ServicesPoststellendigitalisierung

Poststellen­digitalisierung:
Darf es etwas innovativer sein?

Ihren Mitarbeitern zeit- und ortsunabhängig Zugriff auf Ihre Unternehmenspost und -daten ermöglichen – das ist das Ziel der Hybriden Poststelle.

  • Wir öffnen und scannen Ihre physischen Briefe.

  • Durch hochqualitative OCR-Auslesung erfassen wir Texte der Scans und stellen sie bearbeitbar zur Verfügung.

  • Gescannte Dokumente und erfasste Daten werden automatisch an Wunschordner oder definierte Empfänger weitergeleitet.

So funktioniert die Digitalisierung Ihrer Eingangspost

Vorbereitung ist die halbe Digitalisierung …

  • Die Sendungen werden sortiert, die Inhalte vorbereitet und Stapel gebildet
  • Barcodes sorgen für eine eindeutige Identifikation der Sendungen
  • Sonderformate bis DIN A0 können digitalisiert werden

… die Software erledigt den Rest.

  • Automatisches Erkennen von Dokumententypen
    Die gescannten Dokumente werden nach einem einfachen Training der Software genau klassifiziert und die Daten nach Bedarf ausgelesen.
  • Verteilung der digitalisierten Eingangspost
    Die Empfänger erhalten ihre Post nach vorher festgelegten Kriterien direkt in ihr E-Mail-Postfach oder in einen persönlichen Ordner.
  • Benutzerfreundliche Software sorgt für freundliche Benutzer
    „Das ist ja leicht“ – Die einfache Benutzeroberfläche der Software ermöglicht eine schnelle Weiterbearbeitung der digitalisierten Dokumente.

Qualitätssicherung und Nachbereitung der Scans

  • Sichtkontrolle zum Ausschluss von optischen Fehlern
    Durch Stichproben werden die digitalisierten Sendungen auf Verarbeitungs- und Scanqualität überprüft.
  • Fehlt eine Seite? Kein Problem!
    Die gescannten Dokumente werden in einem Scanarchiv gespeichert und sind jederzeit wieder abrufbar. So können fehlende Seiten nachträglich versendet werden.
  • Einfache Kommunikation zwischen Empfänger und der digitalen Poststelle
    Werden z.B. nachträglich die Originaldokumente benötigt, sind weitere Empfänger zu ermitteln oder müssen Dokumente zusammengefügt werden? Dank Drop-Down-Auswahl teilen Sie der Poststelle schnell und unkompliziert Ihren Wunsch mit.
  • Sie möchten mehr aus Ihren Dokumenten herausholen?
    Wie wäre es, wenn die darin enthaltenen Daten z.B. direkt Ihrem ERP- oder DMS-Folgesystem zur Verfügung gestellt werden? Wie das geht, erfahren Sie hier …

Entdecken Sie unsere weiteren Services

Poststellenoptimierung:
Beratung & mehr gefällig?
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  • Intensive Beratung und Begleitung bis zum Ziel
  • Optimieren und Digitalisieren Ihrer Poststelle
  • Outsourcing der Poststelle in ein Service-Center
Poststellenmanagement:
Smarte Postbearbeitung gewünscht?
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  • Bearbeitung durch Ihre Mitarbeiter oder Postexperten
  • Sortierung Ihrer physischen und digitalen Post
  • Digitale und physische Zustellung, Verteilung und Ablage
Datenverarbeitung & -integration:
Reibungsloser Workflow beabsichtigt?
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  • Sortierte Ablage der Dokumente in Wunsch-Ordnerstruktur
  • Auslesen von Rechnungen und Lieferscheinen inklusive automatischer Weitergabe der Daten
  • Bereitstellung für die Weiterleitung an ein nachgelagertes System (z.B. SAP)
Archivierung & Vernichtung:
Strukturierte Aufbewahrung willkommen?
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  • Automatische und manuelle Archivierung Ihrer Dokumente und Daten
  • Auf Wunsch Lagerung Ihrer physischen Dokumente
  • Zertifiziertes System zur datenschutzkonformen Vernichtung ausgewählter Dokumente
Versandoptimierung:
Portosparer oder Rabattfan?
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  • Ortsnahe Abholung, Bearbeitung und Portooptimierung Ihrer Ausgangspost
  • Maximale Rabattierung durch Konsolidierung der Sendungen mehrerer Kunden
  • Einlieferung Ihrer Briefsendungen bei der Deutschen Post AG

Das sagen unsere Kunden

Schwäbisch Hall Facility Management

Als Fachleute im Bereich der strukturellen Abläufe eines Großunternehmens wissen wir um die Bedeutung einer reibungslosen internen und auch externen Kommunikation. Mit der „Deutsche Post InHaus Services GmbH“ haben wir uns schon vor Jahren für einen verlässlichen Partner beim Thema der Briefkonsolidierung entschieden. Tagtäglich gewährleistet die DP IHS die bestmögliche Kombination von Qualität und Preis beim Versand unserer Briefe über die Deutsche Post. Im Jahr 2022 über 12 Millionen Mal.

Raphael Bartz, Leitung Vertrieb und Marketing

S-Kreditpartner GmbH

Wir haben bereits in einem anderen Vertragskonstrukt die Dienstleistungen von DPIHS in Anspruch genommen und waren mit den Leistungen sehr zufrieden. Aus diesem Grunde haben wir uns erneut für DPIHS entschieden. Der schnelle und reibungslose Übergang zum direkten Vertrag zwischen S-Kreditpartner und der DPIHS hat unsere Erwartungen übertroffen. Durch die Auslagerung der Postdienstleistungen sparen wir Mietkosten, Mitarbeiterkosten und Zeit. Kurzum: Die Dienstleistungen der DPIHS erleichtern uns die Postbearbeitung ungemein und darüber hinaus konnten wir die Portokosten optimieren. Die gute Zusammenarbeit, das lösungsorientierte Handeln und die allgemeinen Postdienstleistungen haben uns überzeugt. Daher können wir die Dienstleistungen der DPIHS sehr empfehlen. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit!

Kraftfahrer-Schutz e.V.

Seit ca. 15 Jahren ist die Deutsche Post InHaus Services ein stets zuverlässiger Partner für uns. Gemeinsam mit unseren weit über eine halbe Million Mitglieder profitieren wir von der kundenübergreifenden Versandoptimierung durch die Deutsche Post InHaus Services. Dadurch werden auch kleinere Teilmengen rabattfähig konsolidiert und ein optimiertes Preis-Leistungs-Verhältnis ermöglicht. Die konstante Weiterentwicklung und Innovationsbereitschaft der Deutschen Post InHaus Services haben maßgeblich dazu beigetragen, unsere täglichen Abläufe effizienter und nachhaltiger zu gestalten.

Plasticard-ZFT

Wir schätzen die Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit des InHaus Services sehr. Der gute Support Ihrer Kundenberater und die Kontaktmöglichkeiten ermöglichen stets eine schnelle Klärung von Fragen und eine unkomplizierte Problemlösung. Gepaart mit den rabattierten Portokosten macht uns das zu einem zufriedenen Kunden.

Kristian Werner, Teamleiter Mailing & René Blankenhagel, Geschäftsführer

mailingdruck24.de

mailingdruck24.de produziert Mailings, Postkartenmailings und Selfmailer für Kunden aus Deutschland und Europa. Wir nutzen den Service der DP IHS für den Versand von Mailings und Transaktionspost seit mehreren Jahren und generieren dadurch große Vorteile für unsere Kunden. Zu den Pluspunkten neben der Portoersparnis gehören die zuverlässige und abgesicherte Abholung der Sendungen in unserem Lettershop in Erfurt. Die schnelle und günstige Frankierung durch die DP IHS hat unseren Betrieb stark entlastet und garantiert eine noch effizientere Abwicklung auch bei großen Sendungsmengen.

Uwe Fenner, Inhaber & Geschäftsführer

GARTNER Versandprofi

Als langjährig am Markt tätiger Versandprofi nutzen wir die Services der DPIHS vor allem für Großeinlieferungen unserer Kunden und profitieren von den optimierten Rabatten, die es uns ermöglichen, unsere Kundenbindung über ein ansprechendes Preis-Leistungs-Verhältnis zu stärken und zugleich vernünftige Margen zu erwirtschaften. Diese langfristige Partnerschaft ist entscheidend für den gemeinsamen Erfolg, den wir mit unseren Kunden anstreben und erreichen.

Stefan Gartner, Geschäftsführer

Bank mit Filialsystem

Mit Hilfe der Postexperten der Deutschen Post InHaus Services läuft die Bearbeitung unserer digitalen und physischen Eingangspost deutlich schneller und günstiger ab. Die Potenziale zur optimierten Bearbeitung der Eingangspost konnten wir mit Hilfe der Deutschen Post InHaus Services erkennen und umsetzen. Mit den Ergebnissen sind wir sehr zufrieden und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Haben Sie noch Fragen? Hier finden Sie Antworten.
Allgemein

Die Deutsche Post InHaus Services berät Sie zu individuellen Lösungen für die Bearbeitung Ihre Eingangs- und Ausgangspost. Die Expertise liegt vor allem in den Bereichen der digitalen und physischen Poststellenlösungen (Hybride Poststelle) und der Porto- und Versandoptimierung Ihrer Ausgangspost (Konsolidierung).

Vorgebirgsstraße 49
53119 Bonn
Deutschland

Hybride Poststelle

Gemeinsam mit der Deutsche Post InHaus Services entwickeln Sie individuelle wirtschaftliche Lösungen für Ihre Poststelle. Die Angebote der Deutsche Post InHaus Services umfassen zahlreiche Aufgaben von der Bearbeitung, Sortierung und Zustellung der Eingangspost über die Digitalisierung der Eingangspost, die Archivierung sowie Vernichtung der Dokumente bis hin zur Bearbeitung der Ausgangspost.

Die Vorteile der Hybriden Poststelle sind individuell und vielfältig. Zusammengefasst sparen Sie mit der Hybriden Poststelle Zeit, wertvolle Ressourcen und Budget.

Nehmen Sie über unsere Website Kontakt mit uns auf. Nach Ihrer Anfrage melden wir uns für ein Erstgespräch bei Ihnen, um die aktuellen Herausforderungen, Wünsche und zukünftigen Ziele für Ihre Postbearbeitung und -verteilung zu besprechen.

Digitalisierung der Post

Die Digitalisierung der Eingangspost lohnt sich ab 30 Sendungen am Tag.

Die Daten werden DSGVO-konform verarbeitet.

Die Vorteile sind individuell und vielfältig. Um ein paar zu nennen:

  • Optimierung und Automatisierung von Prozessen und Abläufen
  • Schnelle Verfügbarkeit von Daten und Flexibilität
  • Einsparung von Zeit und Arbeitsschritten
  • Outsourcing der Postbearbeitung

Durch die Digitalisierung der Eingangspost werden z.B. Botenfahrten und Botengänge auf einem Werksgelände oder im Verwaltungsgebäude eingespart. Die Postsortierung und -verteilung läuft automatisch über eine Softwarelösung. Dadurch entfällt eine zeitaufwendige händische Bearbeitung.

Sie werden von unseren Experten nach Ihren Wünschen beraten. Wir entwickeln mit Ihnen individuelle Lösungen je nach Ihrem Bedarf und begleiten Sie über den gesamten Zeitraum bis zum Abschluss des Projekts.

Sie haben einen festen Ansprechpartner während der Beratungs- und Umsetzungsphase. Dieser koordiniert alle weiteren Experten aus den benötigten Fachabteilungen. In der Betriebsphase steht Ihnen dann ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite.

  • OCR = Optical Character Recognition, das heißt mit Hilfe einer Softwarelösung werden Text/Schriftzeichen innerhalb eines Dokumentes bzw. Bildes automatisch erkannt und in digitale Daten umgewandelt
  • ERP = Enterprise Resource Planning, das heißt mittels einer Softwarelösung wird ihr Unternehmen bei der effizienten Planung, Steuerung und Verwaltung ihrer Ressourcen wie Personal, Material und Finanzen automatisiert unterstützt
  • DMS = Dokumentenmanagementsystem, das heißt ihr Unternehmen wird von einer Software bei der elektronischen Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Archivierung ihrer Dokumente unterstützt
Versandoptimierung

Die Versandoptimierung oder auch Konsolidierung ist die kundenübergreifende Sortierung und Einlieferung nationaler Briefsendungen mehrerer Kunden zu einer Gesamteinlieferung bei der Deutschen Post AG zur Maximierung der Rabatte. Das heißt, in unseren Dienstleistungszentren übernehmen wir die kundenübergreifend Vorsortierung, Einlieferung und Anmeldung der Sendungen bei der DPAG, um eine Maximierung der Rabatte zu erzielen.

Die Konsolidierung durch die Deutsche Post InHaus Services bietet Ihnen vielfältige Vorteile in der Versand- und Portooptimierung. Sie können Ihre unfrankierte Post an uns übergeben und die Deutsche Post InHaus Services übernimmt die Abholung, die Frankierung, Sortierung und Versandaufbereitung der Sendungen, um durch die gemeinsame Einlieferung der Sendungen bei der Deutsche Post AG die Rabatte an Sie zu maximieren. Die generierten Rabatte werden wieder an Sie ausgeschüttet.

Es werden in der Regel mindestens 50 Sendungen am Tag für die Versandoptimierung benötigt.

Sie sind interessiert oder haben Fragen? Wir sind für Sie da!

Unser Experten-Team berät Sie gerne zu allen Themen rund um Ihre persönliche Hybride Poststelle.

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