Der Matrixcode – wichtiger Bestandteil einer modernen Frankierung

In 2001 wurde der erste Datamatrixcode bei der PC-Frankier-Lösung STAMPIT eingesetzt. Die damalige PC-basierte Frankierung wird heute als internetbasierte Lösung INTERNETMARKE  angeboten.

In 2004 folgten Frankiermaschinen (unter dem Namen FRANKIT) sowie die DV-Freimachung, die Zug um Zug in den vergangenen Jahren von klassischen Vermerken auf digitale Frankiervermerke umgestellt wurden. Seit Mitte 2020 ist beispielsweise keine Frankiermaschine mehr ohne Matrixcode im Einsatz.

Aber auch bei Zusatzleistungen, wie z.B. PREMIUMADRESS oder PRIO ist der Matrixcode nicht mehr wegzudenken.

Mittelfristig ist die Umstellung der Werbeantwort/Antwort unter der neuen Bezeichnung RESPONSEPLUS auf Matrixcode vorgesehen - einige Kunden nutzen bereits heute schon die Vorteile von RESPONSEPLUS.

Erstmals ab Februar 2021 werden auch einige Briefmarken mit individuellem Matrixcode herausgegeben. Es ist geplant, dass ab 2022 alle Neuerscheinungen einen Matrixcode besitzen.

Der Matrixcode dient heute überwiegend postinternen Zwecken, um die korrekte und gültige Frankierung von Sendungen anhand des Matrixcodes automatisiert in den Briefzentren zu prüfen. Zudem ermöglicht der Code die Bereitstellung von Track & Trace-Informationen oder wird zur Steuerung interner Transport-/Verarbeitungsprozesse, wie  z.B. bei Einschreiben, PREMIUMADRESS, RESPONSEPLUS oder PRIO verwendet. 

Aber auch Kunden haben Vorteile durch den Einsatz von digitalen Frankiervermerken. In nur einem Schritt können gemeinsam mit dem Transportentgelt auch Zusatzleistungen, wie z.B. Einschreiben und PRIO, frankiert werden. Über Frankierlösungen von Großkunden, wie z.B. in der DV-Freimachung oder RESPONSEPLUS, können im Matrixcode kunden-individuelle Daten aufgenommen werden, die u.a. die Retourenbearbeitung erleichtern. 

Auch der Service Track & Match basiert auf der Lesung von Matrixcodes. Geschäftskunden werden damit über die bevorstehende Auslieferung von Dialogpost in den avisierten Zielgebieten informiert. Dies ermöglicht z.B. die bedarfsgerechte Besetzung von Callcentern oder die gleichzeitige Schaltung digitaler Verstärker mit dem Ziel eines besseren Abverkaufs.

Darüber hinaus verschaffen Frankiersysteme mit Matrixcode Kunden eine höhere Transparenz über ihre Portokosten.

Bei Briefmarken mit individuellem Matrixcode können mit Hilfe der Post & DHL App sogar Hintergrundinformationen zur Marke und Motiv angezeigt werden.

Im Matrixcode sind bei digitalen Frankiervermerken grundsätzlich folgende Informationen enthalten:

• Buchstaben „DEA“ (DE - internationale Kennzeichnung Deutschland) und (A - Deutsche Post)
• Kundennummer des Kunden, der die Frankierung erstellt hat. Bei Frankiermaschinen, Internetmarke etc. die jeweilige Seriennummer der Maschine bzw. der Portokasse
• Art der Frankierung (Internetmarke, Frankiermaschine etc.)
• Laufende Sendungs-Nr. je Frankiermaschine bzw. des jeweiligen Frankierers
• Erstellungsdatum des Frankiervermerks
• Produkt Kennung / Produkt-Nr. wird von der Deutschen Post über die Preis-Produkt-Liste vorgegeben 
• Informationen zur Absicherung der Echtheit und Fälschungssicherheit des Matrixcodes – der sog. Cryptostring, ergänzt um einen Hash-Wert (analog digitaler Signatur)
• Darüber hinaus können Kunden bei einigen Frankierarten auch eigene Daten, z.B. als Referenz oder zur Retourenbearbeitung (z.B. Vorausverfügungen) einbringen
• Zusätzlich können weitere frankier- bzw. produktspezifische Informationen, wie z.B. die PREMIUMADRESS-ID oder Zählerstandsinformationen zu Frankiermaschinen enthalten sein. Auf Wunsch des Versenders können bei PREMIUMADRSS auch Elemente der Empfängeranschrift bei Verwendung entsprechender Datamatrixcodes (52x52 Module) aufgenommen werden.

Bei Briefmarken mit Matrixcode werden folgende Informationen codiert

• Buchstaben „DEA“ (DE - internationale Kennzeichnung Deutschland) und (A - Deutsche Post)
• Art der Frankierung (Postwertzeichen)
• Laufende Nr. je Motiv, als eindeutiger Zähler
• Interne Nummernkreiskennung (entspricht einer Auflage/Motiv)
• Motiv
• Druckerei des Postwertzeichens
• Art des Produktes (nassklebend/selbstklebend; Bogen/Rolle etc.)
• Informationen zur Absicherung der Echtheit und Fälschungssicherheit des Matrixcodes – der sog. Cryptostring, ergänzt um einen Hash-Wert (analog digitaler Signatur)
• Ausgabedatum
• Nennwert der Marke

Die Deutsche Post stellt das Tool DataMatrixcodeChecker zum Auslesen von Matrixcodes kostenlos zur Verfügung. Das Tool kann aus dem Internet (deutschepost.de/frankierung/matrixcodechecker) heruntergeladen werden. Die Voraussetzungen zur Nutzung des Tools (Betriebssystem, notwendiger Scanner etc.) befinden sich in der Dokumentation.

Außerdem besteht die Möglichkeit insbesondere für Briefmarken mit Matrixcode, die Matrixcodes über die Post & DHL App der Deutschen Post auszulesen.

Der Matrixcode der Deutschen Post ist nicht nur für postinterne Zwecke zur Verbesserung der Entgeltsicherung und Prozessoptimierung sinnvoll, er bietet bereits heute Vereinfachungen und Mehrwertleistungen für Kunden. Mit der Eindeutigkeit jedes Codes stellt der Matrixcode die notwendige technische Infrastruktur zur Verfügung, um überhaupt individuelle Mehrwertleistungen anbieten zu können. Bereits heute können Kunden über den Matrixcode den Service Track & Trace von Sendungen mit Einschreiben oder PRIO oder Adressdienstleistungen über PREMIUMADRESS nutzen. Darüber hinaus sind zukünftig weitere Services geplant, die nur über individuelle Matrixcodes möglich sind.

Bei einer Briefmarke mit Matrixcode haben Kunden die Möglichkeit mit Hilfe der Post & DHL App direkt eine einfache Sendungsverfolgung zu nutzen (erfasst wird die Bearbeitung in einem Briefzentrum) und Informationen zur Briefmarke abzurufen.

Eine Verknüpfung von Absender oder Empfänger mit dem Matrixcode erfolgt bei Briefsendungen nicht.

Ein indirekter Rückschluss auf den Absender ist jedoch über die Frankier-ID grundsätzlich möglich, da in den ersten 10 Stellen der Frankier-ID Angaben z.B. zur Frankiermaschine oder der Portokasse bei Internetmarke aufgenommen sind. 

Diese Rückschlüsse auf den Absender sind nur über die internen Systeme der Deutsche Post AG möglich. Es ist hierbei in jedem Fall sichergestellt, dass der Zugriff auf diese internen Systeme nur durch ausgewählte  Mitarbeiter der Deutschen Post gemäß den Vorgaben des Datenschutzes zu Zwecken der Entgeltsicherung möglich ist.

Bei der Verwendung der Zusatzleistung PREMIUMADRESS besteht für den Absender bei der „großen“ Codevariante (52x52 Modulen) die Möglichkeit, im Matrixcode Empfängerelemente aufzunehmen. Dies wird z.B. beim Versand von Zeitungen und Zeitschriften genutzt und erleichtert die Adressaktualisierung.

Bei Briefmarken mit Matrixcode erfolgt keine Zuordnung zum Versender oder Empfänger. Durch Scannen des Matrixcodes mit der Post & DHL App wird die Zuordnung des Scans bzw. der Sendungsnummer für den Zugriff auf die Sendungsverfolgung ausschließlich lokal und zeitlich begrenzt auf dem Smartphone bzw. Gerät gespeichert, dass zum Scan oder Eingabe des Codes genutzt wurde.

Die bei der Sortierung der Briefsendungen anfallenden Daten zu Sendungen mit digitalen Frankierungen werden ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben des Postgesetzes verarbeitet. 

Die Mehrfachnutzung eines digitalen Frankiervermerks (z.B. durch Kopieren) wird erkannt durch die Speicherung eines Teils des Matrixcode-Inhaltes. Bei jeder digitalen Frankatur wird also geprüft, ob diese Frankier-ID bereits schon einmal verwendet wurde. 

Bei der Nutzung von PREMIUMADRESS werden die Daten in der Produktion nur für den Fall einer Adress-Rückmeldung (u.a. bei fehlerhafter Anschrift, Umzugsadresse oder Unzustellbarkeit) an den Auftraggeber erfasst und spätestens nach 3 Monaten gelöscht. 

Bei Sendungen, für die die Deutsche Post im Falle des Verlusts oder bei Beschädigung eine Haftung übernimmt, wie z.B. Einschreiben, Nachnahme, werden die Daten gespeichert, die für den Nachweis der ordnungsgemäßen Leistungserbringung erforderlich sind. 

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter deutschepost.de/datenschutz