Häufige Fragen - Verfolgen Brief
- Was ist der Service „Verfolgen Brief“?
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„Verfolgen Brief“ ist eine Funktion im Post & DHL Geschäftskundenportal und bietet Frankiermaschinen-Kunden den Zugang zur neuen Brief Sendungsverfolgung für ihre vollautomatisch sortierten Sendungen mit und ohne Zusatzleistung.
Der Service schafft Transparenz über Ihren täglichen Postausgang übersichtlich aufbereitet als
- Sendungsübersicht, mit den wichtigsten aggregierten Kennzahlen zu Ihren Briefsendungen und
- Sendungsliste, mit einer detaillierten Sendungsverfolgung und inkl. Empfängerdaten je Briefsendung
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- Was ist die Basis-Sendungsverfolgung?
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Die Basis-Sendungsverfolgung dokumentiert die Bearbeitung Ihrer Briefsendung im Start- und Zielbriefzentrum. Eine Bestätigung über die tatsächlich erfolgte Zustellung ist nicht Teil der Basis-Sendungsverfolgung.
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- Welche Statusinformationen erhalte ich in der Basis-Sendungsverfolgung?
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Sie erhalten eine Statusinformation, wann und in welchem unserer Logistikzentren Ihre Sendung in den Sortiermaschinen bearbeitet wurde, und an welchem Tag die Sendung in die Zustellung geht. Eine Bestätigung über die tatsächlich erfolgte Zustellung ist nicht Teil der Basis-Sendungsverfolgung.
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- Ich habe die Sendung mit einer Zusatzleistung, z.B. Einschreiben, verschickt. Welche Statusinformationen erhalte ich dann?
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Sie erhalten in diesem Fall die höherwertigere Sendungsverfolgung der Briefzusatzleistung und werden über die Zustellung der Sendung informiert.
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- Welche Frankiermaschinen können berücksichtigt werden?
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Für den Service können Frankiermaschinen berücksichtigt werden, die gekauft, gemietet oder geleast sind und für die Sie einen Vertrag über die Nutzung einer Frankiermaschine mit der Deutschen Post AG abgeschlossen haben.
Bitte beachten Sie, dass zur Wahrung des Postgeheimnis für den Service nur solche Frankiermaschinen zulässig sind, die ausschließlich zur Frankierung Ihrer eigenen Sendungen zum Einsatz kommen. Frankiermaschinen, die, außer Ihnen und Ihren Mitarbeiter für Ihre dienstlichen Zwecke, auch weiteren Nutzern zur Verfügung stehen, z.B. in einer Bürogemeinschaft, sind nicht zulässig.
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- Welche Sendungen können im „Verfolgen Brief“ verfolgt werden?
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Nationale und internationale vollautomatisch sortierte Sendungen (Postkarte, Standardbrief bis Maxibrief, Blindensendung) mit und ohne Zusatzleistung (z.B. Einschreiben), die mit Ihrer Frankiermaschine frankiert werden.
Davon ausgenommen sind im Rahmen der Teilleistungen eingelieferte Sendungen. Diese werden ab Januar 2023 über den Service „Verfolgen Brief Teilleistungen“ an den Teilleister beauskunftet.Ist diese Antwort hilfreich?Vielen Dank für Ihr Feedback.
- Warum können nur vollautomatisch sortierten Sendungen verfolgt werden?
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Für die Bearbeitung Ihrer Briefsendungen setzen wir u.a. Sortieranlagen ein, die in der Lage sind, Anschriften zu lesen und die Sendungen vollautomatisch zu sortieren. Sendungen, die auf diesen Sortieranlagen bearbeitet werden, sind automationsfähig und werden in „Verfolgen Brief“ angezeigt. Sendungen, die z.B. aufgrund von Größe und Format per Hand verarbeitetet werden, werden nicht angezeigt. Wir arbeiten daran, auch nicht automationsfähige Sendungen zukünftig anzeigen zu können.
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- Was kann ich selber tun, damit alle meine Sendungen vollständig in "Verfolgen Brief" angezeigt werden?
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- Empfängeranschrift aufdrucken
- Falls Sie eine Frankiermaschine einsetzen, welche Zusatzleistungen integral im Frankiervermerk umsetzen kann, empfehlen wir die Zusatzleistung direkt mit Ihrer Frankiermaschine mit zu frankieren. Bei der Verwendung von zusätzlichen Labeln oder Prepaid Marken für die Kennzeichnung der Zusatzleistung ist es in Einzelfällen möglich, dass diese Sendungen bei der maschinellen Verarbeitung in unseren Sortieranlagen nicht richtig erkannt werden.
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- Ich habe eine neue Frankiermaschine, was muss ich tun?
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Sobald Sie mit der Deutschen Post für die neue Frankiermaschine einen Auftrag über die Nutzung einer Frankiermaschine abgeschlossen haben, wird Ihnen die Frankiermaschine im Post & DHL Geschäftskundenportal zur Auswahl angezeigt. Die Auswahl können Sie im Post & DHL Geschäftskundenportal unter "Benutzer verwalten", im Reiter "Verfolgen Brief" treffen.
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- Können die Daten auch per API-Schnittstelle bereitgestellt werden?
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Zur Zeit wird noch keine API-Schnittstelle angeboten.
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- Wann erfolgt ein Eintrag im Service „Verfolgen Brief“?
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Sobald eine Sendung in einem Briefzentrum bearbeitet wird, werden Daten für den Service bereitgestellt. Neue Sendungen werden um 7:00 Uhr in „Verfolgen Brief“ angezeigt, bereits vorhandene fortlaufend aktualisiert.
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- Wie lange sind die Sendungen sichtbar?
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Die Sendungsdaten sind in der Sendungsliste bis zu 10 Tagen bei unverändertem Sendungsstatus sichtbar und werden dann automatisch ins Archiv verschoben. Im Archiv sind sie bis zum Ablauf der Speicherfrist (21 Tage für Sendungen ohne Zusatzleistung, 90 Tage für Sendungen mit Zusatzleistung) sichtbar. Durch einen CSV-Export können Sie die Sendungsdaten auch längerfristig sichern.
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- Wie viel kostet der Service „Verfolgen Brief“?
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Der Service „Verfolgen Brief“ ist kostenfrei.
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- Wie erhalte ich Zugriff auf den Service „Verfolgen Brief?“
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„Verfolgen Brief“ ist eine Funktion im Post & DHL Geschäftskundenportal. Sobald Sie den Service beauftragt haben und über einen Zugang zum Post & DHL Geschäftskundenportal verfügen, können Sie sich unter geschaeftskunden.dhl.de anmelden. Um zur Funktion zu gelangen, klicken Sie bitte auf den Reiter „Verfolgen Brief“.
Unter „Verfolgen Brief“ können Sie auswählen, ob Sie mit der „Sendungsübersicht“ oder der „Sendungsliste“ einsteigen möchten.
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- Was ist die Sendungsübersicht?
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Die Sendungsübersicht ist eine Teilfunktion von „Verfolgen Brief“. Sie gliedert sich in die wichtigsten Kennzahlen, wie „Aktuelle Sendungen“ oder „Aktuelle Sendungen nach Briefprodukt“. Die Kennzahlen geben Ihnen einen schnellen Überblick und erlauben den Zugriff auf eine vorgefilterte Sendungsliste mit vielen Details je Sendung.
Die Kennzahlen für nationale und internationale Sendungen werden auf getrennten Übersichten dargestellt.
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- Was ist die Sendungsliste?
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Die Sendungsliste hilft Ihnen dabei, jede einzelne Sendung im Blick zu behalten. Analog zur Sendungsübersicht können Sie auch in der Sendungsliste über die Reiter zwischen einer nationalen und internationalen Ansicht wechseln. Für jede Sendung können Sie Empfängerdaten, Sendungsstatusinformationen sowie weitere Details einsehen und bei Bedarf herunterladen.
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- Wie werden die Empfängeradressen gelesen und angezeigt? Können auch handgeschriebenen Adressen gelesen werden?
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Für alle Sendungen, die den vollautomatisierten Sortierprozess durchlaufen, wird die Empfängeranschrift ausgelesen und im Verfolgen Brief angezeigt. Bei einer handschriftlicher Adressierung und in weiteren Ausnahmefällen kann die Empfängeranschrift aufgrund von Leseschwierigkeiten ggf. nicht oder nur teilweise zur Verfügung gestellt werden.
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Fragen zur Beauftragung
- Wieso muss ich mich verpflichten, für den Service „Verfolgen Brief“ nur Frankiermaschinen auszuwählen, die ausschließlich von mir selbst genutzt werden und über die ausschließlich meine Sendungen frankiert werden?
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Anhand der Frankierung durch die Frankiermaschine wird der Vertragspartner für die Frankiermaschine ermittelt und diesem werden die Sendungsdaten in „Verfolgen Brief“ zur Verfügung gestellt. Es muss aus Gründen des Postgeheimnisses ausgeschlossen werden, dass Daten zu einer Sendung angezeigt werden, deren Absender nicht der Inhaber der Frankiermaschine ist.
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- Ich bin nicht der Vertretungsberechtigte der Firma. Was kann ich tun?
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Sie müssen einen Vertretungsberechtigten Ihrer Firma um die Beauftragung des Service bitten.
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- Mir liegt keine Firmen-E-Mail-Adresse vor. Kann ich eine andere E-Mail für die Verifizierung nutzen?
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Nein, das ist nicht möglich. Es ist wichtig, dass wir Sie als Mitarbeiter der Firma identifizieren können.
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- Warum muss ich keine Firmenanschrift angeben?
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Ihre Firmenadresse ist uns bekannt. Wir nutzen die bei uns hinterlegte Anschrift, um Ihnen an diese Anschrift per Brief einen Bestätigungscode zu senden.
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- Wie lange dauert es, bis ich die E-Mail mit dem Bestätigungscode erhalte?
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Das kann bis zu 30 Minuten dauern.
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- Ich habe noch keinen Bestätigungscode per Post erhalten. Wie lange dauert das?
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In der Regel erhalten Sie den Brief innerhalb von 10 Werktagen, nachdem Sie diesen angefordert haben.
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- Ich habe meinen Bestätigungscode per Post nicht erhalten. Was kann ich tun?
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Der Bestätigungscode per Post sollte spätestens innerhalb von 10 Werktagen bei Ihnen sein. Sollte der Bestätigungscode bei Ihnen nicht angekommen sein, haben Sie die Möglichkeit, erneut beide Bestätigungscodes anzufordern. Bitte überprüfen Sie ebenfalls, ob die bei uns hinterlegte Firmenadresse aktuell ist. Sollte Ihnen das nicht möglich sein, können Sie sich gerne an den für Sie zuständigen Geschäftskundenservice wenden. Bitte halten Sie dazu Ihre Kundenummer bereit.
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- Ich habe meinen Bestätigungscode per E-Mail nicht erhalten. Was kann ich tun?
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Bitte überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Sie haben die Möglichkeit, erneut beide Bestätigungscodes anzufordern.
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- Warum werden zwei Bestätigungscodes benötigt?
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Um sicher zu stellen, dass nur befugte Personen des Unternehmens Zugriff auf Ihre Sendungsdaten bekommen.
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- Ich habe den Brief oder die E-Mail mit dem Bestätigungscode nicht mehr. Was kann ich tun?
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Bitte fordern Sie sich erneut beide Codes unter Bestätigungscodes an.
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- Kann die Aktivierungsmail für das Geschäftskundenportal auch an eine andere E-Mail-Adresse geschickt werden?
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Das ist leider nicht möglich. Der im Rahmen der Beauftragung benannte Ansprechpartner (Vorname, Nachname und E-Mail) wird als erster Benutzer im Geschäftskundenportal angelegt. Dieser kann aber weitere Benutzer anlegen.
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- Wie lange dauert es, bis ich die Vertragsbestätigung erhalte?
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In der Regel erhalten Sie noch am gleichen Tag der Beauftragung die Vertragsbestätigung per E-Mail.
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- Wie lange dauert es, bis ich die Aktivierungsmail für das Post & DHL Geschäftskundenportal erhalte?
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Die E-Mail des Absenders DHLGeschaeftskundenportal@deutschepost.de mit einem Link zur Aktivierung Ihres Zugangs zum Post & DHL Geschäftskundenportal erhalten Sie ca. 1-2 Tage nach der Vertragsbestätigungs-E-Mail.
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- Wo kann ich die AGB finden, denen ich zugestimmt habe?
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Die aktuelle Fassung der AGB finden Sie hier.
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- Wo kann ich die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung finden, der ich zugestimmt habe?
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Die aktuelle Fassung der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung finden Sie hier.
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- Warum soll ich den Auftrag herunterladen?
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Sie können sich den Auftrag als Bestätigung für Ihre Auftragserteilung herunterladen und zu Ihren Akten nehmen. Nach Prüfung und Freigabe durch die Deutsche Post erhalten Sie eine Vertragsbestätigung per E-Mail.
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- Ich habe keine Vertragsbestätigung per E-Mail erhalten. Was kann ich tun?
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Überprüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner. Andernfalls wenden Sie sich bitte an den für Sie zuständigen Geschäftskundenservice.
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Fragen zum Post & DHL Geschäftskundenportal
- Was ist das Post & DHL Geschäftskundenportal und wo finde ich es?
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Das Post & DHL Geschäftskundenportal bietet Online-Services rund um den Versand von Brief und Paket. Sie erreichen das Portal unter geschaeftskunden.dhl.de.
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- Ich möchte gerne mehr über das Post & DHL Geschäftskundenportal erfahren. Wo finde ich Informationen?
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Die wichtigsten Funktionen des Portals werden Ihnen in dieser kostenfreien Web-Session vorgestellt: Das neue Post & DHL Geschäftskundenportal
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- Der Link in meiner Aktivierungsmail ist abgelaufen. Was kann ich tun?
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Bitte lassen Sie sich von unserem technischen Support eine neue E-Mail zur Aktivierung zusenden. Der technische Support ist unter 0228 76367679 (Deutsch) oder 0228 76367659 (Englisch), montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr erreichbar.
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- Ich habe mein Passwort oder meinen Benutzernamen vergessen. Was kann ich tun?
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Klicken Sie im ersten Schritt auf der Anmeldeseite des Portals auf den Link "Passwort oder Benutzername vergessen?". Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben geben Sie im zweiten Schritt bitte den Benutzernamen Ihres Benutzers im Portal ein und klicken Sie anschließend auf den Button "zusenden". Sie erhalten im Anschluss eine E-Mail mit einem Link zur Vergabe eines neuen Passworts an die für Sie im Portal hinterlegte E-Mail-Adresse.
Wenn Sie Ihren Benutzernamen vergessen haben, klicken Sie im zweiten Schritt auf den Link "Benutzername vergessen". Nach Eingabe Ihrer Kundennummer (EKP) und Ihrer E-Mail-Adresse, mit der Sie im Portal angemeldet sind, erhalten Sie eine E-Mail, in der Ihnen Ihr Benutzername mitgeteilt wird.
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- Wie kann ich weitere Benutzer anlegen?
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Wenn weitere Personen einen Zugang erhalten sollen, gehen Sie wie folgt vor:
- Anmeldung im Post & DHL Geschäftskundenportal
- [Ihr Name] → „Benutzer verwalten“ und dann „Neuen Benutzer anlegen“
- Im Reiter „Verfolgen Brief“ die Frankiermaschine auswählen
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