finden und in den Einstellungen festlegen, erfahren Sie in der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Welche Dateiformate und -größen sind beim E-POST MAILER zulässig?

Verfassen Sie Briefe

• in beliebigen Anwendungen, die den Druckdialog unterstützen.

Für Anhänge gilt:

• Sie können sie im Dateiformat PDF, MS Word (.doc/.docx), MS Excel (.xsl/.xslx), MS PowerPoint (.ppt/.pptx) oder als .txt-Dokument hinzufügen. Wenn Sie Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen, speichern Sie Ihre Dokumente im entsprechenden Microsoft-Format ab.
• Damit das Rechenzentrum die Anhänge drucken kann, wandelt das System sie in PDF-Dokumente im Format DIN-A4-Hochformat um – auch PowerPoint-Folien. Prüfen Sie deshalb vor dem Versenden in der Briefvorschau, ob die Inhalte der angehängten Dateien korrekt angezeigt werden.

Beachten Sie, dass folgende Schwellenwerte nicht überschritten werden:

• bei postalischer Zustellung (klassischer Versand) zum einen der Umfang von insgesamt 94 Blättern für Anschreiben und, Deckblatt und alle Anhänge, zum anderen eine Gesamtdateigröße von 20 MB.
• bei Zustellung an eine E-POST Adresse  beziehungsweise 20 MB (elektronischer Versand) eine Gesamtdateigröße von 20 MB.

Mehr Informationen finden Sie unter

Kann ich mit dem E-POSTBRIEF Anlagen versenden?

Wie versende ich Anhänge über den E-POST MAILER?

Welche Gestaltungsvorgaben muss ich beim E-POST MAILER beachten?

Damit Ihr Brief ausgedruckt und auf dem klassischen Versandweg zugestellt werden kann, gibt es insbesondere für das Adressfeld einige Vorgaben. Der E-POST MAILER hilft Ihnen bei deren Einhaltung. So zeigt Ihnen das System standardmäßig sowohl den Briefumschlag als auch die Sonderflächen an. Dadurch können Sie leicht erkennen, ob

• die Adresse im Fensterumschlag gut sichtbar ist und
• alle Freiflächen, auf denen die Deutsche Post zum Beispiel später die Frankierung aufdruckt, auch wirklich eingehalten wurden.

Sollte etwas nicht stimmen, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Liegt der Fehler darin, dass die Adresse im Fensterumschlag sich nicht an der richtigen Stelle befindet, dann können Sie direkt im E-POST MAILER dies mit dem Werkzeug Adresse umpositionieren korrigieren.

Hinweis: Sie haben einen Brief erstellt, der allen Vorgaben entspricht? Dann speichern Sie ihn doch einfach als Dokumentvorlage in Ihrer Office-Software. So ist beim nächsten Versand alles auf Anhieb korrekt.

Sie haben keine Zeit für manuelle Anpassungen und wollen Ihren Brief drucken, obwohl er nicht den Layout-Vorgaben entspricht? Oder Sie wollen eine PowerPoint-Folie oder eine Excel-Tabelle versenden? Die Versandoption Deckblatt erzeugt eine zusätzliche Seite, auf der das Adressfeld automatisch korrekt platziert ist.

Mehr erfahren Sie unter Welche Versandoptionen gibt es beim E-POST MAILER?

Wie hinterlege ich mein Briefpapier beim E-POST MAILER?

Stellen Sie zunächst sicher, dass die Dokumentvorlage, die Sie als Briefpapier verwenden wollen, für den E-POST MAILER geeignet ist:

• Öffnen Sie die Dokumentvorlage.
• Starten Sie den E-POST MAILER.
• Prüfen Sie in der Vorschau, ob die Sperrflächen freigehalten sind. Details hierüber erfahren Sie unter Welche Gestaltungsvorgaben muss ich beim E-POST MAILER beachten?

Ihr elektronisches Briefpapier ist fehlerfrei? Dann speichern Sie die Datei als PDF. Wir empfehlen IhnenBitte beachten Sie:

• Um eine optimale Druckqualität sicherzustellen, sollte Ihre PDF 300 dpi Druckauflösung aufweisen.
• Um später zu gewährleisten, dass das Briefpapier möglichst farbtreu ausgedruckt wird, verwenden Sie als Farbraum CMYK oder ISO Coated v2.

Fügen Sie nun Ihr Briefpapier Ihrem E-POST MAILER als Dokumentenvorlage hinzu:

• Wählen Sie im Druckmenü den E-POST MAILER.
• Gehen Sie auf Einstellungen.
• Klicken Sie in der Registerkarte Briefpapier auf Hinzufügen.

Das System blendet ab sofort in allen E-POSTBRIEFEN die in Ihrer PDF-Datei enthaltenen Informationen als Hintergrund ein.

Sie wollen mehrere Briefpapiere verwenden? Wiederholen Sie die oben genannten Schritte mit allen Vorlagen und legen Sie die am häufigsten verwendete als Standard fest.

Sie haben noch keine Dokumentvorlage, um sie als Briefpapier zu nutzen?

• Öffnen Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm, zum Beispiel in Microsoft Word, eine leere Seite im Format DIN A4.
• Platzieren Sie darauf Ihr Firmenlogo und andere statische Elemente, zum Beispiel Ihre Firmenadresse in der Fußzeile.
• Stellen Sie sicher, dass das Dokument ohne Beschnitt angelegt ist. Das heißt, dass keine Elemente bis an den äußersten Seitenrand oder darüber hinaus reichen dürfen.
• Vermeiden Sie Bilder, die sich überlappen.
• Verwenden Sie Bilder nur in ihrer Originalgröße.

Weitere Infos erhalten Sie hier: Wozu benötige ich überhaupt Briefpapier beim E-POST MAILER?

Wie versende ich Anhänge über den E-POST MAILER?

Prinzipiell gilt: Sie können Ihrem E-POSTBRIEF einen oder mehrere Anhänge hinzufügen – etwa Dateien im Format .pdf, .txt sowie den Microsoft Formaten Word (.doc, .docx), Excel (.xsl, .xslx) oder PowerPoint (.ppt, .pptx).

Für Anhänge im PDF-Format gilt außerdem:

• Stellen Sie sicher, dass Sie einen PDF-Reader wie z. B. den Adobe Acrobat Reader oder Nuance Reader installiert haben.
• Die PDF-Dokumente müssen DIN A4 Hochformat haben.

Wir empfehlen: Für eine optimale Druckqualität stellen Sie eine Druckauflösung von 300 dpi ein und wählen für beste Farbtreue als Farbraum CMYK oder ISO Coated v2.

So gehen Sie vor:

• Erstellen Sie Ihr Anschreiben wie gewohnt und starten Sie den E-POST MAILER.
• Wählen Sie Anhänge.
• Wählen Sie die Dateien aus, die Sie Ihrem E-POSTBRIEF beifügen wollen.
• Prüfen Sie in der Briefvorschau, ob die Inhalte der angehängten Dateien korrekt angezeigt werden.
  Hintergrund: Das System wandelt die Anhänge in PDF-Dateien um, damit Sie zentral gedruckt werden können. Diese PDF-Dokumente haben immer DIN A4 Hochformat, auch wenn die Ursprungsdatei anders formatiert ist.

So können Sie beliebig viele Dateien als Anhang hinzufügen, vorausgesetzt:

• Ihr elektronischer E-POSTBRIEF ist einschließlich aller Anhänge nicht größer als 20 MB.
• Ihr physischer E-POSTBRIEF umfasst – Deckblatt, Anschreiben und Anhänge zusammengenommen – nicht mehr als 94 Blätter und/oder übersteigt insgesamt nicht 20 MB.

Tipp: Wenn Sie Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen, speichern Sie die Dokumente, die Sie Ihrem E-POSTBRIEF anhängen wollen, vorher im entsprechenden Microsoft-Format oder als PDF-Datei ab. Weitere Besonderheiten über Anhänge zu physischen E-POSTBRIEFEN erfahren Sie unter:

Was muss ich beim Versand eines E-POSTBRIEFS mit Anhang an eine „klassische“ Postadresse beachten?

Welche Dateiformate und -größen sind beim E-POST MAILER zulässig?

Wie versende ich ein Einschreiben über den E-POST MAILER?

Wählen Sie im E-POST MAILER den klassischen Versandweg. Denn die Deutsche Post liefert Einschreiben immer als gedrucktes Dokument per Postboten aus.

Anschließend wählen Sie unter Einschreiben die gewünschte Briefzusatzleistung. Möglich sind:

• Einschreiben
• Einschreiben Einwurf
• Einschreiben Eigenhändig
• Einschreiben Rückschein
• Einschreiben Eigenhändig mit Rückschein

Vor dem Versand zeigt das System – neben weiteren Versandoptionen wie Farbdruck oder Deckblatt – die Art des Einschreibens sowie das fällige Porto.

Wie versende ich einen Serienbrief über den E-POST MAILER?

Fast genauso, wie es Ihnen vertraut ist:

• Erstellen Sie den Serienbrief wie gewohnt mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm.
• Starten Sie den E-POST MAILER. In der Briefvorschau erscheint die erste Seite Ihres Schreibens. Das System erkennt die Briefe jetzt noch als Seiten eines einzigen Briefs.
• Entfernen Sie das Häkchen bei Briefumschlag und Sonderflächen anzeigen. Sie sehen das obere Drittel Ihres Briefs in der Vorschau.
• Wählen Sie eine Textstelle (ein oder mehrere zusammenhängende Worte), die in jedem Einzelbrief genau einmal vorkommt und sich im oberen Drittel der ersten Seite des Einzelbriefs befindet, zum Beispiel den Ort in der Datumszeile („Bonn, den“). Diese Textstelle dient als Steuerungsinformation, um die einzelnen Briefe voneinander zu unterscheiden.

Alternativ: Wenn Sie keinen absolut eindeutigen Ausdruck finden, fügen Sie einen beliebigen eindeutigen Ausdruck (z. B. „<Seitenstart Serienbrief>“ in spitzen Klammern) in das obere Drittel jedes Einzelbriefs oder Ihrer Dokumentvorlage für Serienbriefe ein. Formatieren Sie den Ausdruck mit der Schriftfarbe Weiß, damit er unsichtbar ist.

• Wählen Sie Einstellungen.
• Klicken Sie auf den Reiter Serienbrief.
• Geben Sie auf der Serienbrief-Registerkarte in das Eingabefeld Serienbrief-Indikator die Textstelle ein, die Sie in Schritt 3 als Steuerungsinformation ausgewählt haben.
• Klicken Sie auf Speichern.
• Schließen Sie den E-POST MAILER und starten Sie ihn erneut. Der E-POST MAILER meldet nun, dass er einen Serienbrief erkennt.

Zum Versenden des Serienbriefes sind nun noch fünf Schritte erforderlich:

• Wählen Sie Als Serienbrief öffnen. Das System zeigt Ihnen die erkannten Einzelbriefe in der Briefvorschau an. Dies kann je nach Anzahl einige Minuten dauern.
• Prüfen Sie, ob jeder Einzelbrief korrekt angezeigt wird.
• Legen Sie die Versandoptionen fest und wählen Sie Zum Versand.
• Loggen Sie sich ein. E-POST zeigt Ihnen die Anzahl der zu versendenden Briefe, die gewählten Versandoptionen und den Gesamtpreis an.
• Klicken Sie auf Kostenpflichtig versenden. Wenn elektronische Briefe enthalten sind, erfassen Sie die HandyTAN. Der Versand startet.

Typischerweise erstellen Sie Serienbriefe mit einer Dokumentvorlage. Was Sie beim Erstellen von Dokumentvorlagen für den E-POST MAILER beachten müssen, steht in Kapitel 5.1 (Dokumentvorlagen für den E POST MAILER erstellen) des E POST MAILER Anwenderhandbuchs für Geschäftskunden.

Was tun, wenn das Versenden eines Serienbriefs z. B. durch einen Stromausfall abgebrochen wird? Keine Sorge, Sie können das Versenden jederzeit fortsetzen. Briefe können nicht verloren gehen. Details finden Sie in den Kapiteln 3.2.6.1 (Sie brechen das Versenden eines Serienbriefs ab – was passiert nun?) und 3.2.6.2 (Ein technischer Fehler unterbricht das Versenden eines Serienbriefs – was passiert nun?).

Video zur Funktionsweise des E-POST MAILERS

Wo sehe ich beim E-POST MAILER den Versandstatus meiner E-POSTBRIEFE?

Sie sehen den Versandstatus Ihrer E-POSTBRIEFE

• im Versand-Fenster, das sich öffnet, sobald Sie einen E-POSTBRIEF abgeschickt haben.
• bei Klick auf Versandprotokoll.

Wo sehe ich beim E-POST MAILER meine versendeten E-POSTBRIEFE?

Alle versendeten E-POSTBRIEFE finden Sie zum einen im E-POST Portal im Ordner Gesendet.

Sie können sich die Inhalte Ihres E-POST Kontos aber auch im E-POST MAILER direkt anzeigen lassen:

• Ist der E-POST MAILER bereits geöffnet, klicken Sie auf den Link Zum Empfang.
• Oder wählen Sie unter Programme Deutsche Post AG > E-POST MAILER aus.

Wozu benötige ich Briefpapier beim E-POST MAILER?

Das Briefpapier ist eine Dokumentvorlage. Diese enthält alle grafischen Elemente wie Logo und Fußzeile, die Sie standardmäßig auf Ihren E-POSTBRIEFEN verwenden wollen.

Es ist also sinnvoll, sich Briefpapier für den E-POST MAILER einzurichten, wenn solche Elemente bisher auch auf Ihrem gedruckten Briefpapier enthalten waren.

Wie Sie nun Ihr Briefpapier Schritt für Schritt im E-POST MAILER einrichten können, erfahren Sie unter Wie hinterlege ich mein Briefpapier beim E-POST MAILER?

Wozu benötige ich ein Deckblatt?

Ein klassisch versendeter Brief muss bestimmte Layoutvorgaben einhalten, damit er im Rechenzentrum der Deutschen Post gedruckt und automatisch verarbeitet werden kann. Ein Deckblatt erfüllt diese Vorgaben. So können Sie Ihren Brief auch ohne Anpassungen des Layouts sofort versenden.

Auch die Absenderadresse unterliegt Größenbeschränkungen. Um sie zu konfigurieren, wählen Sie unter Einstellungen den Punkt Voreinstellungen.

Wichtig: Das Deckblatt wird zur Berechnung des Preises als Seite mitgezählt.

Empfang

Kann ich die Anhänge im E-POST MAILER auch mit einem externen Programm öffnen?

Ja. Bei jedem ausgewählten Anhang, erscheinen im Vorschaufenster weiterführende Informationen und Schaltflächen wie Speichern oder Öffnen. Nutzen Sie diese, um die Anhänge in externen Programmen wie etwa Microsoft Word oder Excel darzustellen.

Kann ich die Anhänge im E-POST MAILER speichern?

Ja. Klicken Sie in der Vorschau auf den Button Speichern. Sie können nun den Zielordner für die betreffende Datei auswählen. Es ist auch möglich, alle Anhänge eines E-POSTBRIEFS auf einmal zu speichern. Dazu reicht ein Klick auf Alle Anhänge speichern.

Kann ich im E-POST MAILER Ordnerverzeichnisse anlegen und umbenennen?

Ja. Im E-POST MAILER können Sie nicht nur E-POSTBRIEFE und Faxe in bereits vorhandene Ordner verschieben, sondern auch Ordner neu anlegen, bestehende Ordner umbenennen oder löschen.

Kann ich mit dem E-POST MAILER auch E-POSTBRIEFE beantworten?

Nein. In der E-POST MAILER Ansicht gibt es keine Möglichkeit, einen E-POSTBRIEF direkt zu beantworten. Verfassen Sie einfach Ihre Antwort in Ihrem bevorzugten Anwendungsprogramm und nutzen Sie die Ihnen bekannte Versandfunktion des E-POST MAILERS.

Kann ich mit dem E-POST MAILER auch E-POSTBRIEFE und Faxe empfangen?

Ja. Sie sehen im E-POST MAILER nicht nur alle empfangenen und von Ihnen gesendeten E-POSTBRIEFE, sondern auch Ihre Faxe. Nur Schreiben aus den Portal-Ordnern Entwürfe und Quarantäne zeigt der E-POST MAILER nicht an. Das Postfach Ihres E-POST MAILERS ist immer mit dem E-POST Portal synchronisiert. Änderungen, die Sie im Postfach des E-POST Portals vornehmen – etwa, wenn Sie einen neuen Ordner angelegt haben –, werden automatisch sichtbar, wenn sich die E-POST MAILER Ansicht aktualisiert.

Können mehrere Anhänge gleichzeitig in der Vorschau des E-POST MAILERS angezeigt werden?

Nein, nicht gleichzeitig. Sie können sich aber durch die einzelnen Anhänge klicken und diese nacheinander aufrufen.

Werden die Anhänge automatisch in der Vorschau angezeigt?

Sie können entscheiden, ob Anhänge überhaupt automatisch angezeigt werden sollen und wenn ja, bis zu welcher Dateigröße. Klicken Sie dazu auf Einstellungen. Es öffnet sich ein Dialogfenster.

• Nehmen Sie in der Registerkarte Empfang nun unter Anhänge sofort als Vorschau anzeigen die gewünschte Einstellung vor.
• Sichern Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf Speichern.

Wie kann ich die Benachrichtigung für eingehende E-POSTBRIEFE und Faxe einstellen?

Über Einstellungen gelangen Sie in ein Dialogfenster.

• Wählen Sie die Registerkarte Empfang.
• Prüfen Sie, ob beim Kontrollkästchen System-Benachrichtigung einschalten eine Markierung gesetzt ist.
  Ja? Dann wird bei neu eingegangenen E-POSTBRIEFEN eine Benachrichtigung eingeblendet.
• Sie können wählen, wie oft der E-POST MAILER Eingang aktualisiert wird. Stellen Sie dazu unter Automatische Abfrage neuer Nachrichten das gewünschte Zeitintervall ein.
• Sichern Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf Speichern.

Wie kann ich mir alle Anhänge eines E-POSTBRIEFS in der Vorschau ansehen?

Die Dateinamen aller Anhänge zeigt der E-POST MAILER oberhalb des Vorschaufensters an.

• Klicken Sie auf den Dateinamen des gewünschten Anhangs.
• Liegt dieser im PDF-Format vor, öffnet sich die Datei im Vorschaufenster.
• Für Anhänge in anderen Dateiformaten erscheinen im Vorschaufenster weiterführende Informationen sowie Schaltflächen wie Speichern oder Öffnen. Denn diese Anhänge lassen sich nicht im E-POST MAILER direkt, sondern nur in externen Programmen wie etwa Microsoft Word oder Excel darstellen.
• Unter Nachricht können Sie sich das Anschreiben des E-POSTBRIEFS anzeigen lassen.

Wie verschiebe ich einen E-POSTBRIEF oder ein Fax im E-POST MAILER in einen anderen Ordner?

Zum Verschieben reichen vier Schritte:

• Markieren Sie im Postfach des E-POST MAILERS die Schreiben, die Sie verschieben wollen.
• Klicken Sie dann auf Verschieben. Es öffnet sich ein Fenster.
• Wählen Sie dort den Zielordner aus, in den Sie die Schreiben verschieben möchten.
• Klicken Sie abschließend in diesem Fenster auf Verschieben.

Die Schreiben befinden sich nun im gewünschten Ordner.

Einen einzelnen Brief können Sie zudem per Drag & Drop in ein anderes Verzeichnis verschieben.

Preise

Wie funktioniert die Abrechnung beim E-POST MAILER?

Als E-POST Geschäftskunde erhalten Sie monatlich eine Rechnung per E-POSTBRIEF.

Für den Zugang zum E-POST Portal zahlen Sie keinen monatlichen Grundpreis. Außerdem entstehen für den Versand von E-POSTBRIEFEN Transaktionskosten. Details finden Sie in der Preisübersicht

Was kostet der Versand von E-POSTBRIEFEN über den E-POST MAILER?

Egal ob klassisch oder elektronisch – es fallen lediglich Kosten in Höhe des Portos an. Dieses ist natürlich abhängig von

• Umfang,
• Versandart und
• den gewählten Versandoptionen.

Alle Preise des Geschäftskundenportals finden Sie in der Übersicht.

Der E-POST MAILER selbst ist kostenlos. Sie können die Software direkt hier herunterladen

Was kostet der E-POST MAILER?

Der E-POST MAILER ist kostenlos. Sie können die Software hier herunterladen.

Es entstehen ausschließlich für den Versand von E-POSTBRIEFEN Transaktionskosten. Details finden Sie in der Preisübersicht.