Liebe Kund*innen,

bei Ihnen treten Probleme rund um den neuen Service Briefankündigung auf? Wir haben aus anderen Kundenrückmeldungen die häufigsten Fehler analysiert und unsere Antworten in einer Checkliste zusammengestellt. Vielleicht ist Ihr Anliegen hier auch aufgeführt.

Bitte beachten Sie: Aufgrund von Datenschutzvorschriften und technisch oder betrieblich bedingten Gegebenheiten, kann es leider immer zu Differenzen zwischen den vorangekündigten und tatsächlich zugestellten Sendungen kommen. 

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir deshalb hier mit unserem Service an Grenzen stoßen, so dass die Briefankündigung leider nie zu 100% genau sein kann. 

Ihr Problem: Ich habe die Briefankündigung aktiviert, habe aber bisher noch keine Sendungen avisiert bekommen

Überprüfen Sie folgende Voraussetzungen:

  • Ist die Briefankündigung im Shop aktiviert?
Ansicht: Kundenkonto Shop/Postfach

Ansicht: Kundenkonto Shop/Postfach

  • Überprüfen Sie sicherheitshalber nochmal, ob die Briefankündigung in Ihrem Spam-Ordner gelandet ist
  • Sind Sie Mitnutzer? Als Mitnutzer erhalten Sie die Briefankündigung nur, wenn der Postfachinhaber Ihre E-Mail-Adresse zusätzlich in seinem Kundenkonto hinterlegt
Ansicht: Kundenkonto Shop/Postfach

Ansicht: Kundenkonto Shop/Postfach

Ihr Problem: Ich habe die Briefankündigung aktiviert, bekomme aber nur unregelmäßig Vorankündigungen bzw. nicht von allen Sendungen, die ich tatsächlich im Postfach vorfinde

Mögliche Ursachen: 

1) Es ist keine eindeutige Empfängerzuordnung möglich:

  • Sendungen, die nicht exakt mit Ihren bei Beauftragung hinterlegten Angaben übereinstimmen (z. B. Martina Mustermann ≠ Frau Mustermann, Herr und Frau Müller, Familie Müller).
  • Bei handschriftlicher Adressierung kann es vereinzelt zu maschinellen Leseschwierigkeiten kommen (Einschränkung entfällt voraussichtlich bis Ende 2021).
  • Verrutschte Anschrift in einem Fensterbriefumschlag
  • Nicht eindeutig computergestützt lesbare Sonderzeichen

2) Es ist keine Erstellung des Sendungsbilds möglich:

  • Die Sendung wurde nicht über die Deutsche Post sondern einen Mitbewerber versendet,
    z. B. an der Frankierung oder am Aufdruck zu erkennen.
  • Bei handsortierten Sendungen, weil Inhalte beigefügt wurden, die eine maschinelle Verarbeitung nicht mehr ermöglichen (Sendung zu dick, ungleichmäßig befüllt, Gefahr der Beschädigung des Umschlags, etc.), 

3) Sendungen werden auch physisch nicht ins Postfach eingelegt:

  • Postzustellungsaufträge, Telegramme, nicht- bzw. teiladressierte Werbesendungen, Pakete, Päckchen über DHL und Express-Sendungen 

4) Nachgesandte Sendungen (aufgrund eines Nachsendeauftrags) können wir aktuell leider nicht ankündigen.

Ihr Problem: Ich bekomme in der E-Mail keine Bildvorschau

Mögliche Ursachen: 

Gehen Sie in Ihr Kundenkonto im Shop der Deutschen Post , klicken Sie dort auf das Postfach und aktivieren Sie zusätzlich zur Briefankündigung die Bild-E-Mail. Diese muss aus Datenschutzgründen von Ihnen selbst aktiv „auf grün“ gesetzt werden.

Ansicht: Kundenkonto Shop/Postfach

Ansicht: Kundenkonto Shop/Postfach

In der Bild-E-Mail werden Ihnen aus Gründen der Datensparsamkeit jedoch nur bis zu fünf Sendungen pro Tag angezeigt. Über den gelben Button in der Basis-E-Mail („Zur kompletten Vorschau“) gelangen Sie in den gesicherten Bereich im Kundenkonto, wo Sie die Bilder in einer Galerieansicht angezeigt bekommen:

  • Haben Sie eine E-Mail-Weiterleitung angelegt? Dann kann es sein, dass die Bilder nicht mit weitergeleitet werden. Das liegt an den Standardeinstellungen mancher E-Mail-Anbieter. Hier empfehlen wir lieber im Kundenkonto weitere E-Mailadressen zu hinterlegen, an die die Briefankündigung ebenfalls gesendet werden soll.
Ihr Problem: Ich bekomme Sendungen angekündigt, die jedoch nicht im Postfach liegen

Ursache: 

Grundsätzlich kann es leider in Einzelfällen immer mal wieder mal zu Abweichungen zwischen der angekündigten Anzahl der Sendungen und den tatsächlich zugestellten Sendungen kommen, z.B. durch Ausfall der Zulieferfahrt. In diesen Fällen kommt Ihre Sendung sehr wahrscheinlich an den Folgetagen an. 

Wir werden Ihre Rückmeldung aber aufgreifen, um unsere Prozesse, z.B. die Vorhersagelogik des voraussichtlichen Zustelltermins ständig weiter zu verbessern.

Sollten Sie eine angekündigte Sendung wider Erwarten nach Ablauf von 8 Tagen immer noch vermissen, haben Sie die Möglichkeit, unsere Nachforschungsstelle zu kontaktieren, indem Sie einen Nachforschungsauftrag über www.deutschepost.de/nachforschung stellen.

Ihr Problem: Sendungen werden doppelt/mehrfach angekündigt

Lösung: 

Das Problem der Doppelscannung ist uns bekannt und der Fehler wurde in den Systemen bereits behoben. Aufgrund technischer Gegebenheiten (Releasetermine) kann die finale Umsetzung leider erst bis zum 2. Quartal 2021 erfolgen. Ignorieren Sie so lange bitte die doppelt angekündigten Sendungen.

Ihr Problem: Die Ankündigungsquote ist sehr gering – kann ich selbst etwas daran verbessern?

Optimierungsvorschläge: 

- Sendungen, auf denen die Postfachanschrift angegeben ist werden mit höherer Wahrscheinlichkeit durch die Briefankündigung angezeigt als hausbeanschriftete Sendungen (Maschinen können eine Postfach-Nummer besser lesen, umcodieren und zuordnen als einen Straßennamen, z.B. mit unterschiedlichen Schreibweisen wie Bindestrichen etc.). Kommunizieren Sie deshalb möglichst Ihre Postfachanschrift.

- Je differenzierter die Maschinen die Adressen im System zum Abgleich vorliegen haben, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich die angekündigte Sendungszahl erhöht (strenge Datenschutzvorschriften). Fügen Sie deshalb Ihrem Kundenkonto Varianten als Mitnutzer hinzu, wenn Sie bereits die Erfahrung haben, dass Ihre Kunden Ihre Firma differenziert anschreiben. Beispiele:

  1. Ist Ihr Postfach nicht auf Sie sondern nur auf Ihre Firma angemeldet, z.B. Gas-Wasser-Nothilfe GmbH, Sie erhalten aber oft Post direkt an Ihren eigenen Namen ohne zusätzliche Nennung Ihrer Firma adressiert? 
  2. Haben Sie eine „Kanzlei Sonnenschein“ im Postfach-Kundenkonto als Inhaber hinterlegt und bekommen aber oft Post an einzelne Mitarbeiter, z.B. Herrn Rechtsanwalt Michael Schmidt, ohne Angabe des Namens der Kanzlei?
  3. Ihre Firma hat einen recht langen Namen, der durch die Kunden häufig verkürzt wird, z.B. Postbeamtenkrankenkasse wird zu PBeaKK.

Im Beispiel 1 sollten Sie nicht nur Ihre Firma hinterlegen sondern auch Ihren eigenen Namen ohne die Firmenangabe. 

Im Beispiel 2 geben Sie einfach die einzelnen Namen Ihrer Rechtsanwälte als Mitnutzer an. 

Im Beispiel 3 sollte dann die verkürzte Form PBeaKK als Mitnutzer mit angegeben werden.

Ihr Problem: Mir werden auch Sendungen mit der Hausanschrift angekündigt und ins Postfach eingelegt

Ursache: 

Der Postfachservice ist auf vielfältigen Kundenwunsch grundsätzlich so eingerichtet, dass i.d.R. alle Sendungen, auch die mit Hausanschrift, in das Postfach eingelegt werden. Alle unsere Betriebsprozesse sind deshalb darauf ausgerichtet die Sendungen zu erkennen und automatisch an das Postfach weiterzuleiten. Nach dieser Logik funktioniert auch die Briefankündigung Postfach. Sendungen mit Ihrer Hausanschrift, die bei uns im Betrieb automatisiert an Ihr Postfach weitergeleitet werden, werden dann auch in der Briefankündigung Postfach angekündigt.

In 2021 planen wir die Einführung einer Postfachvariante ohne die automatische Umleitung der Sendungen mit Ihrer Hausanschrift. Dies ermöglicht dann die Trennung von „Postfach-Post“ und der Post an die Hausanschrift. Diese Variante wird es parallel zum Basisprodukt geben.

Ihr Problem: Ich möchte die archivierten Sendungsbilder in meinem Kundenkonto löschen

Lösung: 

Alle Sendungen werden in einem Archiv bis zu 14 Tage aufbewahrt und sind im Kundenkonto auch rückwirkend weiter einsehbar, bevor sie automatisch gelöscht werden. Für ein zukünftiges Release prüfen wir gerade die Optionen, dass Sie in Ihrer Sendungsübersicht z.B. Tage als „erledigt/gelesen“ kennzeichnen oder dort direkt selbst löschen können.

Ihr Problem: Ich bekomme falsche Sendungen angekündigt

Fehlerbehebung: 

In diesem Fall liegt ein Umcodierungsfehler in den Maschinen vor. Wir bitten Sie deshalb, ein Beispielfoto der falschen Sendung an Sendungsavis@deutschepost.de zu schicken.

Ich finde hier keine Lösung für mein Problem und benötige anderweitig Hilfe

Bei allen anderen Problemfällen, die hier nicht aufgelistet sind oder auch den Postfachservice allgemein betreffen und für die Sie auch keine Antwort unter www.deutschepost.de/FAQ-Postfach finden, liegen vermutlich technische Fehler vor. Wenden Sie sich dann bitte über das Internetkontaktformular an unseren Kundenservice, damit wir individuell nachsteuern können.

Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten und hoffen auf Ihr Verständnis für die kleinen Anfangsschwierigkeiten. Wir arbeiten intensiv und kontinuierlich an den Optimierungen und hoffen, Sie künftig voll und ganz mit unserer Servicequalität überzeugen zu können!