Datenschutzhinweise

An dieser Stelle möchten wir für Sie alle Hinweise zum Datenschutz für den Service Briefankündigung noch einmal an einer Stelle zusammenfassen.

 

1. Art der erhobenen Daten

  • Name des Auftraggebers (Empfänger), bestehend aus
    - Anrede („Herr“, „Frau“, „Divers“)
    - Vorname
    - ggf. weiteren Vornamen (optional)
    - Nachname
  • Zustellfähige Hausanschrift des Auftraggebers, bestehend aus
    - ggf. Adresszusatz (optional)
    - Straße
    - Hausnummer
    - Postleitzahl
    - Ort
  • E-Mail-Adresse des Auftraggebers
  • Fotos der Vorderseiten der an den Auftraggeber gerichteten Sendungen
  • ggf. Absenderinformationen (soweit auf den Vorderseiten der Sendungen  erkennbar)

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es zur Erbringung der beauftragten Leistungen zwingend erforderlich ist, die Fotos der Vorderseite der Umschläge der Briefsendungen auf die Empfänger- und Absenderangaben hin abzusuchen und auszuwerten. Eine Kenntnisnahme von weiteren Angaben des Absenders auf Umschlägen der Briefsendungen oder im Falle von Postkarten auch von Nachrichteninhalten, kann folglich nicht ausgeschlossen werden.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Daten werden für die Vertragserfüllung des beauftragten Services Briefankündigung  benötigt. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des vom Kunden auf informierter  Basis mit der DPAG geschlossenen Vertrages (Art. 6 (1) lit. b der europäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO).

Darüber hinaus erfolgt ggf. gemäß Art. 6 (1) c) DSGVO eine Verarbeitung auch zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie z.B. § 161 StPO (Strafprozessordnung), § 40 PostG (Postgesetz), § 13a UKlG (Gesetz über Unterlassungsklagen bei Verbraucherrechts- und anderen Verstößen), u.a.

Sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur Datenweitergabe an öffentlichen Stellen oder Dritte existiert, erfolgt eine Datenübermittlung an Dritte nur sofern der Auftraggeber eingewilligt hat. Rechtsgrundlage bildet in solchen Fällen mithin Art. 6 (1) a) DSGVO.

Schließlich erfolgt auch eine Verarbeitung zu den weiteren folgend gelisteten Zwecken:

  • im Rahmen unserer Sicherheitsbelange (z.B. zwecks Aufdeckung von Straftaten),
  • zwecks Erstellung von Statistiken,
  • zu Zwecken der Qualitätssicherung, Prozessoptimierung und Planungssicherheit,
  • dem Auftraggeber – sofern zulässig – bedarfsgerechte Werbung zukommen zu lassen.

Im Rahmen des Betriebs des Services „Briefankündigung“ werden täglich statistische Daten über die den Nutzern zugestellten Sendungsarten aufgezeichnet. Ein Bezug zu konkreten Einzelsendungen, Sendungsinhalten oder Absendern findet nicht statt. Die erhobenen statistischen Daten werden rein in anonymisierter Form zur Auswertung gesammelt.
Hierfür besteht ein berechtigtes Interesse seitens der Deutschen Post AG, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und um die Produkte und Services permanent zu verbessern. Ein überwiegend schutzwürdiges Interesse liegt nach Einschätzung der Deutschen Post AG nicht vor, da die Verarbeitungen von ihrer Eingriffsintensität so gering wie möglich durchgeführt werden. Rechtsgrundlage bildet mithin Art. 6 (1) f) DSGVO.

Sofern Sie von Ihren Widerspruchsrechten Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte an die folgende Stelle:

deutschepost.de/datenschutz/kontakt

3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Kern der Leistung des Services Briefankündigung ist der Versand von E-Mails mit den Inhalten der Briefankündigung an das E-Mail Postfach des Auftraggebers. Die Briefankündigungen werden somit an das Unternehmen weitergeleitet, bei dem der Auftraggeber sein angegebenes E-Mail Postfach besitzt.

Neben der geschilderten Datenweitergabe an den E-Mail-Provider erfolgt ggf. eine Weitergabe im Rahmen von gesetzlichen Verpflichtungen (z.B. an Gerichte oder Ermittlungsbehörden) (s.o.). 

Weiterhin sind Leistungen zum Kundenservice, sowie der Entwicklung und dem Betrieb der für die Erbringung der Services notwendigen IT-Systeme an Dienstleister ausgelagert.

Zudem erfolgt eine Weitergabe an Dritte sofern der Auftraggeber eingewilligt hat.

4. Speicherdauer

Die erzeugten Briefankündigungen der Sendungen werden dem Nutzer per elektronischer Nachricht (E-Mail) an seine bei Auftragserteilung hinterlegte E-Mail-Adresse zugesandt. Die DPAG speichert die elektronischen Nachrichten nur solange, wie dies aus betrieblichen Gründen und zur Erbringung der vereinbarten Leistung erforderlich ist. Die Übertragung der Daten an die Server des E-Mail Postfachs des Auftraggebers wird mittels Transportverschlüsselung gesichert.

Für die Dauer von maximal 4 Tagen im Regelprozess werden die aus der Briefproduktion vorliegenden Daten der als Briefankündigung zugestellten Sendungen vorgehalten, um auf diese im Falle einer operativen Störung zugreifen zu können. In Ausnahmefällen werden die Daten für die Dauer von bis zu 14 Tagen für Prozess-Optimierungen und Prozess-Analysen verwendet. Zu diesen Daten gehören u.a.

  • das Sendungsbild
  • die vollständige Anschrift des Empfängers
  • die Angaben des Absenders, soweit auf der Vorderseite der Sendung ermittelbar
  • Angaben zur Frankierung der Sendung
  • Art der Sendung (z.B. Standard- oder Kompaktbrief, Maxi- oder Großbrief, Warensendung, etc.)
  • Sendungsnummern (Frankier-ID, Sendungsnummer Briefzusatzleistung, etc.)
  • Zeitstempel der Verarbeitung im Zustellprozess

5. Drittstaatentransfer

Eine Verarbeitung der Daten in einem Drittstaat, also in einen Staat außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), erfolgt grundsätzlich nicht.
 

6. Weitere Informationen

Weitere allgemeinen Informationen zum Datenschutz, ihren Betroffenenrechten und die relevanten Kontaktdaten finden Sie jederzeit auf unserer Webseite unter deutschepost.de/datenschutz.