Fragen und Antworten zur Briefankündigung POSTFACH

Beim Zusatzservice „Briefankündigung Postfach“ erhalten Sie optional und ohne weitere Kosten zusätzlich zur Basisleistung Postfach täglich eine E-Mail mit der Anzahl der voraussichtlich für den Tag in Ihrem Postfach zu erwarteten Sendungen (Hinweis: Wird keine Sendung erwartet, wird aus Gründen der Datensparsamkeit auch keine E-Mail versandt). Die Information erfolgt an die von Ihnen, dem Postfachinhaber, in Ihrem Kundenkonto Postfach angegebene(n) E-Mail-Adresse(n). Die E-Mail wird morgens (ca. 7:00 Uhr) vorab zur physischen Postfach-Zustellung an Sie verschickt. 

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich zusätzlich die Fotos der Vorderseiten der Sendungen anzuschauen. Die Anzeige aller für Sie an diesem Tag avisierten Sendungsbilder – und darüber hinaus auch die Sendungen der letzten beiden Wochen – sehen Sie, wenn Sie auf üblichem Weg oder auch über den Link in der E-Mail in Ihren – mit Login/Passwort – gesicherten Kundenkonto des Shops der Deutschen Post  gehen.

Hinweis: Die Briefankündigung Postfach wird nur angeboten, wenn Sie den Service aktiv durch Ihre Einwilligung im Shop der Deutschen Post beauftragen. Sofern Sie sich entscheiden, den Zusatzservice nicht nutzen zu wollen, ist Ihrerseits nichts zu veranlassen (keine Aktivierung des Services). Der Service kann auch jederzeit schnell und ohne Aufwand wieder deaktiviert werden.

Die Briefankündigung Postfach ist für Postfachkunden (klassisches Postfach oder Postfach Extra) mit keinen weiteren Kosten verbunden und optional.

Sie können Zeit und Wege sparen, da Sie aufgrund der täglichen Vorab-Information über die zu erwartenden Sendungen selbst entscheiden können, ob Sie Ihr Postfach taggleich leeren möchten. Sobald Sie erfahren, welche Sendungen bei Ihnen eintreffen,  können Sie auf dieser Grundlage ggf. auch direkt Entscheidungen treffen. Darüber hinaus können Sie die Abholung von Sendungen am Schalter planen/ organisieren, d. h. z. B. Vollmachten ausgeben, wenn Sie bereits im Vorfeld wissen, dass Sie nachzuweisende Sendungen erwarten. Die Vorankündigung erfolgt aber ohne Gewähr auf Vollständigkeit, denn es kann vorkommen, dass einzelnen Sendungen, z. B. mit der Hand beschriftete Briefumschläge, elektronisch nicht erfasst und dann auch nicht per E-Mail angekündigt werden (siehe auch Frage „Welche Sendungen werden bei der Briefankündigung Postfach nicht avisiert?“)

Bitte beachten Sie: Bei der Variante Postfach Extra werden nur postfachbeanschriftete Sendungen, also die Sendungen, die im Postfach zugestellt werden, mit der Briefankündigung angekündigt. Die Post, die mit Hausanschrift in den Hausbriefkasten eingelegt wird, wird nicht avisiert.

Bei der digitalen Sendungsankündigung im Kundenkonto handelt es sich lediglich um einen Zusatzservice, bei dem nur Bilder der Vorderseiten (nicht die Inhalte!) der Sendungen den Postfachinhaber darauf hinweisen, welche Sendungen voraussichtlich taggleich in physischer Form im Postfach zugestellt werden. Die Sendungen werden dafür selbstverständlich nicht geöffnet.

Nein, denn um Sendungen automatisiert entsprechend zu codieren, zu sortieren und im Zustellprozess korrekt zuzuleiten, erzeugt die Post in den Briefzentren schon seit jeher Bilder der Anschriftenseite der Briefumschläge. Diese Bilder werden auch für die Überprüfung des Entgelts benötigt, aber auch um die Abrechnung der Sendungen sicherzustellen oder sie dienen für  den korrekten Nachweis unserer Leistungserbringung (bei „Nachnahme“ in Bezug auf den korrekten Betrag oder im Reklamationsmanagement von nachweispflichtigen Sendungen wie beispielsweise „Einschreiben“). 

Diese Bilder nutzen wir nun auch für die digitale Ankündigung Ihrer Sendung im Kundenkonto. Die Briefe werden in ihrem Standard-Bearbeitungsprozess nicht „gestört“ und das Scannen läuft ganz automatisch beim Durchlauf unserer Sortiermaschinen, unabhängig von der Briefankündigung. Eine Verzögerung bei der Zustellung durch diesen Prozess ist deshalb ausgeschlossen. Neu ist, dass diese Bilder den Postfach-Kunden, die die Briefankündigung Postfach beauftragt haben, auch angezeigt werden.

Nein, es kann immer wieder zu Abweichungen zwischen den angekündigten Sendungen und dem wirklichen Posteingang geben (Besonderheiten s. unter „Welche Sendungen werden bei der Briefankündigung Postfach nicht avisiert?“). Wir versuchen natürlich alles, um möglichst alle Sendungen anzukündigen. Um jedoch sicherzustellen, dass Ihnen nicht doch ein wichtiger Brief untergeht, sollten Sie unbedingt weiterhin regelmäßig Ihr Postfach leeren – lt. unserer AGB Postfach unabhängig von der Briefankündigung spätestens nach 7 Tagen.

Nein, wir bieten mit der Briefankündigung Postfach Extra nur eine Sendungsvorschau für Post mit einer Postfachanschrift an und nicht für die Sendungen, die Ihre Privatanschrift tragen. Möchten Sie auch eine Briefankündigung für die Post in Ihrem Hausbriefkasten? Dann beauftragen Sie die Briefankündigung mit 1&1. Mehr Informationen auf unserer Produktseite Briefankündigung.

Die Briefankündigung Postfach wird jedem Postfachinhaber ohne zusätzliche Kosten angeboten – unerheblich, welchen E-Mail-Anbieter er nutzt. Wir versenden die Sendungsvorschau an alle von Ihnen angegebenen E-Mail-Adressen. Sie müssen demnach nicht Kunde bei 1&1 (Web.de oder gmx), sondern nur registrierter Kunde im Shop der Deutschen Post sein, um den Service nutzen zu können.

Die Briefankündigung Postfach avisiert alle Sendungen, die auch physisch in Ihr Postfach eingelegt werden. Einzige Voraussetzung ist, dass diese in unseren Maschinen bearbeitet wurden. Also alle Sendungen mit Postfachanschrift und i. d. R. auch alle Sendungen mit Hausanschrift. Bei Sendungen mit Hausanschrift kann es im Ausnahmefall jedoch dazu kommen, dass diese nicht vorangekündigt werden können, wenn die Weiterleitung ans Postfach manuell durch unseren Zusteller und nicht direkt in den Sortiermaschinen erfolgt ist.

Bei der Variante Postfach Extra werden jedoch ausschließlich die Sendungen mit Postfachanschrift angekündigt.

Bei folgenden Sendungen ist die digitale Briefankündigung Postfach leider nicht möglich, da die Sendungen auch physisch nicht in Postfächer eingelegt werden bzw. kein Sendungsbild in unseren Maschinen erzeugt werden kann:

• Sendungen alternativer Zustelldienste (AZD-Sendungen)
• handsortierte Sendungen
• Postzustellungsaufträge
• Telegramme
• Nicht- bzw. teiladressierte Werbesendungen
• Pakete, Päckchen über DHL
• Express-Sendungen

Ggf. kann es auch zur Nicht-Ankündigung einzelner Sendungen aufgrund von Adressabweichungen oder bei handschriftlicher Adressierung aufgrund von Leseschwierigkeiten kommen. 

Wurden einer Sendung Inhalte beigefügt, die eine maschinelle Verarbeitung nicht mehr ermöglichen (Sendung zu dick, ungleichmäßig befüllt, Gefahr der Beschädigung des Umschlags, etc.), so wird diese Sendung aus dem Briefstrom aussortiert und manuell weiterbearbeitet. In diesem Fall liegt ebenfalls kein Sendungsbild vor und es kann somit keine Briefankündigung erstellt werden.

Haben Sie einen Nachsendeauftrag gestellt, um Sendungen von der Hausanschrift an Ihr Postfach weiterzuleiten, kann auch von diesen nachgesandten Sendungen in den Maschinen kein Bild und dadurch keine Briefankündigung erstellt werden, weil es sich hierbei um zwei verschiedene maschinelle Verarbeitungsprozesse handelt.

Deshalb kann es immer wieder zu Abweichungen zwischen der angekündigten Anzahl der Sendungen und der tatsächlich zugestellten Sendungen kommen. 

Bitte beachten Sie: Bei der Postfachvariante Postfach Extra werden nur die Sendungen mit Postfachanschrift angekündigt, nicht die Post, die in Ihren Briefkasten eingelegt wird.

Wir haben festgestellt, dass Sendungen, auf denen die Postfachanschrift angegeben ist, mit höherer Wahrscheinlichkeit durch die Briefankündigung angezeigt werden als hausbeanschriftete Sendungen. Das liegt darin begründet, dass unsere Maschinen eine Postfach-Nummer besser lesen, umcodieren und zuordnen können als einen Straßennamen (z. B. mit unterschiedlichen Schreibweisen wie Bindestrichen etc.). Deshalb empfehlen wir Ihnen im ersten Schritt, möglichst Ihre Postfachanschrift zu kommunizieren, um die Anzahl der angekündigten Briefe zu erhöhen.

Oft sind es jedoch die Adressen, die nach den strengen Datenschutzvorschriften nicht eindeutig genug sind und die bei der Sendungsankündigung Probleme bereiten. 

Folgende Beispiele:

1. Ist Ihr Postfach nicht auf Sie sondern nur auf Ihre Firma angemeldet, z. B. Gas-Wasser-Nothilfe GmbH, Sie erhalten aber oft Post direkt an Ihren eigenen Namen ohne zusätzliche Nennung Ihrer Firma adressiert? 
2. Haben Sie eine „Kanzlei Sonnenschein“ im Postfach-Kundenkonto als Inhaber hinterlegt und bekommen aber oft Post an einzelne Mitarbeiter, z. B. Herrn Rechtsanwalt Michael Schmidt, ohne Angabe des Namens der Kanzlei?
3. Ihre Firma hat einen recht langen Namen, der durch die Kunden häufig verkürzt wird, z. B. Postbeamtenkrankenkasse wird zu PBeaKK.

Um sicherzustellen, dass auch solche Sendungen mit variierenden Adressen avisiert werden, fügen Sie in Ihrem Kundenkonto diese Varianten als weitere Mitnutzer hinzu.

Im Beispiel 1 sollten Sie nicht nur Ihre Firma hinterlegen sondern auch Ihren eigenen Namen ohne die Firmenangabe. 

Im Beispiel 2 geben Sie einfach die einzelnen Namen Ihrer Rechtsanwälte als Mitnutzer an. 

Im Beispiel 3 sollte dann die verkürzte Form PBeaKK als Mitnutzer mit angegeben werden. 

Je differenzierter die Maschinen die Adressen im System zum Abgleich vorliegen haben, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich die angekündigte Sendungszahl erhöht. Bitte geben Sie aber nur dann verschiedene Varianten ein, wenn Sie bereits die Erfahrung haben, dass Ihre Kunden Ihre Firma differenziert anschreiben.

Hinweis: Nutzt der Absender bei der Adressierung normalerweise den Firmennamen, besteht nicht die Notwendigkeit, jeden Mitarbeiter Ihrer Firma einzeln als Mitnutzer aufzuführen. 

Im §29 PostG hat der Gesetzgeber den Zugang zu Postfachanlagen für Alternative Zustelldienste geregelt. Sobald der Briefwettbewerber seine Sendungen zur Postfachanlage bringt, werden sie dort selbstverständlich korrekt durch uns einsortiert. Da diese Sendungen jedoch nicht vorab in unserem Betriebsablauf bzw. in den Maschinen auftauchen, können wir Ihnen von diesen Briefen leider auch kein Sendungsbild zur Verfügung stellen.

Die digitale Briefankündigung Postfach umfasst alle Sendungen, die analog der AGB Postfach physisch in das Postfach zugestellt werden und die durch die Deutsche Post maschinell bearbeitet werden konnten. Wenn Sie als Postfachinhaber bei der Beauftragung des Postfachs weitere Mitnutzer angegeben haben, werden Ihnen dementsprechend auch die Vorderseiten der Sendungen aller Mitnutzer per Briefankündigung in Ihrem Kundenkonto angezeigt. Im Selfservice-Bereich des Shops können Sie jedoch auch weitere E-Mail-Adressen (z. B. Ihrer Posteingangsstelle oder weiteren Haushaltsangehörigen) angeben (oder auch löschen!), deren Besitzer von der Sendungsvorschau profitieren sollen.

Die Briefankündigung Postfach wird erstmal nur privaten und geschäftlichen Postfachkunden ohne  Großempfänger-Lösungen angeboten werden können. Das bedeutet, dass der Service für die Kunden, die auch Großempfänger-Postleitzahlen oder Umroutungen nutzen, aufgrund anderer Einrichtungsprozesse und Sendungsbearbeitungen dieser Produkte leider noch nicht zur Verfügung steht. Wir arbeiten hier an einer Lösung.

Wenn Sie ein neues Postfach beauftragen – ob klassisches Postfach oder Postfach Extra –, können Sie den Zusatzservice Briefankündigung Postfach direkt mit bestellen. Zum Startdatum des Postfachs, startet zeitgleich die Briefankündigung für dieses Postfach.

Möchten Sie den Service Briefankündigung Postfach für Ihr bestehendes Postfach aktivieren, dann können Sie dies im Rahmen der Selfservices in Ihrem Account des Shops der Deutschen Post tun.

Möchten Sie den Service Briefankündigung Postfach für Ihr bestehendes Postfach aktivieren, sind aber noch nicht für die Selfservices freigeschaltet, müssen Sie sich zuerst im Shop der Deutschen Post unter shop.deutschepost.de/registrieren registrieren. Unter „Mein Konto“ finden Sie dann den Reiter „Postfach“. Dort können Sie sich dann einen individuellen Code für die Aktivierung anfordern. Dieser wird Ihnen aus Sicherheitsgründen in zwei unterschiedlichen Schreiben an Ihre Hausanschrift und Postfachanschrift zugeschickt. Nach Eingabe dieser beiden Codes auf der Seite „Mein Konto“ unter dem Reiter „Postfach“ ist Ihr Konto sofort mit dem Postfach verknüpft und Sie können dann den Service Briefankündigung durch Verschieben des Reglers einfach aktivieren/deaktivieren. Im Rahmen der Selfservices können Sie auch weitere Einstellungen ändern, z. B. weitere E-Mail-Empfänger hinzufügen oder ändern.

Wenn Sie sich entscheiden, die digitale Briefankündigung zu aktivieren, steht Ihnen der Service bei einer Beauftragung vor 19:00 Uhr zwei Tage später zur Verfügung.

Die Registrierung erfolgt zur Sicherheit Ihrer eigenen Daten und zum Schutz weiterer datenschutzrelevanter Informationen. Durch das Einloggen mit Login/Passwort in ein gesichertes Frontend als registrierter Kunde stellen wir in Ihrem Sinne sicher, dass nur Berechtigte alle Postfachdaten bearbeiten und beispielsweise die Briefankündigung aktivieren und somit die Vorderseiten der Briefsendungen einsehen können. 

Der Service Briefankündigung Postfach ist an ein Postfach geknüpft. Beenden Sie die Postfachnutzung, endet automatisch auch der Service Briefankündigung.

Nein! Die Briefankündigung Postfach müssen Sie aktiv durch Ihre Einwilligung im Shop der Deutschen Post beauftragen. Sofern Sie sich entscheiden, den Zusatzservice nicht nutzen zu wollen, ist Ihrerseits nichts zu veranlassen (keine Aktivierung des Services). Der Service kann im Shop auch jederzeit schnell und ohne Aufwand wieder deaktiviert werden.

Nein! Sie bekommen bei Aktivierung der Briefankündigung Postfach täglich nur eine einzige E-Mail (Ausnahme: es sind keine Sendungen für Ihr Postfach vorhanden), die Ihnen über die Anzahl der täglich zu erwarteten Briefe für Ihr Postfach Auskunft gibt. 

Nein, wenn keine Sendungen für Ihr Postfach erwartet werden, erfolgt aus Gründen der Datensparsamkeit auch keine Information per E-Mail.

Leider können wir Ihnen den Service E-Mail mit Bildvorschau nicht mehr anbieten, weil sich die Datenschutzvorgaben geändert haben und es uns demnach rechtlich nicht mehr erlaubt ist, Ihnen Bilder von Sendungen in einer E-Mail anzuzeigen. Wir arbeiten aber an einer Lösung. In Ihrem Kundenkonto im Shop können Sie sich jedoch alle für Sie avisierten Sendungen hochauflösend und vergrößerbar in einer tagesaktuellen Übersicht sowie rückwirkend für die letzten 14 Tage anschauen.

Ja, Sie können im Kundenkonto des Shops weitere E-Mail-Adressen festlegen, an die wir ebenfalls täglich die Briefankündigung Postfach senden sollen. Falls Sie persönlich die Sendungsvorschau nicht benötigen, ist es auch möglich, Ihre eigene E-Mail-Adresse zu unterdrücken. So können Sie die Avise individuell nach Ihren Bedürfnissen streuen, z. B. in die Abteilung, die den Posteingang bearbeitet oder auch an Ihre Mitnutzer.

Im Account des Shops ist eine Tagesübersicht enthalten, in der alle Sendungen der letzten 14 Tage, nach Datum sortiert, einsehbar sind. Sendungsvorschauen, die älter als 14 Tage sind, werden automatisch komplett gelöscht.

Falls Sie – beispielsweise für die tägliche Personalplanung – darauf angewiesen sind, möglichst früh morgens zu erfahren, wie viele Sendungen voraussichtlich für Ihr Postfach auf dem Weg sind, können Sie auch schon vor 7:00 Uhr in Ihr Kundenkonto schauen. Hier stehen die Sendungsbilder nämlich schon weitaus früher zur Ansicht bereit. Aber Achtung: Da unsere Sortierprozesse, bei denen wir auch die Sendungsbilder generieren, erst ab ca. 6:00 Uhr abgeschlossen sind, kann es bei einer früheren Abfrage noch zu Abweichungen kommen. Wir bitten in diesem Zusammenhang um Ihr Verständnis, dass wir hier eine Bereitstellungszeit ausgewählt haben, die dem Durchschnitt unserer Kunden entspricht und wir keine individuell terminierten E-Mails verschicken können.

Haben Sie auch in den Spamordner geschaut? Bitte prüfen Sie ob die Sendung, die sie physisch erhalten haben, ggf. von der Briefankündigung ausgeschlossen ist. (s. auch „Welche Sendungen werden bei der Briefankündigung Postfach nicht avisiert?“) Fällt die Sendung nicht unter die Liste der Sendungen, für die keine Briefankündigung erfolgt, können Sie uns helfen, indem Sie uns ein Foto des Briefes über dieses Kontaktformular zukommen lassen. Wir schauen uns die Sendung dann genau an und versuchen, unseren Service weiter zu optimieren. 

Es kann in Ausnahmefällen, z.B. durch Störungen im Betriebsablauf, zu Abweichungen zwischen der angekündigten Anzahl der Sendungen und der tatsächlich zugestellten Sendungen kommen. In diesen Fällen kommt Ihre Sendung sehr wahrscheinlich am Folgetag an. Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeitenund bitten Sie, falls die Sendung weiterhin nicht eingelegt wird, diese Verzögerung dem Kundenservice über das Kontaktformular mitzuteilen. Wir nutzen Ihre Meldung, um die Betriebsprozesse zu überprüfen bzw. nachzusteuern und dementsprechend künftig zu verbessern. Nach Ablauf von 8 Tagen haben Sie außerdem wie üblich die Möglichkeit, unsere Nachforschungsstelle zu kontaktieren, indem Sie einen Nachforschungsauftrag unter über www.deutschepost.de/nachforschung stellen.

Vermutlich liegt ein technischer Fehler vor. Bitte helfen Sie uns, hier besser zu werden und den Ursachen auf den Grund zu gehen. Nutzen Sie dafür das Internetkontaktformular und lassen uns bitte ein Foto der Sendung zukommen.

Bei allen anderen Problemfällen, die hier nicht aufgelistet sind, liegen vermutlich technische Fehler vor. Wenden Sie sich bitte über das Internetkontaktformular an unseren Kundenservice, damit wir nachsteuern können. Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten, jedoch bitten wir auch um Verständnis, dass bei einem Service dieser Größenordnung hin und wieder unerwartete Probleme auftreten können. Wir versuchen selbstverständlich unser Bestes, den Ursachen auf den Grund zu gehen und die Fehlerbereinigung so schnell wie möglich durchzuführen, um die Briefankündigung Postfach zu optimieren.

Alle Daten, die auf der Vorderseite des Briefumschlags zu lesen sind, d. h. die Empfängeradresse (Postfachadresse und Hausanschrift), sowie die in Ihrem Kundenkonto des Shops der DPAG hinterlegte E-Mailadresse, die Sie selbst angegeben haben, müssen im Rahmen der Leistungserbringung des vom Postfachinhaber beauftragten Zusatzservices verwendet und verarbeitet werden. Ohne die Speicherung der Sendungsbilder können wir den Zusatzservice Briefankündigung nicht anbieten. Durch die Aktivierung stimmen Sie deshalb ausdrücklich zu, dass wir postgeheimnisrelevante Informationen erfassen und Ihnen zur Verfügung stellen. Rechtsgrundlage für die Nutzung der E-Mail-Adresse und der Anzeige der Sendungsbilder ist also Ihre Einwilligung, die auf informierter Basis und freiwillig erteilt wird (Art. 6 (1) lit. a DSGVO). Selbstverständlich wurden diese Regelungen mit dem Datenschutzbereich der Deutschen Post abgestimmt und für diesen Zusatzservice auch ein Sicherheitskonzept erstellt.

Die Daten werden - sofern keine Unregelmäßigkeiten bezüglich des Entgelts festgestellt wurden - zeitnah gelöscht. Bei der Briefankündigung Postfach werden die Daten für maximal 14 Tage bzw. die Dauer der Haftung aufbewahrt.

Es werden nur Daten verarbeitet, die für die Erbringung des Services Briefankündigung Postfach erforderlich sind. Hier finden Sie eine genaue Auflistung.

Nein, außer dem Versand der Briefankündigung an Ihr E-Mail-Postfach bzw. für die Anzeige in Ihrem Kundenkonto erfolgt keine weitere Datenweitergabe.

Bei der Beauftragung der Briefankündigung Postfach müssen Sie ausdrücklich einwilligen, dass wir Ihnen postgeheimnisrelevante Informationen ggf. inklusive möglicher Inhaltsdaten zur Verfügung stellen dürfen. Postgeheimnisrelevante Daten sind bei der Briefankündigung Postfach die Anzahl der für Ihr Postfach erwarteten Sendungen. Diese Daten sind für die Erbringung des Services Briefankündigung Postfach erforderlich.