Mailoptimizer FAQ

FAQ

Wie ist es mit der Wartung?
Sämtliche Produkte/Preise/AGB-Regeln werden durch die Deutsche Post gepflegt. Dies gilt natürlich auch für Updates und Upgrades. Dies kann zum einen durch Fernwartung, andererseits bei Sicherheitsvorbehalten ebenso im Hause des Kunden erfolgen.
Wie gestaltet sich der Support bei Fragen/Störungen?
Die Deutsche Post ist über die 1st-Level-Hotline während der Geschäftszeiten 8.00 - 17.00 Uhr für die Kunden da. Im Störungsfall und bei sehr technischen Aufgaben werden diese sofort innerhalb der vertraglich zugesicherten Reaktionszeiten an die IT-Spezialisten der 2nd-Level-Hotline weitergereicht und koordiniert.
Welche Art der Datensicherung ist erforderlich und wo geschieht diese?
Die Abrechnungsdaten der DV-Freimachung müssen für die Deutsche Post rückwirkend drei Monate vorgehalten werden und auf Anfrage reproduzierbar sein. Sämtliche Datensicherungsanforderungen obliegen dem Datensicherungskonzept des Kunden unter den einschlägigen Aufbewahrungsfristen z.B. nach GOB etc. und sind nicht Bestandteil des Mailoptimizer. Der Mailoptimizer stellt die zu sichernden Daten zur Sicherung bereit. Der Kunde kann diese in sein Datensicherungskonzept integrieren.
In welcher Form müssen die Daten vorliegen?
Die Architektur des Mailoptimizer arbeitet ausschließlich mit XML-Schnittstellen. Eingangsdateien müssen ggfs. über ADAPTER in dieses Dateiformat konvertiert werden. Die Output-Dateien werden nach dem Workflow des Mailoptimizer ebenfalls im XML-Format an das Kundensystem zurückgegeben.
Wie erfolgt die Datenübertragung und wann?
Nach jedem Produktionslauf wird die Übertragung der Abrechnungsdaten via SOAP-Verfahren automatisch an die Annahmestelle der Deutsche Post angestoßen. Diese müssen spätestens eine Stunde vor dem Eintreffen der Sendungen im Briefzentrum zu dem vereinbarten Zeitpunkt vorliegen.
Welche Schritte sind vom Kauf des Mailoptimizer über die Implementierung und den Testbetrieb bis zum Produktionsbeginn erforderlich und wie lange dauert das?

Dies hängt in erster Linie von den erforderlichen Anpassungsmaßnahmen bei der Installation auf dem Server und den Schnittstellen zum Kundensystem ab. Die Deutsche Post bietet für viele Kundensysteme fertige Standard-ADAPTER an. Weitere individuelle Anpassungen werden nach Aufwand angeboten.

Der anschließende Testbetrieb wird in einem sog. EDI-Paralleltest durchgeführt d.h. die elektronischen Einlieferungsdaten werden für eine bestimmte Zeit mit den zeitgleich gelieferten Papiergebundenen Abrechnungsunterlagen abgeglichen. Nach der Konsolidierungsphase werden die Papierlisten überflüssig und die eigentliche Produktion kann beginnen. Je nach Aufwand sollte alles in vier bis sechs Wochen erledigt sein.

Gibt es Schulungmaßnahmen während der Einführung?
Selbstverständlich werden die Mitarbeiter des Kunden im Umgang mit dem Mailoptimizer von der Deutschen Post im Rahmen der Einführung während der Erstinstallation geschult und betreut. Art und Zeitbedarf - i.d.R. ein halber Arbeitstag im Hause des Kunden - werden in einem konkreten Angebot individuell zugeschnitten.
Gibt es Referenzkunden?
Ja. Diese können bei Interesse bei Deutsche Post erfragt werden.
Welche Daten werden vom Mailoptimizer zur Verarbeitung benötigt?

Der Mailoptimizer benötigt mindestens Postleitzahl und Sendungsdaten. Um zusätzliche Features des Mailoptimizers nutzen zu können, werden ggf. Kostenstellen, Beilagen, Kundennummern etc. benötigt. Die Sendungen werden nach PLZ und der Sendungsnummer sortiert an das Kundensystem zurückgegeben.  

Was kostet der Mailoptimizer?
Aufgrund der komplexen Anforderungen an eine Softwarelösung und der damit verbundenen Funktionalitäten wird im Rahmen von kundenindividuellen Analysen beim Kunden ein konkretes Angebot erstellt.