Häufige Fragen - Verfolgen Brief Frankiermaschinen

"Verfolgen Brief Frankiermaschinen" ist eine Funktion im Post & DHL Geschäftskundenportal und bietet Frankiermaschinen-Kunden den Zugang zur neuen Brief Sendungsverfolgung für Sendungen mit und ohne Zusatzleistung.

Der Service schafft Transparenz über Ihren täglichen Postausgang übersichtlich aufbereitet als

• Sendungsübersicht, mit den wichtigsten aggregierten Kennzahlen zu Ihren Briefsendungen und
• Sendungsliste, mit einer detaillierten Sendungsverfolgung und inkl. Empfängerdaten je Briefsendung

Die Basis-Sendungsverfolgung dokumentiert die Bearbeitung Ihrer Briefsendung im Start- und Zielbriefzentrum. Eine Bestätigung über die tatsächlich erfolgte Zustellung ist nicht Teil der Basis-Sendungsverfolgung.

Sie erhalten eine Statusinformation, wann und in welchem unserer Logistikzentren Ihre Sendung bearbeitet wurde, und an welchem Tag die Sendung in die Zustellung geht. Eine Bestätigung über die tatsächlich erfolgte Zustellung ist nicht Teil der Basis-Sendungsverfolgung.

Sie erhalten in diesem Fall die höherwertigere Sendungsverfolgung der Briefzusatzleistung und werden über die Zustellung der Sendung informiert.
Voraussetzung ist das Aufbringen eines zusätzlichen 1D-Barcodes. Je nach Modell des Herstellers besteht die Möglichkeit, bei der Nutzung der Briefzusatzleistungen, z.B. für Einschreiben, den Barcode direkt auf die Sendung zu drucken (integraler Druck). In diesem Fall entfällt das Aufkleben eines weiteren 1D-Barcode-Labels auf dem Umschlag.
Wenn Sie Sendungen mit Zusatzleistung Einschreiben oder Nachnahme einliefern, die nicht maschinell bearbeitbar sind und in die Handsortierung gehen, empfehlen wir den integralen Druck, damit die Sendungen in "Verfolgen Brief Frankiermaschinen" mit der höherwertigen Sendungsverfolgung angezeigt werden. Ohne integralen Druck werden diese Sendungen als Sendungen ohne Zusatzleistung mit Basis-Sendungsverfolgung angezeigt.

Ja, damit wir die versprochene Leistung erbringen können, muss weiterhin der zusätzliche 1D-Barcode für Einschreiben oder Nachnahme aufgebracht werden. Je nach Modell des Herstellers besteht die Möglichkeit, bei der Nutzung der Briefzusatzleistungen, z.B. für Einschreiben, den Barcode direkt auf die Sendung zu drucken (integraler Druck). In diesem Fall entfällt das Aufkleben eines weiteren 1D-Barcode-Labels auf dem Umschlag.
Der integrale Druck wird vor allem dann empfohlen, wenn Sie Sendungen mit Zusatzleistung Einschreiben oder Nachnahme einliefern, die nicht maschinell bearbeitbar sind und in die Handsortierung gehen. Damit stellen Sie sicher, dass auch diese Sendungen, die per Hand verarbeitet und gescannt werden, in "Verfolgen Brief" mit der höherwertigen Sendungsverfolgung angezeigt werden. Ohne integralen Druck werden diese Sendungen als Sendungen ohne Zusatzleistung mit Basis-Sendungsverfolgung angezeigt.

Für den Service können Frankiermaschinen berücksichtigt werden, die gekauft, gemietet oder geleast sind und für die Sie einen Vertrag über die Nutzung einer Frankiermaschine mit der Deutschen Post AG abgeschlossen haben.

Bei der „SendPro Mailstation“ der Firma Pitney Bowes Deutschland GmbH sowie der „imnudoo Online-Frankierung“ der Firma Frama Deutschland GmbH  handelt es sich nicht um klassische Frankiermaschinen. Daher kann für diese der Service „Verfolgen Brief Frankiermaschinen“ leider nicht angeboten werden.

Bitte beachten Sie, dass zur Wahrung des Postgeheimnis für den Service nur solche Frankiermaschinen zulässig sind, die ausschließlich zur Frankierung Ihrer eigenen Sendungen zum Einsatz kommen. Frankiermaschinen, die, außer Ihnen und Ihren Mitarbeiter für Ihre dienstlichen Zwecke, auch weiteren Nutzern zur Verfügung stehen, z.B. in einer Bürogemeinschaft, sind nicht zulässig.

Nationale und internationale vollautomatisch sortierte Sendungen (Postkarte, Standardbrief bis Maxibrief, Blindensendung) mit und ohne Zusatzleistung (z.B. Einschreiben), die mit Ihrer Frankiermaschine frankiert werden. DHL Päckchen und Warensendungen, die mit der Frankiermaschine frankiert werden, können nicht "verfolgt" werden.
Ebenso davon ausgenommen sind im Rahmen der Teilleistungen eingelieferte Sendungen. Diese werden seit Januar 2023 über den Service „Verfolgen Brief Teilleistungen“ an den Teilleister beauskunftet.

• Empfängeranschrift aufdrucken
• Die Sendungen so fertigen und gestalten, dass diese maschinell bearbeitbar sind

• Falls Sie eine Frankiermaschine einsetzen, die Briefzusatzleistungen integral (1D-Barcode inkl. Sendungsnummer) im Frankiervermerk abbilden kann, empfehlen wir, die Kennzeichnung der Zusatzleistung direkt mit Ihrer Frankiermaschine aufzubringen. Bei der Verwendung von zusätzlichen Labeln oder Prepaid Marken für die Kennzeichnung der Zusatzleistung ist es in Einzelfällen möglich, dass diese Sendungen bei der maschinellen Verarbeitung in unseren Sortieranlagen nicht richtig erkannt werden. 

Hinweis: Unter Briefzusatzleistung (BZL) versteht man die Services Einschreiben, Eigenhändig und Rückschein. Die meisten Frankiermaschinen können Einschreiben Integral aufbringen: Dabei wird ein zusätzlicher 1D-Barcode mit der BZL-Sendungsnummer im Feld für das Werbeklischee gedruckt. Sollte die Frankiermaschine Einschreiben Integral nicht unterstützen, können dennoch Sendungen mit Briefzusatzleistung frankiert werden. In diesem Fall wird nur das jeweilige Entgelt aufgedruckt. Ein zusätzlicher 1D-Barcode zur Kennzeichnung der Briefzusatzleistung muss ergänzend von Ihnen aufgebracht werden. Entsprechende Label sind im Shop der Deutschen Post erhältlich. 

Sobald Sie mit der Deutschen Post für die neue Frankiermaschine einen Auftrag über die Nutzung einer Frankiermaschine abgeschlossen haben, wird Ihnen die Frankiermaschine im Post & DHL Geschäftskundenportal zur Auswahl angezeigt. Die Auswahl können Sie im Post & DHL Geschäftskundenportal unter "Benutzer verwalten", im Reiter "Verfolgen Brief" treffen.

Zur Zeit wird noch keine API-Schnittstelle angeboten.

Sobald eine Sendung in einem Briefzentrum bearbeitet wird, werden Daten für den Service bereitgestellt. Neue Sendungen werden um 7:00 Uhr in „Verfolgen Brief Frankiermaschinen“ angezeigt, bereits vorhandene fortlaufend aktualisiert. 

Die Sendungsdaten sind in der Sendungsliste bis zu 10 Tagen bei unverändertem Sendungsstatus sichtbar und werden dann automatisch ins Archiv verschoben. Im Archiv sind sie bis zum Ablauf der Speicherfrist (21 Tage für Sendungen ohne Zusatzleistung, 90 Tage für Sendungen mit Zusatzleistung) sichtbar. Durch einen CSV-Export können Sie die Sendungsdaten auch längerfristig sichern.

Der Service „Verfolgen Brief Frankiermaschinen“ ist kostenfrei.

„Verfolgen Brief Frankiermaschinen“ ist eine Funktion im Post & DHL Geschäftskundenportal. Sobald Sie den Service beauftragt haben und über einen Zugang zum Post & DHL Geschäftskundenportal verfügen, können Sie sich unter geschaeftskunden.dhl.de anmelden. Um zur Funktion zu gelangen, klicken Sie bitte auf den Reiter „Verfolgen Brief“.

Unter „Verfolgen Brief“ können Sie auswählen, ob Sie mit der „Sendungsübersicht“ oder der „Sendungsliste“ einsteigen möchten.

Die Sendungsübersicht ist eine Teilfunktion von „Verfolgen Brief Frankiermaschinen“. Sie gliedert sich in die wichtigsten Kennzahlen, wie „Aktuelle Sendungen“ oder „Aktuelle Sendungen nach Briefprodukt“. Die Kennzahlen geben Ihnen einen schnellen Überblick und erlauben den Zugriff auf eine vorgefilterte Sendungsliste mit vielen Details je Sendung.  

Die Kennzahlen für nationale und internationale Sendungen werden auf getrennten Übersichten dargestellt.

Die Sendungsliste hilft Ihnen dabei, jede einzelne Sendung im Blick zu behalten. Analog zur Sendungsübersicht können Sie auch in der Sendungsliste über die Reiter zwischen einer nationalen und internationalen Ansicht wechseln. Für jede Sendung können Sie Empfängerdaten, Sendungsstatusinformationen sowie weitere Details einsehen und bei Bedarf herunterladen.

Für alle Sendungen, die den vollautomatisierten Sortierprozess durchlaufen, wird die Empfängeranschrift ausgelesen und im "Verfolgen Brief Frankiermaschinen" angezeigt. Bei einer handschriftlicher Adressierung und in weiteren Ausnahmefällen kann die Empfängeranschrift aufgrund von Leseschwierigkeiten ggf. nicht oder nur teilweise zur Verfügung gestellt werden.
Für Sendungen, die nicht maschinell bearbeitbar sind und in der Handsortierung bearbeitet werden, stellen wir Ihnen Sendungsdaten bereit, aber keine Empfängeranschrift.

Je nach Modell des Herstellers besteht die Möglichkeit, bei der Nutzung der Briefzusatzleistungen, z.B. für Einschreiben, den Barcode direkt auf die Sendung zu drucken (integraler Druck). In diesem Fall entfällt das Aufkleben eines weiteren 1D-Barcode-Labels auf dem Umschlag.

Der integrale Druck wird vor allem dann empfohlen, wenn Sie Sendungen mit Zusatzleistung Einschreiben oder Nachnahme einliefern, die nicht maschinell bearbeitbar sind und in der Handsortierung bearbeitet werden. Damit stellen Sie sicher, dass auch diese Sendungen, die per Hand bearbeitet und gescannt werden, in "Verfolgen Brief Frankiermaschinen" mit der höherwertigen Sendungsverfolgung angezeigt werden. Ohne integralen Druck werden diese Sendungen als Sendungen ohne Zusatzleistung mit Basis-Sendungsverfolgung angezeigt.

Für die Bearbeitung Ihrer Briefsendungen setzen wir Sortieranlagen ein, die in der Lage sind, Anschriften zu lesen und die Sendungen vollautomatisch zu sortieren. Sendungen, die auf diesen Sortieranlagen bearbeitet werden, werden in "Verfolgen Brief Frankiermaschinen" inkl. Empfängeranschrift angezeigt. Sendungen, die nicht maschinell bearbeitbar sind, werden per Hand bearbeitet. Für diese handsortierten Sendungen stellen wir Ihnen Sendungsdaten bereit, allerdings ohne Empfängeranschrift.  Was kann ich selber tun, damit alle meine Sendungen vollständig in "Verfolgen Brief Frankiermaschinen" angezeigt werden?

• Empfängeranschrift aufdrucken
• Die Sendungen so fertigen und gestalten, dass diese maschinell bearbeitbar sind
• Falls Sie eine Frankiermaschine einsetzen, die Briefzusatzleistungen integral (1D-Barcode inkl. Sendungsnummer) im Frankiervermerk abbilden kann, empfehlen wir, die Zusatzleistung direkt mit Ihrer Frankiermaschine aufzubringen. Bei der Verwendung von zusätzlichen Labeln oder Prepaid Marken für die Kennzeichnung der Zusatzleistung ist es in Einzelfällen möglich, dass diese Sendungen bei der maschinellen Verarbeitung in unseren Sortieranlagen nicht richtig erkannt werden.

Hinweis: Unter Briefzusatzleistung (BZL) versteht man die Services Einschreiben, Eigenhändig und Rückschein. Die meisten Frankiermaschinen können Einschreiben Integral aufbringen: Dabei wird ein zusätzlicher 1D-Barcode mit der BZL-Sendungsnummer im Feld für das Werbeklischee gedruckt. Sollte die Frankiermaschine Einschreiben Integral nicht unterstützen, können dennoch Sendungen mit Briefzusatzleistung frankiert werden. In diesem Fall wird nur das jeweilige Entgelt aufgedruckt. Ein zusätzlicher 1D-Barcode zur Kennzeichnung der Briefzusatzleistung muss ergänzend von Ihnen aufgebracht werden. Entsprechende Label sind im Shop der Deutschen Post erhältlich. 

Anhand der Frankierung durch die Frankiermaschine wird der Vertragspartner für die Frankiermaschine ermittelt und diesem werden die Sendungsdaten in „Verfolgen Brief Frankiermaschinen“ zur Verfügung gestellt. Es muss aus Gründen des Postgeheimnisses ausgeschlossen werden, dass Daten zu einer Sendung angezeigt werden, deren Absender nicht der Inhaber der Frankiermaschine ist.

Sie müssen einen Vertretungsberechtigten Ihrer Firma um die Beauftragung des Service bitten.

Ihre Firmenadresse ist uns bekannt. Wir nutzen die bei uns hinterlegte Anschrift, um Ihnen an diese Anschrift per Brief einen Bestätigungscode zu senden.

In der Regel erhalten Sie den Brief innerhalb von 2-3 Werktagen, nachdem Sie diesen angefordert haben.

Der Bestätigungscode ist 14 Tage gültig.

Das ist leider nicht möglich. Der im Rahmen der Beauftragung benannte Ansprechpartner (Vorname, Nachname und E-Mail) wird als erster Benutzer im Geschäftskundenportal berechtigt. Dieser kann aber weitere Benutzer anlegen.

In der Regel erhalten Sie noch am gleichen Tag der Beauftragung die Vertragsbestätigung per E-Mail.

Die E-Mail des Absenders DHLGeschaeftskundenportal@deutschepost.de mit einem Link zur Aktivierung Ihres Zugangs zum Post & DHL Geschäftskundenportal erhalten Sie ca. 1-2 Tage nach der Vertragsbestätigungs-E-Mail.

Hier finden Sie die aktuelle Fassung der AGB.

Hier finden Sie die aktuelle Fassung der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Überprüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner. Andernfalls wenden Sie sich bitte an den für Sie zuständigen Geschäftskundenservice.

Das Post & DHL Geschäftskundenportal bietet Online-Services rund um den Versand von Brief und Paket. Sie erreichen das Portal unter geschaeftskunden.dhl.de.