Digitale Kopie

Hilfe zur Digitalen Kopie – Nutzung

Häufig gestellte Fragen

Der Empfang von Digitalen Kopien ist für Sie kostenlos.

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Digitale Kopien können zu Geschäftsbriefen von Unternehmen sowie zu Briefen von Behörden und öffentlichen Einrichtungen erstellt werden. Voraussetzung für die Bereitstellung einer Digitalen Kopie ist, dass das versendende Unternehmen bzw. die versendende Behörde am Service der Digitalen Kopie teilnimmt.

Bitte beachten Sie, dass Digitale Kopien ausschließlich von Inlandssendungen erstellt werden können.

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Zur Sicherstellung bestimmter Nachweise bei rechtsverbindlichen Briefen sollten Sie die Originale immer aufbewahren, da die Digitale Kopie alleine kein Anspruch auf Rechtsverbindlichkeit erfüllen kann. Sie dient ausschließlich dazu, die Briefinhalte einfach und ortsungebunden lesen zu können, ersetzt also nicht den originalen Brief.

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Eine Frankier-ID ist eine 20-stellige Kombination aus Zeichen und Ziffern, welche für jede maschinelle Frankierung unterschiedlich ist und somit jede Sendung eindeutig identifiziert.

Die eindeutige Zuordnung der Digitalen Kopie zu einer physischen Briefsendung erfolgt über die Frankier-ID.

Die Frankier-ID finden Sie über Ihrer Anschrift direkt oberhalb der Zeile mit der DV-Freimachung. So sieht zum Beispiel eine Frankier-ID mit DV-Freimachung aus:

 

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Die eindeutige Zuordnung der Digitalen Kopie zu einer physischen Briefsendung erfolgt über die Frankier-ID. Dazu müssen Sie nur die Frankier-ID Ihrer Digitalen Kopie ablesen und der physischen Briefsendung zuordnen, welche dieselbe Frankier-ID aufweist.

Die Frankier-ID finden Sie zu jeder, in der mobilen App oder im Browser empfangenen, Digitalen Kopie über Ihrer Anschrift direkt oberhalb der Zeile mit der DV-Freimachung. Auf Ihrem physischen Brief ist die Frankier-ID im Frankierfeld des Briefes aufgedruckt.

 

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Ja, die Digitalen Kopien werden Ihnen als Anhang zu den Briefankündigungs-E-Mails in Ihrem Postfach bei GMX bzw. WEB.DE zugestellt. Sie können die Digitalen Kopien wie jeden Anhang ganz einfach auf der Festplatte Ihres Computers oder auf Ihrem Smartphone abspeichern.

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Eine direkte Antwort aus Ihrem Postfach bei GMX oder WEB.DE ist derzeit nicht möglich.

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Sie können den Empfang der Digitalen Kopie jederzeit in den Einstellungen Ihres E-Mail-Postfachs bei GMX oder WEB.DE wieder deaktivieren und somit kündigen.

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Wenn Sie für den Service der Digitalen Kopie angemeldet sind, aber trotzdem keine elektronische Kopie Ihrer Briefsendung erhalten haben, kann dies folgende Gründe haben:

  1. Das versendende Unternehmen oder die versendende Behörde der Briefsendung nimmt nicht am Service der Digitalen Kopie teil. Digitale Kopien zu Briefsendungen von Unternehmen, Behörden und öffentlichen Einrichtungen können nur dann erstellt werden, wenn der Absender an dem Service Digitale Kopie teilnimmt. Ist dies nicht der Fall, können Sie leider keine elektronische Kopie zu den entsprechenden Sendungen erhalten, trotz erfolgreicher Aktivierung des Services Ihrerseits.
  2. Für Ihre Briefsendung wurde keine Digitale Kopie beauftragt. Auch wenn das versendende Unternehmen oder die Behörde grundsätzlich am Service Digitale Kopie teilnimmt, kann es vorkommen, dass der Absender nicht für jede Ihrer Briefsendungen eine Digitale Kopie beauftragt. Das bedeutet, es obliegt dem Absender, ob eine Digitale Kopie zu Ihrer Sendung erstellt wird. Daher erhalten Sie nicht zwingend für jede Briefsendung des teilnehmenden Absenders eine Digitale Kopie, auch wenn Sie sich für den Service Digitale Kopie angemeldet haben.
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Diese Information kann Ihnen nur das teilnehmende Unternehmen bzw. die teilnehmende Behörde im Vorfeld zur Verfügung stellen. Aufgrund von datenschutzrechtlichen Gründen, können wir Ihnen leider keine Übersicht der teilnehmenden Unternehmen und Behörden zur Verfügung stellen.

Bitte beachten Sie, dass Unternehmen bzw. eine Behörde nicht jede Sendung mit einer digitalen Kopie begleiten muss. Das bedeutet, dass, die Entscheidung ob eine Digitale Kopie zu der jeweiligen Briefsendung bereitgestellt wird, in der Verantwortung des Absenders liegt.

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