„Verfolgen Brief“ ist eine Funktion im Post & DHL Geschäftskundenportal und bietet Frankiermaschinen-Kunden den Zugang zur neuen Brief Sendungsverfolgung für ihre vollautomatisch sortierten Sendungen mit und ohne Zusatzleistung.

Der Service schafft Transparenz über Ihren täglichen Postausgang übersichtlich aufbereitet als

• Sendungsübersicht, mit den wichtigsten aggregierten Kennzahlen zu Ihren Briefsendungen und
• Sendungsliste, mit einer detaillierten Sendungsverfolgung und inkl. Empfängerdaten je Briefsendung

Die Basis-Sendungsverfolgung dokumentiert die Bearbeitung Ihrer Briefsendung im Start- und Zielbriefzentrum. Eine Bestätigung über die tatsächlich erfolgte Zustellung ist nicht Teil der Basis-Sendungsverfolgung.

Sie erhalten eine Statusinformation, wann und in welchem unserer Logistikzentren Ihre Sendung in den Sortiermaschinen bearbeitet wurde, und an welchem Tag die Sendung in die Zustellung geht. Eine Bestätigung über die tatsächlich erfolgte Zustellung ist nicht Teil der Basis-Sendungsverfolgung.

Sie erhalten in diesem Fall die höherwertigere Sendungsverfolgung der Briefzusatzleistung und werden über die Zustellung der Sendung informiert.

Für den Service können Frankiermaschinen berücksichtigt werden, die gekauft, gemietet oder geleast sind und für die Sie einen Vertrag über die Nutzung einer Frankiermaschine mit der Deutschen Post AG abgeschlossen haben. 

Bitte beachten Sie, dass zur Wahrung des Postgeheimnis für den Service nur solche Frankiermaschinen zulässig sind, die ausschließlich zur Frankierung Ihrer eigenen Sendungen zum Einsatz kommen. Frankiermaschinen, die, außer Ihnen und Ihren Mitarbeiter für Ihre dienstlichen Zwecke, auch weiteren Nutzern zur Verfügung stehen, z.B. in einer Bürogemeinschaft, sind nicht zulässig.

Nationale und internationale vollautomatisch sortierte Sendungen (Postkarte, Standardbrief bis Maxibrief, Blindensendung) mit und ohne Zusatzleistung (z.B. Einschreiben), die mit Ihrer Frankiermaschine frankiert werden.
Davon ausgenommen sind im Rahmen der Teilleistungen eingelieferte Sendungen. Diese werden ab Januar 2023 über den Service „Verfolgen Brief Teilleistungen“ an den Teilleister beauskunftet.

Für die Bearbeitung Ihrer Briefsendungen setzen wir u.a. Sortieranlagen ein, die in der Lage sind, Anschriften zu lesen und die Sendungen vollautomatisch zu sortieren. Sendungen, die auf diesen Sortieranlagen bearbeitet werden, sind automationsfähig und werden in „Verfolgen Brief“ angezeigt. Sendungen, die z.B. aufgrund von Größe und Format per Hand verarbeitetet werden, werden nicht angezeigt. Wir arbeiten daran, auch nicht automationsfähige Sendungen zukünftig anzeigen zu können.

• Empfängeranschrift aufdrucken
• Falls Sie eine Frankiermaschine einsetzen, welche Zusatzleistungen integral im Frankiervermerk umsetzen kann, empfehlen wir die Zusatzleistung direkt mit Ihrer Frankiermaschine mit zu frankieren. Bei der Verwendung von zusätzlichen Labeln oder Prepaid Marken für die Kennzeichnung der Zusatzleistung ist es in Einzelfällen möglich, dass diese Sendungen bei der maschinellen Verarbeitung in unseren Sortieranlagen nicht richtig erkannt werden.

Sobald Sie mit der Deutschen Post für die neue Frankiermaschine einen Auftrag über die Nutzung einer Frankiermaschine abgeschlossen haben, wird Ihnen die Frankiermaschine im Post & DHL Geschäftskundenportal zur Auswahl angezeigt. Die Auswahl können Sie im Post & DHL Geschäftskundenportal unter "Benutzer verwalten", im Reiter "Verfolgen Brief" treffen.

Zur Zeit wird noch keine API-Schnittstelle angeboten.

Sobald eine Sendung in einem Briefzentrum bearbeitet wird, werden Daten für den Service bereitgestellt. Neue Sendungen werden um 7:00 Uhr in „Verfolgen Brief“ angezeigt, bereits vorhandene fortlaufend aktualisiert. 

Die Sendungsdaten sind in der Sendungsliste bis zu 10 Tagen bei unverändertem Sendungsstatus sichtbar und werden dann automatisch ins Archiv verschoben. Im Archiv sind sie bis zum Ablauf der Speicherfrist (21 Tage für Sendungen ohne Zusatzleistung, 90 Tage für Sendungen mit Zusatzleistung) sichtbar. Durch einen CSV-Export können Sie die Sendungsdaten auch längerfristig sichern.

Der Service „Verfolgen Brief“ ist kostenfrei.

„Verfolgen Brief“ ist eine Funktion im Post & DHL Geschäftskundenportal. Sobald Sie den Service beauftragt haben und über einen Zugang zum Post & DHL Geschäftskundenportal verfügen, können Sie sich unter geschaeftskunden.dhl.de anmelden. Um zur Funktion zu gelangen, klicken Sie bitte auf den Reiter „Verfolgen Brief“.

Unter „Verfolgen Brief“ können Sie auswählen, ob Sie mit der „Sendungsübersicht“ oder der „Sendungsliste“ einsteigen möchten.

Die Sendungsübersicht ist eine Teilfunktion von „Verfolgen Brief“. Sie gliedert sich in die wichtigsten Kennzahlen, wie „Aktuelle Sendungen“ oder „Aktuelle Sendungen nach Briefprodukt“. Die Kennzahlen geben Ihnen einen schnellen Überblick und erlauben den Zugriff auf eine vorgefilterte Sendungsliste mit vielen Details je Sendung.  

Die Kennzahlen für nationale und internationale Sendungen werden auf getrennten Übersichten dargestellt.

Die Sendungsliste hilft Ihnen dabei, jede einzelne Sendung im Blick zu behalten. Analog zur Sendungsübersicht können Sie auch in der Sendungsliste über die Reiter zwischen einer nationalen und internationalen Ansicht wechseln. Für jede Sendung können Sie Empfängerdaten, Sendungsstatusinformationen sowie weitere Details einsehen und bei Bedarf herunterladen.

Für alle Sendungen, die den vollautomatisierten Sortierprozess durchlaufen, wird die Empfängeranschrift ausgelesen und im Verfolgen Brief angezeigt. Bei einer handschriftlicher Adressierung und in weiteren Ausnahmefällen kann die Empfängeranschrift  aufgrund von Leseschwierigkeiten ggf. nicht oder nur teilweise zur Verfügung gestellt werden.

Anhand der Frankierung durch die Frankiermaschine wird der Vertragspartner für die Frankiermaschine ermittelt und diesem werden die Sendungsdaten in „Verfolgen Brief“ zur Verfügung gestellt. Es muss aus Gründen des Postgeheimnisses ausgeschlossen werden, dass Daten zu einer Sendung angezeigt werden, deren Absender nicht der Inhaber der Frankiermaschine ist.

Sie müssen einen Vertretungsberechtigten Ihrer Firma um die Beauftragung des Service bitten.

Nein, das ist nicht möglich. Es ist wichtig, dass wir Sie als Mitarbeiter der Firma identifizieren können.

Ihre Firmenadresse ist uns bekannt. Wir nutzen die bei uns hinterlegte Anschrift, um Ihnen an diese Anschrift per Brief einen Bestätigungscode zu senden.

Das kann bis zu 30 Minuten dauern.

In der Regel erhalten Sie den Brief innerhalb von 10 Werktagen, nachdem Sie diesen angefordert haben.

Der Bestätigungscode per Post sollte spätestens innerhalb von 10 Werktagen bei Ihnen sein. Sollte der Bestätigungscode bei Ihnen nicht angekommen sein, haben Sie die Möglichkeit, erneut beide Bestätigungscodes anzufordern. Bitte überprüfen Sie ebenfalls, ob die bei uns hinterlegte Firmenadresse aktuell ist. Sollte Ihnen das nicht möglich sein, können Sie sich gerne an den für Sie zuständigen Geschäftskundenservice wenden. Bitte halten Sie dazu Ihre Kundenummer bereit.

Bitte überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Sie haben die Möglichkeit, erneut beide Bestätigungscodes anzufordern.

Um sicher zu stellen, dass nur befugte Personen des Unternehmens Zugriff auf Ihre Sendungsdaten bekommen.

Bitte fordern Sie sich erneut beide Codes unter Bestätigungscodes an.

Das ist leider nicht möglich. Der im Rahmen der Beauftragung benannte Ansprechpartner (Vorname, Nachname und E-Mail) wird als erster Benutzer im Geschäftskundenportal angelegt. Dieser kann aber weitere Benutzer anlegen.

In der Regel erhalten Sie noch am gleichen Tag der Beauftragung die Vertragsbestätigung per E-Mail.

Die E-Mail des Absenders DHLGeschaeftskundenportal@deutschepost.de mit einem Link zur Aktivierung Ihres Zugangs zum Post & DHL Geschäftskundenportal erhalten Sie ca. 1-2 Tage nach der Vertragsbestätigungs-E-Mail.

Die aktuelle Fassung der AGB finden Sie hier.

Die aktuelle Fassung der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung finden Sie hier.

Sie können sich den Auftrag als Bestätigung für Ihre Auftragserteilung herunterladen und zu Ihren Akten nehmen. Nach Prüfung und Freigabe durch die Deutsche Post erhalten Sie eine Vertragsbestätigung per E-Mail.

Überprüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner. Andernfalls wenden Sie sich bitte an den für Sie zuständigen Geschäftskundenservice.

Das Post & DHL Geschäftskundenportal bietet Online-Services rund um den Versand von Brief und Paket. Sie erreichen das Portal unter geschaeftskunden.dhl.de.