Checkliste zur Fehlerbehebung

Überprüfen Sie folgende Voraussetzungen:

• Ist die Briefankündigung im Shop aktiviert?

• Überprüfen Sie sicherheitshalber nochmal, ob die Briefankündigung in Ihrem Spam-Ordner gelandet ist
• Sind Sie Mitnutzer? Als Mitnutzer erhalten Sie die Briefankündigung nur, wenn der Postfachinhaber Ihre E-Mail-Adresse zusätzlich in seinem Kundenkonto hinterlegt

Mögliche Ursachen: 

1) Es ist keine eindeutige Empfängerzuordnung möglich:

• Sendungen, die nicht exakt mit Ihren bei Beauftragung hinterlegten Angaben übereinstimmen (z. B. Martina Mustermann ≠ Frau Mustermann, Herr und Frau Müller, Familie Müller).
• Bei handschriftlicher Adressierung kann es vereinzelt zu maschinellen Leseschwierigkeiten kommen.
• Verrutschte Anschrift in einem Fensterbriefumschlag
• Nicht eindeutig computergestützt lesbare Sonderzeichen

2) Es ist keine Erstellung des Sendungsbilds möglich:

• Die Sendung wurde nicht über die Deutsche Post sondern einen Mitbewerber versendet,
  z. B. an der Frankierung oder am Aufdruck zu erkennen.
• Bei handsortierten Sendungen, weil Inhalte beigefügt wurden, die eine maschinelle Verarbeitung nicht mehr ermöglichen (Sendung zu dick, ungleichmäßig befüllt, Gefahr der Beschädigung des Umschlags, etc.), 

3) Sendungen werden auch physisch nicht ins Postfach eingelegt:

• Postzustellungsaufträge, Telegramme, nicht- bzw. teiladressierte Werbesendungen, Pakete, Päckchen über DHL und Express-Sendungen 

4) Nachgesandte Sendungen (aufgrund eines Nachsendeauftrags) können wir aktuell leider nicht ankündigen.

Ursache: 

Grundsätzlich kann es leider in Einzelfällen immer mal wieder mal zu Abweichungen zwischen der angekündigten Anzahl der Sendungen und den tatsächlich zugestellten Sendungen kommen, z.B. durch Ausfall der Zulieferfahrt. In diesen Fällen kommt Ihre Sendung sehr wahrscheinlich an den Folgetagen an. 

Wir werden Ihre Rückmeldung aber aufgreifen, um unsere Prozesse, z.B. die Vorhersagelogik des voraussichtlichen Zustelltermins ständig weiter zu verbessern.

Sollten Sie eine angekündigte Sendung wider Erwarten nach Ablauf von 8 Tagen immer noch vermissen, haben Sie die Möglichkeit, unsere Nachforschungsstelle zu kontaktieren, indem Sie einen Nachforschungsauftrag über www.deutschepost.de/nachforschung stellen.

Lösung: 

Das Problem der Doppelscannung kann leider immer wieder mal auftreten. Der Fehler ist bekannt, lässt sich in den Systemen aber nicht immer verhindern, z.B. wenn ein Brief ausnahmsweise zweimal durch eine Sortiermaschine läuft und dementsprechend mehrfach gescannt wird. Ignorieren Sie bitte einfach die doppelt angekündigten Sendungen. 

Optimierungsvorschläge: 

- Sendungen, auf denen die Postfachanschrift angegeben ist werden mit höherer Wahrscheinlichkeit durch die Briefankündigung angezeigt als hausbeanschriftete Sendungen (Maschinen können eine Postfach-Nummer besser lesen, umcodieren und zuordnen als einen Straßennamen, z.B. mit unterschiedlichen Schreibweisen wie Bindestrichen etc.). Kommunizieren Sie deshalb möglichst Ihre Postfachanschrift.

- Je differenzierter die Maschinen die Adressen im System zum Abgleich vorliegen haben, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich die angekündigte Sendungszahl erhöht (strenge Datenschutzvorschriften). Fügen Sie deshalb Ihrem Kundenkonto Varianten als Mitnutzer hinzu, wenn Sie bereits die Erfahrung haben, dass Ihre Kunden Ihre Firma differenziert anschreiben. Beispiele:

1. Ist Ihr Postfach nicht auf Sie sondern nur auf Ihre Firma angemeldet, z.B. Gas-Wasser-Nothilfe GmbH, Sie erhalten aber oft Post direkt an Ihren eigenen Namen ohne zusätzliche Nennung Ihrer Firma adressiert? 
2. Haben Sie eine „Kanzlei Sonnenschein“ im Postfach-Kundenkonto als Inhaber hinterlegt und bekommen aber oft Post an einzelne Mitarbeiter, z.B. Herrn Rechtsanwalt Michael Schmidt, ohne Angabe des Namens der Kanzlei?
3. Ihre Firma hat einen recht langen Namen, der durch die Kunden häufig verkürzt wird, z.B. Postbeamtenkrankenkasse wird zu PBeaKK.

Im Beispiel 1 sollten Sie nicht nur Ihre Firma hinterlegen sondern auch Ihren eigenen Namen ohne die Firmenangabe. 

Im Beispiel 2 geben Sie einfach die einzelnen Namen Ihrer Rechtsanwälte als Mitnutzer an. 

Im Beispiel 3 sollte dann die verkürzte Form PBeaKK als Mitnutzer mit angegeben werden.

Ursache: 

Der Postfachservice ist auf vielfältigen Kundenwunsch grundsätzlich so eingerichtet, dass i.d.R. alle Sendungen, auch die mit Hausanschrift, in das Postfach eingelegt werden. Alle unsere Betriebsprozesse sind deshalb darauf ausgerichtet die Sendungen zu erkennen und automatisch an das Postfach weiterzuleiten. Nach dieser Logik funktioniert auch die Briefankündigung Postfach. Sendungen mit Ihrer Hausanschrift, die bei uns im Betrieb automatisiert an Ihr Postfach weitergeleitet werden, werden dann auch in der Briefankündigung Postfach angekündigt.

Die Postfach-Variante Postfach Extra (Einführung November 2021) ermöglicht die Trennung von „Postfach-Post“ und der Post an die Hausanschrift. Da hier die hausbeanschrifteten Sendungen in den Maschinen nicht umcodiert werden und direkt zum Hausbriefkasten und nicht ins Postfach laufen, werden diese auch nicht angekündigt.

Lösung: 

Alle Sendungen werden in einem Archiv bis zu 14 Tage aufbewahrt und sind im Kundenkonto auch rückwirkend weiter einsehbar, bevor sie automatisch gelöscht werden. Für ein zukünftiges Release prüfen wir gerade die Optionen, dass Sie in Ihrer Sendungsübersicht z.B. Tage als „erledigt/gelesen“ kennzeichnen oder dort direkt selbst löschen können.

Fehlerbehebung: 

In diesem Fall liegt ein Umcodierungsfehler in den Maschinen vor. Wir bitten Sie deshalb, ein Beispielfoto der falschen Sendung über das Internetkontaktformular an unseren Kundenservice zu schicken.