Allgemeine Fragen

Was ist die Digitale Kopie und wie funktioniert sie?

Die Digitale Kopie ist ein kostenloser Service der Deutschen Post. Der Service ermöglicht es Ihnen, neben der gewohnten Zustellung von Briefen in Ihrem Hausbriefkasten, zu bestimmten Sendungen eine elektronische Kopie dieser Briefe zu erhalten. Sie bekommen also weiterhin Ihre Post in Ihrem Briefkasten, können aber auch bestimmte Sendungen digital lesen. Selbstverständlich erfüllt der Service Digitale Kopie dabei alle datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Die Digitale Kopie einer Briefsendung wird grundsätzlich von dem Absender der Sendung beauftragt. Das bedeutet, dass Sie nicht zwingend zu jeder Briefsendung auch eine Digitale Kopie erhalten. Voraussetzung für die Bereitstellung einer Digitalen Kopie ist, dass das versendende Unternehmen bzw. die versendende Behörde an dem Service der Digitalen Kopie teilnimmt.

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Was ist die Digitale Kopie?

Die Digitale Kopie ist ein kostenloser Service der Deutschen Post, der es Ihnen als geschäftlichem Versender ermöglicht, Ihren Empfängern parallel zum klassischen Brief auch eine elektronische Kopie dieser Briefe zustellen zu lassen. Ihre Empfänger bekommen also weiterhin ihre Post in ihren Briefkasten, können aber ihre Sendungen zusätzlich auch digital empfangen und lesen. Selbstverständlich erfüllt der Service dabei alle datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Voraussetzung für die Bereitstellung einer Digitalen Kopie ist, dass Sie als versendendes Unternehmen bzw. versendende Behörde an dem Service Digitale Kopie teilnehmen.

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Eine weitere Voraussetzung ist ferner, dass der jeweilige Empfänger den Service zum Empfang Digitaler Kopien beauftragt hat. Weitere Informationen zum Empfang der Digitalen Kopie finden Sie hier.

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Wer verschickt Digitale Kopien?

Digitale Kopien werden grundsätzlich von dem Absender der Briefsendung (Unternehmen oder Behörden) zusätzlich zum physischen Brief beauftragt. Bitte beachten Sie, dass nicht jedes Unternehmen oder jede Behörde an dem Service der Digitalen Kopie teilnimmt. Da es dem Absender obliegt, ob eine digitale Kopie für eine Sendung bereitgestellt wird, kann es vorkommen, dass Sie nicht zu jeder Briefsendung auch eine elektronische Kopie erhalten.

Hinweis: Eine Übersicht der teilnehmenden Unternehmen und Behörden ist aufgrund der Vertraulichkeit nicht möglich.

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Wie kann ich eine Digitale Kopie empfangen?

Die Digitalen Kopien Ihrer Briefsendungen werden an Ihr E-POST Konto oder an Ihr E-Mail Postfach bei GMX oder WEB.DE gesendet.
Zum Empfang der Digitalen Kopie benötigen Sie lediglich ein E-POST-Konto oder erteilen uns einen entsprechenden Auftrag zum Empfang Digitaler Kopien in Ihrem  Account bei GMX oder WEB.DE. Falls Sie noch nicht registriert sind, können Sie dies ganz einfach und kostenlos hier für E-POST oder hier für GMX bzw. WEB.DE vornehmen.

Den physischen Brief erhalten Sie dabei wie gewohnt unverändert in Ihrem Briefkasten.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie nicht zwingend zu jeder Briefsendung eine digitale Kopie erhalten. Ob eine Digitale Kopie zu einer Briefsendung bereitgestellt wird, obliegt dem Absender der Sendung.

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Nutzung der Digitalen Kopie

Was kostet mich der Empfang einer Digitalen Kopie?

Der Empfang von Digitalen Kopien ist für Sie kostenlos.

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Zu welchen Briefsendungen erhalte ich eine Digitale Kopie?

Digitale Kopien können zu Geschäftsbriefen von Unternehmen sowie zu Briefen von Behörden und öffentlichen Einrichtungen erstellt werden. Voraussetzung für die Bereitstellung einer Digitalen Kopie ist, dass das versendende Unternehmen bzw. die versendende Behörde am Service der Digitalen Kopie teilnimmt.

Bitte beachten Sie, dass Digitale Kopien ausschließlich von Inlandssendungen erstellt werden können.

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Kann ich den physischen Originalbrief entsorgen, sofern ich eine Digitale Kopie dazu vorliegen habe?

Zur Sicherstellung bestimmter Nachweise bei rechtsverbindlichen Briefen sollten Sie die Originale immer aufbewahren, da die Digitale Kopie alleine kein Anspruch auf Rechtsverbindlichkeit erfüllen kann. Sie dient ausschließlich dazu, die Briefinhalte einfach und ortsungebunden lesen zu können, ersetzt also nicht den originalen Brief.

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Was ist eine Frankier-ID und wo finde ich sie?

Eine Frankier-ID ist eine 20-stellige Kombination aus Zeichen und Ziffern, welche für jede maschinelle Frankierung unterschiedlich ist und somit jede Sendung eindeutig identifiziert.

Die eindeutige Zuordnung der Digitalen Kopie zu einer physischen Briefsendung erfolgt über die Frankier-ID.

Die Frankier-ID finden Sie über Ihrer Anschrift direkt oberhalb der Zeile mit der DV-Freimachung. So sieht zum Beispiel eine Frankier-ID mit DV-Freimachung aus:

 

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Wie kann ich eine Digitale Kopie der physischen Sendung zuordnen?

Die eindeutige Zuordnung der Digitalen Kopie zu einer physischen Briefsendung erfolgt über die Frankier-ID. Dazu müssen Sie nur die Frankier-ID Ihrer Digitalen Kopie ablesen und der physischen Briefsendung zuordnen, welche dieselbe Frankier-ID aufweist.

Die Frankier-ID finden Sie zu jeder, in der mobilen App oder im Browser empfangenen, Digitalen Kopie über Ihrer Anschrift direkt oberhalb der Zeile mit der DV-Freimachung. Auf Ihrem physischen Brief ist die Frankier-ID im Frankierfeld des Briefes aufgedruckt.

 

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Kann ich meine erhaltenen Digitalen Kopien abspeichern?

Ja, die Digitalen Kopien werden Ihnen als Anhang zu E-POST Briefen oder den Briefankündigungs-E-Mails in Ihrem Postfach bei GMX bzw. WEB.DE  zugestellt. Sie können die Digitalen Kopien wie jeden Anhang ganz einfach auf der Festplatte Ihres Computers oder auf Ihre Smartphone abspeichern.

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Kann ich auf empfangene Digitale Kopien antworten?

Auf empfangene Digitale Kopien können Sie in Ihrem E-POST Account ganz einfach per E-POST Brief antworten. Im E-POST-Portal bzw. in der E-POST App verfassen Sie online ein Antwortschreiben und senden es bequem ab. Der von Ihnen verfasste Brief wird dann von uns ausgedruckt, kuvertiert und frankiert und dem von Ihnen adressierten Empfänger klassisch zugestellt. Für diesen Service fallen für Sie Kosten an, die abhängig von Art und Umfang Ihres E-POST Briefs sind.

Eine direkte Antwort aus Ihrem Postfach bei GMX oder WEB.DE ist derzeit nicht möglich.

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Kann ich den Service der Digitalen Kopie deaktivieren?

Das Abschalten der Digitalen Kopie für E-POST Kunden ist nicht möglich. Sollten Sie die Digitale Kopie einmal nicht benötigen, können Sie diese per Klick einfach aus Ihrem Posteingang löschen.
Kunden, die die Digitale Kopie über ihr E-Mail-Postfach bei GMX oder WEB.DE beauftragt haben, können den Empfang jederzeit in den Einstellungen des Mailaccounts wieder deaktivieren und somit kündigen.

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Ich habe mich für den Empfang der Digitalen Kopie bei GMX oder WEB.DE angemeldet, erhalte aber keine Digitalen Kopien. Wie kommt das?

Wenn Sie für den Service der Digitalen Kopie angemeldet sind, aber trotzdem keine elektronische Kopie Ihrer Briefsendung erhalten haben, kann dies folgende Gründe haben:

  1. Das versendende Unternehmen oder die versendende Behörde der Briefsendung nimmt nicht am Service der Digitalen Kopie teil. Digitale Kopien zu Briefsendungen von Unternehmen, Behörden und öffentlichen Einrichtungen können nur dann erstellt werden, wenn der Absender an dem Service Digitale Kopie teilnimmt. Ist dies nicht der Fall, können Sie leider keine elektronische Kopie zu den entsprechenden Sendungen erhalten, trotz erfolgreicher Aktivierung des Services Ihrerseits.
  2. Für Ihre Briefsendung wurde keine Digitale Kopie beauftragt. Auch wenn das versendende Unternehmen oder die Behörde grundsätzlich am Service Digitale Kopie teilnimmt, kann es vorkommen, dass der Absender nicht für jede Ihrer Briefsendungen eine Digitale Kopie beauftragt. Das bedeutet, es obliegt dem Absender, ob eine Digitale Kopie zu Ihrer Sendung erstellt wird. Daher erhalten Sie nicht zwingend für jede Briefsendung des teilnehmenden Absenders eine Digitale Kopie, auch wenn Sie sich für den Service Digitale Kopie angemeldet haben.

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Woher weiß ich, dass ein Unternehmen oder eine Behörde den Service der Digitalen Kopie nutzt?

Diese Information kann Ihnen nur das teilnehmende Unternehmen bzw. die teilnehmende Behörde im Vorfeld zur Verfügung stellen. Aufgrund von datenschutzrechtlichen Gründen, können wir Ihnen leider keine Übersicht der teilnehmenden Unternehmen und Behörden zur Verfügung stellen.

Bitte beachten Sie, dass Unternehmen bzw. eine Behörde nicht jede Sendung mit einer digitalen Kopie begleiten muss. Das bedeutet, dass, die Entscheidung ob eine Digitale Kopie zu der jeweiligen Briefsendung bereitgestellt wird, in der Verantwortung des Absenders liegt.

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Datenschutz

Werden bei der Erstellung der Digitalen Kopie alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten, auch die EU-DSGVO?

Der Service der Digitalen Kopie erfüllt alle rechtlichen Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes, auch die seit Mai 2018 gültige DSGVO der EU.

Von allen Absendern liegt mit dem jeweiligen Vertrag zur Zustellung der Digitalen Kopien ein expliziter Auftrag als Voraussetzung zur Einlieferung vor. Alle Empfänger haben ebenfalls einen expliziten Auftrag zum Empfang Digitaler Kopien erteilt: Für E-POST Kunden erfolgt die Beauftragung durch Zustimmung zu den AGB, Kunden von GMX oder WEB.DE aktivieren die Digitale Kopie im Einstellungsbereich ihres jeweiligen E-Mail Kontos und stimmen dazu den AGB zum Empfang der Digitalen Kopie zu.

Zur Erfüllung aller datenschutzrechtlichen und strafrechtlichen Anforderungen an den Versand von Digitalen Kopien mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder Daten, die einem Berufsgeheimnis unterliegen, bietet die Deutsche Post AG ihren Kunden eine Lösung zur Ende-zu-Ende Verschlüsselung der Digitalen Kopien an. Aktuell können diese verschlüsselten Nachrichten nur in einem E-POST Postfach empfangen und entschlüsselt werden. Eine Integration in die Partnerportale ist aber bereits in Planung.

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Erhält der Absender eine Information über die Zustellung und/oder das Öffnen der Digitalen Kopie durch den Empfänger?

Nein, ein Einblick in das Leseverhalten eines Kunden ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zulässig. Daher erhält der Absender keine Informationen über die Zustellung oder das Öffnen der Digitalen Kopie durch den Empfänger.

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Geschäftskunden

An welche Kunden kann die Digitale Kopie zugestellt werden?

Digitale Kopien können ausschließlich zu Briefsendungen, die an private Anschriften adressiert sind, zugestellt werden. 

Zum Empfang der Digitalen Kopie benötigen Empfänger lediglich ein E-POST-Konto oder sie erteilen der Deutschen Post einen entsprechenden Auftrag zum Empfang Digitaler Kopien in ihrem E-Mail Postfach bei GMX oder WEB.DE. 

Weitere Informationen für Ihre Empfängerkunden finden Sie in den FAQ der Digitalen Kopie für Privatkunden.

GMX- und WEB.DE-Nutzern, die bereits den Service Briefankündigung nutzen, wird die Option zum digitalen Empfang bereitgestellter Sendungsinhalte als kostenloser  Zusatzservice zur Briefankündigung angeboten. Für alle vorliegenden Digitalen Kopien der an ihn gerichteten Sendungen erhält der GMX- oder WEB.DE-Nutzer dann nicht nur eine Ankündigung der Briefsendung, sondern neben dem Sendungsbild (Bild der Vorderseite des Umschlags) zusätzlich den Sendungsinhalt als Anhang in der Briefankündigungs-E-Mail an sein Postfach bei GMX oder WEB.DE zugestellt. Den physischen Brief erhalten die Nutzer dabei wie gewohnt in ihren Briefkasten.

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Wann genau erfolgt die Zustellung der Digitalen Kopie?

Die Digitale Kopie wird zugestellt, sobald die Einlieferung der physischen Briefsendung erfolgt ist. Hiermit wird gewährleistet, dass keine Digitale Kopie versendet wird, zu der kein physischer Brief im Zustellprozess ist. Die Digitale Kopie wird dabei system- und prozessbedingt dem Empfänger zeitlich immer vor der physischen Sendung, im Regelfall aber am gleichen Tag, zugestellt.

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Wie kann ich als Unternehmen meinen Kunden den Service Digitale Kopie anbieten?

Für die Zustellung einer Digitalen Kopie ist die digitale Einlieferung der Briefinhalte im PDF-Format durch Sie als Absender zwingend notwendig, wofür eine entsprechende Vereinbarung mit Ihnen abgeschlossen werden muss. Erst dann können die teilnehmenden Empfänger die Sendungsinhalte zusätzlich zum physischen Original auch digital in ihrem E-POST Postfach oder als Anhang zu einer Briefankündigungs-E-Mail im Postfach von GMX bzw. WEB.DE erhalten. 

Lassen Sie sich gerne zur Anbindung von unseren Experten beraten: Kontakt aufnehmen 

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Was kostet der Service Digitale Kopie?

Der Empfang und Versand von Digitalen Kopien ist kostenlos. Je nach Aufwand entstehen für das Unternehmen Kosten für die technische Anbindung.

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