FAQ: Fragen und Antworten zu unseren Adressmanagement-Lösungen

Für die Adressaktualisierung benötigen wir folgende Attribute: Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, Ort und Postleitzahl sowie einen Identifier wie bspw. die Kundennummer. Alle darüber hinaus gehenden, sensiblen Informationen werden für einen Abgleich nicht benötigt.

Nein, Ihre Daten werden weder verändert noch überschrieben. Im Rahmen des Abgleichs werden lediglich zusätzliche Informationen angereichert. So ergänzen wir im Falle eines Umzugstreffers die neue Adresse. Bei Verstorbenen- oder Unzustellbarkeitsabgleichen erfolgt ebenfalls eine Ergänzung um die aktuellen Informationen. Der ursprüngliche Datensatz bleibt unverändert.

Wenn uns zu einem abzugleichenden Datensatz kein Referenzdatensatz in unseren Datensubstanzen vorliegt, erfolgt keine Ergänzung, Anreicherung oder Markierung.

Die Abgleichzeiten hängen von der Größe und Qualität Ihrer übermittelten Adressdaten sowie vom Umfang der beauftragten Services ab. Bei automatisierten Prozessen oder bei strukturell hochwertigen ("guten") Daten erfolgt die Bereitstellung in der Regel zeitnah, beispielsweise bereits am Folgetag oder innerhalb weniger Tage.

Der Prozess der Adressaktualisierung erfolgt beim Dienstleister und Deutsche-Post-Adress-Tochterunternehmen ABIS und gestaltet sich wie folgt:

1. Datenbereitstellung durch Sie: Sie stellen eine Adressdatei bereit, die in der Regel Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort und einen eindeutigen Identifier umfasst. Diese Datei wird über ein sicheres Verfahren, wie beispielsweise SFTP an die Deutsche Post Adress oder einen unserer Vertriebspartner wie etwa die ABIS GmbH übermittelt.
2. Automatisierter Abgleich: Nach erfolgreicher Datenübertragung beginnt die Datenverarbeitung. In diesem Schritt werden, je nach Wunsch, die übermittelten Adressen mit unseren Referenzdatenbanken abgeglichen, darunter bspw. die Datenbanken POSTADRESS MOVE für Umzüge, POSTADRESS GONE für Verstorbenendaten und POSTADRESS SCREEN für unzustellbare Adressen.
3. Ergebnisrücklieferung: Die aktualisierten Adressen werden Ihnen in einer Ergebnisdatei zurückgeliefert - entweder vollständig oder nur bei Treffern. Auf Wunsch richten wir eine automatische E-Mail-Benachrichtigung ein.
4. Abrechnung und Reporting: Die Abrechnung erfolgt in der Regel monatlich, sofern keine anderen Vereinbarungen getroffen wurden. Zudem können wir eine automatisierte Übertragung der Gesamtstatistik in Ihr Reporting-System einrichten.
5. Datenschutz und Sicherheit: Während des gesamten Prozesses bleiben die Daten Ihr Eigentum. Wir fordern keine sensiblen Zusatzdaten an. Die Verarbeitung erfolgt unter strikter Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) von ABIS, um den Datenschutz und die Datensicherheit zu gewährleisten.

Unter bestimmten Voraussetzungen können wir Ihnen die Referenzdaten auch für Inhouse-Abgleiche über einen sFTP-Server zur Verfügung stellen.

Für eine erste Kostenindikation können Sie unseren POSTADRESS KOMPASS nutzen.

Hier können Sie einen Muster-KOMPASS einsehen.

Nein, im Rahmen der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO speichern wir Ihre Kundendaten nicht dauerhaft. Ihre Daten werden ausschließlich für den Zweck des Abgleichs verwendet. Dieser Prozess ist vertraglich geregelt, erfolgt datenschutzkonform und wird nachvollziehbar dokumentiert, um die Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen sicherzustellen.

Im Rahmen der Datenverarbeitung und des -abgleichs setzen wir umfassende IT-Sicherheitsrichtlinien um:

1. Abgleich über unsere Tochtergesellschaft ABIS: Bei der Durchführung von Datenabgleichen über ABIS kommen die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) von ABIS zur Anwendung. Die Cloud-Anbieter von ABIS sind ISO-zertifiziert, was hohe Sicherheitsstandards garantiert.
2. Abgleich bei Vertriebspartnern: Entscheiden Sie sich für einen Abgleich bei einem unserer Vertriebspartner, so setzen wir dort ebenfalls Sicherheitsstandards voraus, die wir regelmäßig auditieren. So gewährleisten wir die Sicherheit Ihrer Daten während des gesamten Prozesses.
3. Inhouse-Abgleich: Unter bestimmten Voraussetzungen können wir Ihnen die Referenzdaten für inhouse Abgleiche über einen sFTP-Server zur Verfügung stellen, wobei wir höchste Sicherheitsanforderungen einhalten. Die Verantwortung für die weiteren Sicherheitsmaßnahmen liegt bei Ihnen. Wir setzen jedoch bestimmte Sicherheitsstandards voraus, die regelmäßig auditiert werden.

Durch diese Maßnahmen sichern wir den Schutz Ihrer Daten und erfüllen die Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz.

Ja, unsere Daten sind DSGVO-konform. Dies bedeutet:

• Die Datenverarbeitung erfolgt entweder auf Grundlage einer klaren Einwilligung oder eines berechtigten Interesses, was die rechtliche Basis der Verarbeitung sichert.

• Alle Prozesse entsprechen den Anforderungen der DSGVO, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.
• Das Qualitäts- und Leistungssiegel (QuLS) des Deutschen Dialogmarketing Verbands dokumentiert die Einhaltung strenger Datenschutz- und Qualitätsstandards. Dies umfasst transparente Prozesse, dokumentierte Datenherkunft und Maßnahmen zur Missbrauchsprävention.

Durch diese Zertifizierungen und Standards gewährleisten wir nicht nur die rechtliche Konformität, sondern auch das Vertrauen unserer Kunden in den verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten.

• Richtigkeitsgebot

• Grundsatz der Datenminimierung
• Informationelles Selbstbestimmungsrecht

Unsere Daten stehen für höchste Qualität. Eine Vielzahl unserer Umzugsdaten für die Adressaktualisierung erheben wir einwilligungsbasiert, d. h., dass sich der umziehende Verbraucher mit der Nutzung seiner Adressdaten zu Aktualisierungszwecken einverstanden erklärt hat.

Was uns besonders macht:

1. Einwilligungsbasierte Daten: Wir fördern Transparenz und Vertrauen, indem wir die aktive Zustimmung der Kunden einholen. Dies gewährleistet, dass die Datenverwendung auf einer soliden rechtlichen Grundlage basiert.
2. Umfassende Validierungsprozesse: Jede Adresse wird von uns sorgfältig geprüft, um höchste Aktualität und Genauigkeit sicherzustellen. Unsere Prozesse garantieren, dass Sie stets mit den bestmöglichen Daten arbeiten.
3. Verantwortungsvolle Kommunikation: Wir informieren jede betroffene Person über die Verwendung ihrer Adresse zu Aktualisierungszwecken. Dies trägt dazu bei, das Vertrauen zu stärken und die Rechte der betroffenen Personen zu wahren.

Durch diese Maßnahmen schaffen wir nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern bieten Ihnen auch einen echten Mehrwert in der Adressverwaltung.

Bitte wenden Sie sich bei weiteren Fragen oder für eine Beratung gerne an sales@postadress.de. Wir werden Sie schnellstmöglich kontaktieren!