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Datenschutzhinweise Briefankündigung und Zusatzservice Empfang Digitale Kopie bei GMX und WEB.DE

An dieser Stelle möchten wir für Sie alle Hinweise zum Datenschutz für den Service Briefankündigung und dem darauf aufbauenden Zusatzservice zum Empfang von Digitalen Kopien noch einmal an einer Stelle zusammenfassen.

 

1. Art der erhobenen Daten

  • Name des Auftraggebers (Empfänger), bestehend aus
    - Anrede („Herr“, „Frau“, „Divers“)
    - Vorname
    - ggf. weiteren Vornamen (optional)
    - Nachname
  • Zustellfähige Hausanschrift des Auftraggebers, bestehend aus
    - ggf. Adresszusatz (optional)
    - Straße
    - Hausnummer
    - Postleitzahl
    - Ort
  • E-Mail-Adresse des Auftraggebers
  • Fotos der Vorderseiten der an den Auftraggeber gerichteten Sendungen
  • Frankierung (Art der Frankierung, Inhalt Datamatrixcode)
  • ggf. Absenderinformationen (soweit auf den Vorderseiten der Sendungen  erkennbar)

Zusätzlich für den Empfang von Digitalen Kopien:

  • vom Absender übergebene Sendungsinhalte in Form einer PDF-Datei
  • vom Absender mitgelieferte Absenderangaben (optional)

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es zur Erbringung der beauftragten Leistungen zwingend erforderlich ist, die Fotos der Vorderseite der Umschläge der Briefsendungen auf die Empfänger- und Absenderangaben hin abzusuchen und auszuwerten. Eine Kenntnisnahme von weiteren Angaben des Absenders auf Umschlägen der Briefsendungen oder im Falle von Postkarten auch von Nachrichteninhalten, kann folglich nicht ausgeschlossen werden.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Daten werden für die Vertragserfüllung des beauftragten Services Briefankündigung und des zusätzlich beauftragbaren Services zum Empfang von Digitalen Kopien benötigt. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des vom Kunden auf informierter Basis mit der DPAG geschlossenen Vertrages (Art. 6 (1) lit. b der europäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO).

Darüber hinaus erfolgt ggf. gemäß Art. 6 (1) c) DSGVO eine Verarbeitung auch zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie z.B. § 161 StPO (Strafprozessordnung), § 40 PostG (Postgesetz), § 13a UKlG (Gesetz über Unterlassungsklagen bei Verbraucherrechts- und anderen Verstößen), u.a.

Sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur Datenweitergabe an öffentlichen Stellen oder Dritte existiert, erfolgt eine Datenübermittlung an Dritte nur sofern der Auftraggeber eingewilligt hat. Rechtsgrundlage bildet in solchen Fällen mithin Art. 6 (1) a) DSGVO.

Schließlich erfolgt auch eine Verarbeitung zu den weiteren folgend gelisteten Zwecken:

  • Unterstützung einer vom Empfänger bei seinem E-Mail-Provider beauftragten Kategorisierung seiner eingehenden E-Mails durch Übermittlung vom Absender bereitgestellter Metadaten zur Sendung an den E-Mail-Provider,
  • zu Zwecken der Qualitätssicherung, Prozessoptimierung und Planungssicherheit,
  • dem Auftraggeber – sofern zulässig – bedarfsgerechte Werbung zukommen zu lassen.

Im Rahmen des Betriebs des Services „Briefankündigung“ werden täglich statistische Daten über die den Nutzern zugestellten Sendungsarten aufgezeichnet. Ein Bezug zu konkreten Einzelsendungen, Sendungsinhalten oder Absendern findet nicht statt. Die erhobenen statistischen Daten werden rein in anonymisierter Form zur Auswertung gesammelt.
Hierfür besteht ein berechtigtes Interesse seitens der Deutschen Post AG, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und um die Produkte und Services permanent zu verbessern. Ein überwiegend schutzwürdiges Interesse liegt nach Einschätzung der Deutschen Post AG nicht vor, da die Verarbeitungen von ihrer Eingriffsintensität so gering wie möglich durchgeführt werden. Rechtsgrundlage bildet mithin Art. 6 (1) f) DSGVO.

Sofern Sie von Ihren Widerspruchsrechten Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte an die folgende Stelle:

deutschepost.de/datenschutz/kontakt

3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Kern der Leistung des Services Briefankündigung ist der Versand von E-Mails mit den Inhalten der Briefankündigung an das E-Mail Postfach des Auftraggebers. Die Briefankündigungen werden somit an das Unternehmen weitergeleitet, bei dem der Auftraggeber sein angegebenes E-Mail Postfach besitzt.

Neben der geschilderten Datenweitergabe an den E-Mail-Provider erfolgt ggf. eine Weitergabe im Rahmen von gesetzlichen Verpflichtungen (z.B. an Gerichte oder Ermittlungsbehörden) (s.o.). 

Weiterhin sind Leistungen zum Kundenservice, sowie der Entwicklung und dem Betrieb der für die Erbringung der Services notwendigen IT-Systeme an Dienstleister ausgelagert.

Zudem erfolgt eine Weitergabe an Dritte sofern der Auftraggeber eingewilligt hat.

Für den Zusatzservice zum Empfang Digitaler Kopien ist es notwendig, den teilnehmenden Absendern einen Abgleich der Anschriften ihrer Empfänger mit der Liste der  Anschriften der Auftraggeber zum Empfang einer Digitalen Kopie zu ermöglichen. Hierfür können die teilnehmenden Absender der DPAG die Anschriften ihrer Empfänger übergeben und durch die DPAG um die Information, ob für eine Anschrift ein aktiver Vertrag zum Empfang Digitaler Kopien vorliegt, anreichern lassen. Eine direkte Weitergabe der Anschriften der teilnehmenden Empfänger an einen teilnehmenden Absender erfolgt nicht. 
 

4. Speicherdauer

Die erzeugten Briefankündigungen bzw. Briefankündigungen mit Digitaler Kopie der Sendungen werden dem Nutzer per elektronischer Nachricht (E-Mail) an seine bei Auftragserteilung hinterlegte E-Mail-Adresse zugesandt. Die DPAG speichert die elektronischen Nachrichten nur solange, wie dies aus betrieblichen Gründen und zur Erbringung der vereinbarten Leistung erforderlich ist. Die Übertragung der Daten an die Server des E-Mail Postfachs des Auftraggebers wird mittels Transportverschlüsselung gesichert.

Für die Dauer von maximal 4 Tagen im Regelprozess werden die aus der Briefproduktion vorliegenden Daten der als Briefankündigung zugestellten Sendungen vorgehalten, um auf diese im Falle einer operativen Störung zugreifen zu können. In Ausnahmefällen werden die Daten für die Dauer von bis zu 14 Tagen für Prozess-Optimierungen und Prozess-Analysen verwendet. Zu diesen Daten gehören u.a.

  • das Sendungsbild
  • die vollständige Anschrift des Empfängers
  • die Angaben des Absenders, soweit auf der Vorderseite der Sendung ermittelbar
  • Angaben zur Frankierung der Sendung
  • Art der Sendung (z.B. Standard- oder Kompaktbrief, Maxi- oder Großbrief, Warensendung, etc.)
  • Sendungsnummern (Frankier-ID, Sendungsnummer Briefzusatzleistung, etc.)
  • Zeitstempel der Verarbeitung im Zustellprozess

Für die vom Absender bereitgestellten PDF-Dateien mit den Digitalen Kopien der Sendungen gilt, dass diese nur bis zum Zeitpunkt der Zustellung gespeichert und danach automatisch gelöscht werden. Erfolgt innerhalb eines Zeitraums von 4 Tagen nach dem vom Absender angegebenen Versand-Datum der physischen Sendung keine Zustellung, werden diese verbliebenen Digitalen Kopien ebenfalls automatisch gelöscht.
 

5. Drittstaatentransfer

Eine Verarbeitung der Daten in einem Drittstaat, also in einen Staat außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), erfolgt grundsätzlich nicht.
 

6. Weitere Informationen

Weitere allgemeinen Informationen zum Datenschutz, ihren Betroffenenrechten und die relevanten Kontaktdaten finden Sie jederzeit auf unserer Webseite unter deutschepost.de/datenschutz.

Datenschutzhinweise Briefankündigung in Post & DHL App

An dieser Stelle möchten wir für Sie alle Hinweise zum Datenschutz für den Service Briefankündigung noch einmal an einer Stelle zusammenfassen.

 

1. Art der erhobenen Daten

  • Name des Auftraggebers (Empfänger), bestehend aus
    - Anrede („Herr“, „Frau“, „Divers“)
    - Vorname
    - ggf. weiteren Vornamen (optional)
    - Nachname
  • Zustellfähige Hausanschrift des Auftraggebers, bestehend aus
    - ggf. Adresszusatz (optional)
    - Straße
    - Hausnummer
    - Postleitzahl
    - Ort
    - E-Mail-Adresse

Bei DHL Bestandskunden werden diese Daten (Ausnahme Anrede und weitere Vornamen) aus dem DHL Kundenkonto, welches bei der DHL Paket GmbH liegt, gezogen und vom Auftraggeber zur Übertragung an Deutsche Post AG frei gegeben. Neben den o.g. Daten übergibt die DHL Paket GmbH die postinterne Kundennummer und Informationen zur bereits erfolgten Anschriften-Bestätigung, wie die Art der Bestätigung (Eingabe der physisch versendeten Bestätigungs-Tan, Foto Ident etc.) und das entsprechende Datum der Bestätigung. Sollten Sie, als Auftraggeber, Ihre Adresse in den letzten 6 Monaten bereits bei der DHL Paket GmbH bestätigt haben und Sie ändern diese für den Auftrag zur Briefankündigung nicht, ist eine weitere Bestätigung Ihrer Anschrift bei Deutsche Post AG nicht notwendig. 

Weitere erhobene Daten: 

  • Fotos der Vorderseiten der an den Auftraggeber gerichteten Sendungen
  • Frankierung (Art der Frankierung, Inhalt Datamatrixcode)
  • ggf. Absenderinformationen (soweit auf den Vorderseiten der Sendungen erkennbar)

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es zur Erbringung der beauftragten Leistungen zwingend erforderlich ist, die Fotos der Vorderseite der Umschläge der Briefsendungen auf die Empfänger- und Absenderangaben hin abzusuchen und auszuwerten. Eine Kenntnisnahme von weiteren Angaben des Absenders auf Umschlägen der Briefsendungen oder im Falle von Postkarten auch von Nachrichteninhalten, kann folglich nicht ausgeschlossen werden.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Daten werden für die Vertragserfüllung des beauftragten Services Briefankündigung benötigt. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des vom Kunden auf informierter Basis mit der DPAG geschlossenen Vertrages (Art. 6 (1) lit. b der europäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO). Da im Rahmen der Briefankündigung ein Bild der Vorderseite der Sendung verarbeitet wird, werden die Absenderdaten daher miterfasst (soweit auf den Vorderseiten der Sendungen erkennbar). Die Miterfassung dieser Absenderangaben erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses der DPAG gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um dem Empfänger den Service Briefankündigung anbieten zu können.

Darüber hinaus erfolgt ggf. gemäß Art. 6 (1) c) DSGVO eine Verarbeitung auch zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie z.B. § 161 StPO (Strafprozessordnung), § 40 PostG (Postgesetz), § 13a UKlG (Gesetz über Unterlassungsklagen bei Verbraucherrechts- und anderen Verstößen), u.a.

Sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur Datenweitergabe an öffentlichen Stellen oder Dritte existiert, erfolgt eine Datenübermittlung an Dritte nur sofern der Auftraggeber eingewilligt hat. Rechtsgrundlage bildet in solchen Fällen mithin Art. 6 (1) a) DSGVO.

Schließlich erfolgt auch eine Verarbeitung zu den weiteren folgend gelisteten Zwecken:

  • zu Zwecken der Qualitätssicherung, Prozessoptimierung und Planungssicherheit,
  • dem Auftraggeber – sofern zulässig – bedarfsgerechte Werbung zukommen zu lassen.

Im Rahmen des Betriebs des Services „Briefankündigung“ werden täglich statistische Daten über die den Nutzern dargestellten Sendungsarten aufgezeichnet. Ein Bezug zu konkreten Einzelsendungen, Sendungsinhalten oder Absendern findet nicht statt. Die erhobenen statistischen Daten werden rein in anonymisierter Form zur Auswertung gesammelt.

Hierfür besteht ein berechtigtes Interesse seitens der Deutschen Post AG, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und um die Produkte und Services permanent zu verbessern. Ein überwiegend schutzwürdiges Interesse liegt nach Einschätzung der Deutschen Post AG nicht vor, da die Verarbeitungen von ihrer Eingriffsintensität so gering wie möglich durchgeführt werden. Rechtsgrundlage bildet mithin Art. 6 (1) f) DSGVO.

Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen. Sofern Sie von Ihren Widerspruchsrechten Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte an die folgende Stelle:

deutschepost.de/datenschutz/kontakt

3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Kern der Leistung des Services Briefankündigung ist die Darstellung der Sendungsbilder von Briefen in der Post & DHL App. Die Briefankündigungen werden somit zum Abruf durch die App bereitgestellt.

Daneben erfolgt ggf. eine Weitergabe der Daten im Rahmen von gesetzlichen Verpflichtungen (z.B. an Gerichte oder Ermittlungsbehörden) (s.o.). 

Weiterhin sind Leistungen zum Kundenservice, sowie der Entwicklung und dem Betrieb der für die Erbringung der Services notwendigen IT-Systeme an Dienstleister ausgelagert.

 

4. Speicherdauer

Die erzeugten Briefankündigungen der Sendungen werden dem Nutzer in der App für 15 Tage zur Ansicht bereitgestellt. Die DPAG speichert Sendungsbilder nur solange, wie dies aus betrieblichen Gründen und zur Erbringung der vereinbarten Leistung erforderlich ist (bis maximal 21 Tage). Die Übertragung zur Darstellung in der App wird mittels entsprechenden Verschlüsselungsmechanismen gesichert.

Die Daten werden für die Dauer von 15 Tagen vorgehalten, um dem Auftraggeber die Möglichkeit zu geben, diese so lange in der App einzusehen. Deutsche Post greift nur im Falle einer operativen Störung darauf zu und für Prozess-Optimierungen und -Analysen, zum Beispiel wenn der Auftraggeber sich  beschwert, weil zu einem Brief kein Sendungsbild angezeigt wird. Zu diesen Daten gehören u.a.

  • das Sendungsbild
  • die vollständige Anschrift des Empfängers
  • die Angaben des Absenders, soweit auf der Vorderseite der Sendung ermittelbar
  • Angaben zur Frankierung der Sendung
  • Art der Sendung (z.B. Standard- oder Kompaktbrief, Maxi- oder Großbrief, Warensendung, etc.)
  • Sendungsnummern (Frankier-ID, Sendungsnummer Briefzusatzleistung, etc.)
  • Zeitstempel der Verarbeitung 

5. Drittstaatentransfer

Eine Verarbeitung der Daten in einem Drittstaat, also in einen Staat außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), erfolgt nicht.
 

6. Weitere Informationen

Weitere allgemeinen Informationen zum Datenschutz, Ihren Betroffenenrechten und die relevanten Kontaktdaten finden Sie jederzeit auf unserer Webseite unter deutschepost.de/datenschutz.