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Der Matrixcode – wichtiger Bestandteil einer modernen Frankierung

Wissenswertes über den Matrixcode in der Frankierung

Man kennt es vom Einkaufen: Der Kassierer zieht die Ware über einen Scanner und schon werden Preis und Produktname am Display angezeigt und im Kassenbon ausgewiesen. Auf Verpackungen im Lebensmittelbereich, auf Medikamenten-Verpackungen, bei Ersatzteilen usw. ist der Code nicht mehr wegzudenken. Und noch etwas – das Kassensystem erkennt auch auf Grund des Codes, ob ein zusätzlicher Pfandbetrag zu zahlen ist oder ob die Ware überhaupt an Minderjährige verkauft werden darf.

Auch bei der Deutschen Post hält der Matrixcode immer mehr Einzug. Bereits seit 2001 setzt die Deutsche Post bei der Frankierung von Briefsendungen sogenannte digitale Frankiervermerke, also Frankiervermerke mit lesbaren Angaben, kombiniert mit einem Matrixcode ein. Zukünftig werden nahezu alle Frankiervermerke einen Matrixcode tragen.

Wir haben einige Informationen über den Matrixcode und dessen Einsatz bei der Deutschen Post zusammengestellt.

Welcher Matrixcode wird bei der Deutschen Post eingesetzt?

Zu unterscheiden ist zunächst, dass es grundsätzlich unterschiedliche Formen von maschinenlesbaren Codes gibt. Häufig findet man heute auf Lebensmittelverpackungen, aber auch auf Paketen der Deutschen Post den sogenannten Barcode (einen Strichcode mit unterschiedlichen Strichstärken und Abständen – der sogenannte 1D-Barcode). Dieser Code wird in Typen mit unterschiedlicher Codierung dargestellt, z.B. Code 128, Interleaved 2 aus 5 etc.

Beispielabbildung Strichcode DHL Paket

Beispiel Strichcode DHL Paket

Für die Frankierung von Briefsendungen werden sogenannte 2D-Codes (zweidimensionale Codes) oder auch Matrixcodes eingesetzt. Auch hierbei gibt es unterschiedliche Typen von Matrixcodes, wie z.B. Aztec oder den QR-Code, der häufig im Mobile-Bereich eingesetzt wird. 

Die Deutsche Post verwendet den sogenannten „DataMatrix-Code“, abhängig von der jeweiligen Frankierart in unterschiedlichen Größen und Formen.

Bei welchen Frankierverfahren wird der Matrixcode eingesetzt?

In 2001 wurde der erste Datamatrixcode bei der PC-Frankier-Lösung STAMPIT eingesetzt. Die damalige PC-basierte Frankierung wird heute als internetbasierte Lösung INTERNETMARKE  angeboten.

In 2004 folgten Frankiermaschinen (unter dem Namen FRANKIT) sowie die DV-Freimachung, die Zug um Zug in den vergangenen Jahren von klassischen Vermerken auf digitale Frankiervermerke umgestellt wurden. Seit Mitte 2020 ist beispielsweise keine Frankiermaschine mehr ohne Matrixcode im Einsatz.

Aber auch bei Zusatzleistungen, wie z.B. PREMIUMADRESS oder PRIO ist der Matrixcode nicht mehr wegzudenken.

Mittelfristig ist die Umstellung der Werbeantwort/Antwort unter der neuen Bezeichnung RESPONSEPLUS auf Matrixcode vorgesehen - einige Kunden nutzen bereits heute schon die Vorteile von RESPONSEPLUS.

Beginnend ab 2021 sollen auch Postwertzeichen mit Matrixcode versehen werden.

Darüber hinaus wird der Frankierservice Anfang 2021 auf Matrixcode umgerüstet.

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Wofür bzw. warum wird ein Matrixcode bei der Deutschen Post eingesetzt?

Der Matrixcode dient heute überwiegend postinternen Zwecken, um die korrekte und gültige Frankierung von Sendungen anhand des Matrixcodes automatisiert in den Briefzentren zu prüfen. Zudem ermöglicht der Code die Bereitstellung von Track & Trace-Informationen oder wird zur Steuerung interner Transport-/Verarbeitungsprozesse, wie  z.B. bei Einschreiben, PREMIUMADRESS, RESPONSEPLUS oder PRIO verwendet. 

Aber auch Kunden haben Vorteile durch den Einsatz von digitalen Frankiervermerken. In nur einem Schritt können gemeinsam mit dem Transportentgelt auch Zusatzleistungen, wie z.B. Einschreiben und PRIO, frankiert werden. Über Frankierlösungen von Großkunden, wie z.B. in der DV-Freimachung oder RESPONSEPLUS, können im Matrixcode kunden-individuelle Daten aufgenommen werden, die u.a. die Retourenbearbeitung erleichtern. 

Auch der Service Track & Match basiert auf der Lesung von Matrixcodes. Geschäftskunden werden damit über die bevorstehende Auslieferung von Dialogpost in den avisierten Zielgebieten informiert. Dies ermöglicht z.B. die bedarfsgerechte Besetzung von Callcentern oder die gleichzeitige Schaltung digitaler Verstärker mit dem Ziel eines besseren Abverkaufs.

Darüber hinaus verschaffen Frankiersysteme mit Matrixcode Kunden eine höhere Transparenz über ihre Portokosten.

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Welche Informationen befinden sich im Matrixcode?

Im Matrixcode sind bei digitalen Frankiervermerken grundsätzlich folgende Informationen enthalten:

  • Buchstaben „DEA“ (DE - internationale Kennzeichnung Deutschland) und (A - Deutsche Post)
  • Kundennummer des Kunden, der die Frankierung erstellt hat. Bei Frankiermaschinen, Internetmarke etc. die jeweilige Seriennummer der Maschine bzw. der Portokasse
  • Art der Frankierung (Internetmarke, Frankiermaschine etc.)
  • Laufende Sendungs-Nr. je Frankiermaschine bzw. des jeweiligen Frankierers
  • Erstellungsdatum des Frankiervermerks
  • Produkt Kennung / Produkt-Nr. wird von der Deutschen Post über die Preis-Produkt-Liste vorgegeben 
  • Informationen zur Absicherung der Echtheit und Fälschungssicherheit des Matrixcodes – der sog. Cryptostring, ergänzt um einen Hash-Wert (analog digitaler Signatur)
  • Darüber hinaus können Kunden bei einigen Frankierarten auch eigene Daten, z.B. als Referenz oder zur Retourenbearbeitung (z.B. Vorausverfügungen) einbringen
  • Zusätzlich können weitere frankier- bzw. produktspezifische Informationen, wie z.B. die PREMIUMADRESS-ID oder Zählerstandsinformationen zu Frankiermaschinen enthalten sein. Auf Wunsch des Versenders können bei PREMIUMADRSS auch Elemente der Empfängeranschrift bei Verwendung entsprechender Datamatrixcodes (52x52 Module) aufgenommen werden.

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Wie kann ich die Informationen im Matrixcode auslesen?

Die Deutsche Post stellt das Tool DataMatrixcodeChecker zum Auslesen von Matrixcodes kostenlos zur Verfügung. Das Tool kann aus dem Internet (deutschepost.de/frankierung/matrixcodechecker) heruntergeladen werden. Die Voraussetzungen zur Nutzung des Tools (Betriebssystem, notwendiger Scanner etc.) befinden sich in der Dokumentation.

Zudem besteht künftig (geplant ab Anfang 2021) die Möglichkeit, Matrixcodes über die von der Deutschen Post bereitgestellte mobile App auszulesen.

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Welchen Mehrwert bietet der Matrixcode mir als Kunde?

Der Matrixcode der Deutschen Post ist nicht nur für postinterne Zwecke zur Verbesserung der Entgeltsicherung und Prozessoptimierung sinnvoll, er bietet bereits heute Vereinfachungen und Mehrwertleistungen für Kunden. Mit der Eindeutigkeit jedes Codes stellt der Matrixcode die notwendige technische Infrastruktur zur Verfügung, um überhaupt individuelle Mehrwertleistungen anbieten zu können. Bereits heute können Kunden über den Matrixcode den Service Track & Trace von Sendungen mit Einschreiben oder PRIO oder Adressdienstleistungen über PREMIUMADRESS nutzen. Darüber hinaus sind zukünftig weitere Services geplant, die nur über individuelle Matrixcodes möglich sind.

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Erfolgt eine Verknüpfung der Daten des Matrixcodes mit dem Absender oder Empfänger?

Eine Verknüpfung von Absender oder Empfänger mit dem Matrixcode erfolgt bei Briefsendungen nicht.

Ein indirekter Rückschluss auf den Absender ist jedoch über die Frankier-ID grundsätzlich möglich, da in den ersten 10 Stellen der Frankier-ID Angaben z.B. zur Frankiermaschine oder der Portokasse bei Internetmarke aufgenommen sind. 

Diese Rückschlüsse auf den Absender sind nur über die internen Systeme der Deutsche Post AG möglich. Es ist hierbei in jedem Fall sichergestellt, dass der Zugriff auf diese internen Systeme nur durch ausgewählte  Mitarbeiter der Deutschen Post gemäß den Vorgaben des Datenschutzes zu Zwecken der Entgeltsicherung möglich ist.

Bei der Verwendung der Zusatzleistung PREMIUMADRESS besteht für den Absender bei der „großen“ Codevariante (52x52 Modulen) die Möglichkeit, im Matrixcode Empfängerelemente aufzunehmen. Dies wird z.B. beim Versand von Zeitungen und Zeitschriften genutzt und erleichtert die Adressaktualisierung.

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Werden Daten aus dem Matrixcode gespeichert?

Die bei der Sortierung der Briefsendungen anfallenden Daten zu Sendungen mit digitalen Frankierungen werden ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben des Postgesetzes verarbeitet. 

Die Mehrfachnutzung eines digitalen Frankiervermerks (z.B. durch Kopieren) wird erkannt durch die Speicherung eines Teils des Matrixcode-Inhaltes. Bei jeder digitalen Frankatur wird also geprüft, ob diese Frankier-ID bereits schon einmal verwendet wurde. 

Bei der Nutzung von PREMIUMADRESS werden die Daten in der Produktion nur für den Fall einer Adress-Rückmeldung (u.a. bei fehlerhafter Anschrift, Umzugsadresse oder Unzustellbarkeit) an den Auftraggeber erfasst und spätestens nach 3 Monaten gelöscht. 

Bei Sendungen, für die die Deutsche Post im Falle des Verlusts oder bei Beschädigung eine Haftung übernimmt, wie z.B. Einschreiben, Nachnahme, werden die Daten gespeichert, die für den Nachweis der ordnungsgemäßen Leistungserbringung erforderlich sind. 

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter deutschepost.de/datenschutz

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