Leistungsbeschreibung der Deutschen Post AG für die Briefankündigung bei GMX und WEB.DE

1. Prinzipieller Ablauf

Ziel des Services Briefankündigung der Deutschen Post ist es, den Nutzern ein digitales Erlebnis ihrer täglichen Post zu bieten. Hierfür wird allen registrierten Nutzern eine digitale Ankündigung ihrer voraussichtlich an diesem Tag zugestellten postalischen Sendungen in ihrem Postfach bei GMX oder WEB.DE in Form einer E-Mail pro Sendung zur Verfügung gestellt. In ihrem gewohnten E-Mail Postfach können die Nutzer somit auf die für sie bereitgestellten digitalen Sendungsinformationen zugreifen und erleben täglich ein „digitales Abbild“ ihres physischen Briefkastens.

Für die registrierten Nutzer werden nahezu alle an sie gerichteten Sendungen (Ausnahmen siehe Kapitel 7) auf dem Beförderungsweg ungeöffnet von außen fotografisch erfasst und der Erstellung der Briefankündigung zugeführt. Dort werden die Sendungsinformationen aus den Sendungsbildern extrahiert, die Briefankündigung aufbereitet und per E-Mail an das E-Mail Postfach des Nutzers zugestellt. Parallel dazu werden die Sendungen unverändert wie gewohnt an die Hausanschrift des Empfängers zugestellt.

Abbildung 1

Abbildung 1: Schematische Darstellung des Ablaufs zur Zustellung der Briefankündigung

Die an den Nutzer gerichteten Sendungen werden anhand seiner hinterlegten verifizierten Anschrift identifiziert und die Sendungsbilder ausgeschleust. Aus diesen ausgeschleusten Sendungsbildern werden erneut die Empfängerangaben ausgelesen und mit den hinterlegten Auftragsdaten abgeglichen. Die Empfängerangaben werden mit dem Bild der Sendung zu einer Briefankündigung zusammengestellt. Diese Briefankündigung wird als elektronische Nachricht an das in den Nutzerdaten hinterlegte E-Mail Postfach des Nutzers bei GMX oder WEB.DE versendet.

2. Ablauf der Registrierung für den Service

Im Rahmen der Registrierung werden folgende Nutzerangaben erhoben und gespeichert:

  • Anrede („Herr“, „Frau“, „Divers“)
  • Vorname
  • weitere Vornamen (optional)
  • Nachname
  • Adresszusatz (optional)
  • Straße
  • Hausnummer
  • Postleitzahl
  • Ort
  • E-Mail-Adresse

Alle nicht als „optional“ gekennzeichneten Angaben sind für die Erbringung des Services Briefankündigung unverzichtbar. Die vollständige Anschrift wird für den Abgleich der Empfängerangaben auf den Sendungen mit den Daten des Nutzers benötigt, die E-Mail-Adresse zum Versand einer erstellten Briefankündigung an das E-Mail Postfach des Nutzers.

Abbildung 2

 

Abbildung 2: Eingabe der Anschrift des Nutzers

Nach Übermittlung der Daten an die Deutsche Post werden als erstes die Adressdaten (Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort) auf ihre Plausibilität, also die Existenz und Korrektheit der eingegebenen Adresse, geprüft. Hierbei werden die Schreibweisen auf den Standard der Deutschen Post normiert, um einen korrekten Abgleich zu ermöglichen. Sollten die Angaben nicht plausibel sein, so wird der Nutzer gebeten, seine Adressdaten zu korrigieren. Liegt eine plausible, normierte Adresse vor, so wird diese dem Nutzer zur Bestätigung noch einmal angezeigt.

Abbildung 3

 

Abbildung 3 : Bestätigung der normierten Anschrift durch den Nutzer

Im nächsten Schritt werden diese Nutzerangaben durch die Deutsche Post verifiziert, denn es muss gewährleistet werden, dass die gemachten Angaben wirklich der Anschrift des Nutzers entsprechen. Hierzu wird dem Nutzer ein Brief mit einem Bestätigungscode an die nun hinterlegte Adresse zugesandt. Durch Eingabe des Bestätigungscodes kann der Nutzer nachweisen, dass er wirklich Zugriff auf die an diese Anschrift gesendeten postalischen Sendungen besitzt, also er der berechtigte  Empfänger dieser Sendungen ist.

Abbildung 4

 

Abbildung 4: Eingabe Bestätigungscode und Zustimmung zu den AGB

Mit der Eingabe des Bestätigungscodes erteilt der Nutzer der Deutschen Post den Auftrag zur Erbringung des Services Briefankündigung für ihn. Hierbei akzeptiert der Nutzer die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Services Briefankündigung, versichert gegenüber der Deutschen Post noch einmal ausdrücklich, die einzige unter der angegebenen Adresse wohnhafte Person mit dem angegebenen Vor- und Nachnamen zu sein und erteilt der Deutschen Post die notwendigen Vollmachten zur Erbringung des Services.

3. Identifikation der Sendungen an den teilnehmenden Nutzer

Der Abgleich der Empfängerangaben auf den Sendungen mit den hinterlegten Anschriften der registrierten Nutzer findet sowohl bei der Aussteuerung der Sendungsbilder aus dem Briefstrom als auch zusätzlich in einem weiteren nachgelagerten Arbeitsschritt statt. Hierdurch wird an zwei unabhängigen Verarbeitungsschritten geprüft, ob die vorliegende Sendung auch wirklich an einen teilnehmenden Nutzer adressiert ist. Wird keine eindeutige Übereinstimmung festgestellt, so wird im Zweifelsfall das Bild der Sendung unmittelbar gelöscht und keine Briefankündigung erstellt.

Neben der korrekten Adresse des teilnehmenden Nutzers wird insbesondere die Namenszeile der Sendung auf eindeutige Übereinstimmung mit dem hinterlegten Namen des Nutzers geprüft. Der Nachname in der Anschrift der Sendung muss vollständig dem Nachnamen eines teilnehmenden Nutzers an der Adresse entsprechen. Stimmt neben dem Nachnamen auch der Vorname und, soweit angegeben, die Anrede auf der Sendung mit den hinterlegten Nutzerdaten überein, so ist eine eindeutige Zuordnung zweifelsfrei gegeben. Im Umkehrschluss ist dies aber nicht der Fall, wenn die Anrede nicht der Angabe des Nutzers entspricht, ein anderer Vorname adressiert ist oder eine abweichende Schreibweise des Nachnamens vorliegt. In diesen Fällen wird das Sendungsfoto umgehend gelöscht und keine Briefankündigung erzeugt.

Konnte die Sendung eindeutig einem registrierten Nutzer zugeordnet werden, so kann aus den Nutzerdaten auch eindeutig die zugehörige E-Mail-Adresse als elektronische Empfangsadresse der Briefankündigung übernommen werden.

4. Erstellung und Versand der Briefankündigung

Nachdem ein teilnehmender Nutzer als Empfänger einer Sendung identifiziert werden konnte, wird die Briefankündigung durch Übernahme der Empfängerdaten sowie der Integration des Sendungsbildes in eine E-Mail-Vorlage erzeugt. Die E-Mail wird durch eine elektronische Signatur vor Manipulationen geschützt. Darüber hinaus ist durch diese Signatur für GMX bzw. WEB.DE überprüfbar, dass die Briefankündigung auch wirklich von der Deutschen Post erstellt wurde. Anschließend wird die Sendung elektronisch an die in den Nutzerdaten hinterlegte E-Mail-Adresse des Empfängers versandt. Der Versand der E-Mail an die Server von GMX bzw. WEB.DE ist über eine Transportverschlüsselung abgesichert.

5. Anzeige der Briefankündigung bei GMX und WEB.DE

Die Briefankündigungen werden gesichert an die E-Mail Server von GMX bzw. WEB.DE übertragen. Dort werden die Sendungen für den Abruf durch den Nutzer im Posteingang vorgehalten. Der Abruf über das Web-Portal von GMX bzw. WEB.DE oder die jeweilige App ist mit Nutzername und Passwort gesichert und kann durch den Nutzer jederzeit erfolgen. GMX und WEB.DE bieten ihren Nutzern auch eine sogenannte Zwei-Faktor-Authentisierung an, wodurch neben dem Passwort ein zweites unabhängiges Merkmal für den Zugriff auf das Postfach geprüft wird. Dies kann vom Nutzer jederzeit in der Selbstadministration seines E-Mail Kontos bei GMX bzw. WEB.DE aktiviert werden, um ein höheres Sicherheitsniveau für den Zugriff auf sein E-Mail Postfach und somit auch auf die zugestellten Briefankündigungen zu gewährleisten.

Nach einem erfolgreichen Login wird dem Nutzer wie gewohnt sein aktueller Posteingang angezeigt. Briefankündigungen sind, analog untenstehender Abbildung 5 bzw. Abbildung 6, durch den Absender „ankuendigung@brief.deutschepost.de“ und das Logo der Deutschen Post gekennzeichnet.

Nach Auswahl einer Briefankündigung aus der Liste des Posteingangs öffnet sich die Detaildarstellung und der Nutzer kommt zur Inhaltsansicht dieser Briefankündigung (beispielhaft in Abbildung 5 und Abbildung 6), in der er das Bild der Vorderseite der Sendung angezeigt bekommt.

Abbildung 5

 

Abbildung 5: Posteingang mit Briefankündigungen im GMX Web-Portal

Abbildung 6

 

Abbildung 6: Detailansicht Briefankündigung in der GMX-App

6. Selbstadministration

Sowohl mobil als auch im Browser sieht der Nutzer unter dem Menüpunkt Briefankündigung  in den Einstellungen zu seinem E-Mail Konto bei GMX bzw. WEB.DE den Status seiner Registrierung und Beauftragung der Briefankündigung. Hier kann der Nutzer jederzeit den Auftrag widerrufen bzw. kündigen. Nach Kündigung werden keine weiteren Briefankündigungen mehr zugestellt.

Abbildung 7

Abbildung 7: Menüpunkt Einstellungen im WEB.DE Postfach

Abbildung 7

Eine Adressänderung oder Änderung des Nachnamens des Nutzers in den Auftragsdaten zur Briefankündigung ist in der Selbstadministration ebenfalls möglich. Hierzu wird im Hintergrund automatisch der bestehende Auftrag gekündigt und für den Nutzer ein neuer Auftrag mit den aktualisierten Anschriftendaten, also dem geänderten Nachnamen bzw. der geänderten Adresse, angelegt. Diese Auftragsanlage durchläuft die gleichen Schritte wie die ursprüngliche Beauftragung. Insbesondere wird dem Nutzer auf Grund der Änderungen in der Anschrift ein neuer Bestätigungscode per Brief an diese Anschrift zugesandt und der Auftrag erst nach korrekter Eingabe des neuen Bestätigungscodes aktiviert.

7. Ausgeschlossene Sendungsarten

Folgende Sendungsarten sind nicht maschinenfähig und werden darum in den Briefzentren der Deutschen Post nicht durch einen automatischen maschinellen Sortierprozess geleitet oder werden in der Regel nicht durch ein Briefzentrum der Deutschen Post geleitet (u.a. Express-Sendungen und Pakete), weshalb kein Foto der Sendung vorliegt und somit auch keine Briefankündigung erstellt werden kann:

  • Schriftstücke aus Postzustellaufträgen (z.B. Briefe vom Amtsgericht)
  • Teiladressierte Sendungen (Sendungen ohne Namensangaben)
  • Unadressierte Sendungen
  • Express-Sendungen
  • Pakete/Päckchen über DHL
  • Warensendungen über DHL
  • Streifbandzeitungen

Wurden einer Sendung Inhalte beigefügt, die eine maschinelle Verarbeitung nicht mehr ermöglichen (Sendung zu dick, ungleichmäßig befüllt, Gefahr der Beschädigung des Umschlags, etc.), so wird diese aus dem Briefstrom aussortiert und manuell weiterbearbeitet. In diesem Fall liegt ebenfalls kein Sendungsbild vor und es kann somit keine Briefankündigung erstellt werden.

Insgesamt hängt es somit sowohl von der Beschaffenheit der Sendung als auch von der eindeutigen Erkennbarkeit der vollständigen Empfängeranschrift auf der Sendung ab, ob eine Briefankündigung erstellt werden kann oder nicht. In der Praxis kann es daher zu Abweichungen zwischen den vorangekündigten Briefsendungen und den tatsächlich zugestellten postalischen Sendungen kommen.

8. Geplante Ausbaustufen

Zur weiteren Optimierung des Services sind bereits Erweiterungen geplant. Auf der Produktseite deutschepost.de/briefankuendigung werden weitere Informationen über die Ausbaustufen angekündigt, sobald die Details der konkreten Umsetzung und der jeweilige Start-Termin feststehen.

8.1 Berücksichtigung von Initialen und Sammelanreden in Anschriften

In der Anschrift auf postalischen Sendungen werden manchmal nicht alle Vornamen des Empfängers vollständig ausgeschrieben, sondern zum Teil vom Absender weggelassen oder in Form einer Initiale (beispielsweise „C.“) abgekürzt. Solche Anschriften ohne die Angabe eines vollständigen Vornamens können einem Nutzer an der Adresse plausibel zugeordnet werden, vorausgesetzt der Nachname und die Anrede auf der Sendung passen korrekt zu den Angaben in den Nutzerdaten. Es ist geplant, dass die Nutzer der Briefankündigung auf eigenen Wunsch auch diese weiteren Formen der Anschrift, soweit für sie relevant, aktivieren können.

Des Weiteren sollen für den Nutzer auch Briefankündigungen für alle Sendungen mit Sammelanreden (beispielsweise „Familie“ oder „Eheleute“) oder der Angabe von mehreren Empfängern (beispielsweise „Herr und Frau“) erstellt werden, wenn aus der Anschrift klar hervorgeht, dass der registrierte Nutzer auch einer der adressierten Empfänger ist.

8.2 Anpassung Erscheinungsbild der Briefankündigungs-E-Mail

Um auf die Kundenwünsche und deren Erlebnis der Briefankündigung im Alltag optimal eingehen zu können, wird sich eventuell das Erscheinungsbild der E-Mail zur Briefankündigung verändern. Dabei kann die Briefankündigung auch um weitere Detailangaben zur Sendung, zum Beispiel der Angabe eines abweichenden Zustelldatums unter Berücksichtigung von regionalen Feiertagen, ergänzt werden.

8.3 Empfang Digitale Kopie

Um den Empfängern die Sendungsinhalte zusätzlich zum physischen Original auch digital zustellen zu können, wurde für die Absender eine Möglichkeit geschaffen, diese parallel zum physischen Versand auch digital bereitzustellen - die Digitale Kopie. Eine Zustellung einer Digitalen Kopie erfordert natürlich neben der Einlieferung durch den Absender auch einen Auftrag des Empfängers. Es ist geplant den Nutzern der Briefankündigung diese Option zum digitalen Empfang bereitgestellter Sendungsinhalte als Zusatzservice anzubieten. Für alle vorliegenden Digitalen Kopien der an ihn gerichteten Sendungen erhält der Nutzer dann nicht nur eine reine Ankündigung der Briefsendung, sondern den Sendungsinhalt in einer E-Mail an sein Postfach bei GMX oder WEB.DE zugestellt. Dieser Zusatzservice wird ebenfalls kostenlos und jederzeit kündbar sein.