DIALOG-MANAGER - Fragen und Antworten

Hier erhalten Sie kompetente Antworten zum DIALOG-MANAGER.

FAQs

Warum werden in der Dublettensuche teilweise völlig verschiedene Ansprechpartner angeboten, obwohl die Option "Ansprechpartner berücksichtigen" aktiviert ist?

Meist liegt es daran, dass auch ein Datensatz OHNE Ansprechpartner vorhanden ist, d.h. Firma XYZ mit Ansprechpartner ABC und einmal nur Firma XYZ. Das bildet natürlich eine (vermeintliche) Dublette. Die Adresse ohne Ansprechpartner "passt" zudem auch zu den Ansprechpartnern DEF und GHI der gleichen Firma, so dass nachher viele verschiedene Ansprechpartner als Dubletten erkannt werden.

Entfernen Sie daher besser die Adresse ohne Ansprechpartner.

Ich habe mehrere Ansprechpartner zu einer Firma. Wie erfasse ich diese am besten im Dialog-Manager, ohne dass ich die gesamten Daten jeweils neu eingeben muss? Was passiert bei Änderungen? Wie behalte ich den Überblick.

Über den Menüpunkt "Bearbeiten --> Weiterer Ansprechpartner" können Sie einen ausgewählten Datensatz kopieren, wobei alle ansprechpartnerrelevanten Felder geleert, die firmenspezifischen jedoch 1:1 übernommen werden.

Über den Menüpunkt "Bearbeiten --> Adressänderung" bzw. "Bearbeiten --> Mehrfachänderung" können Sie eine Änderung (z.B. Umzug, Änderung der Telefonzentrale o.ä.) sehr einfach auf mehrere Adressen ausführen. Markieren Sie nun alle Adressen einer Firma, indem Sie z.B. in der Verbundansicht auf eine Firma klicken oder die Adressen einzeln auswählen, können Sie mit einem Aufruf das gewünschte Feld bzw. die neue Anschrift bei allen Adressen in einem Arbeitsgang modifizieren.

Der DIALOG-MANAGER kann verschiedene Adressen mit identischen Inhalten frei wählbarer Felder zu Verbunden gruppieren. Durch diesen Vorgang können sehr einfach und flexibel Firmenstrukturen abgebildet werden (Verbund wäre hier z.B. die Kundennummer oder Firma 1 aber auch komplexere Gebilde wie Konzerne oder Verbandsmitglieder). Über den Menüpunkt "Ansicht --> Verbund" können Sie vorgefertigte Verbund aktivieren oder eigene Verbunde definieren.

Der DIALOG-MANAGER bietet eine sog. Sammel-Historie beliebiger Adressen. Klicken Sie auf eine gruppierte Firma, erhalten Sie die Historie der gesamten Firma. Ebenso können Sie aber auch einzelne Ansprechpartner markieren oder Adressen anderer Firmen mitberücksichtigen.

Ich möchte im DIALOG-MANAGER eine bestehende Auswahlliste (z.B. das Feld "Branche) bzw. eine neue Auswahlliste um mehrere Auswahlmöglichkeiten erweitern. Kann ich die einzelnen Punkte importieren, oder muss ich diese alle über die Tastatur von Hand eingeben?

Wenn Sie die Daten in einer Exceltabelle vorhalten, dann müssen die einzelnen Begriffe für die Auswahl- oder Vorschlagsliste alle in einer Spalte stehen. Jetzt kopieren Sie die Begriffe in die Zwischenablage (Strg+C) und wechseln in den DIALOG-MANAGER in die Tabellenstruktur. Hier öffnen Sie das entsprechende Feld, so dass sich das Fenster "Eigenschaften des Feldes "xyz"" öffnet. Hier fügen Sie dann die in der Zwischenablage gespeicherten Daten direkt in das Feld "Auswahlliste" ein (Strg+V) und schließen das Fenster sofort mit "OK". Wenn Sie das Feld dann wieder öffnen und sich die Auswahlliste anzeigen lassen, finden Sie das gewünschte Ergebnis vor. Wenn Sie dagegen direkt nach dem Einfügen der Begriffe die Auswahlliste öffnen, funktioniert dieser Trick nicht.

In der Terminverwaltung erscheint nach Eingabe eines Datums vor 1930 das Jahr 20xx, wenn die Jahreszahl nur zweistellig eingegeben wird.
Dies hängt mit den Einstellungen im Betriebssystem zusammen, wie das System die Eingabe von zweistelligen Jahreszahlen interpretieren soll. In der Regel ist dies zwischen 1930 und 2029 eingestellt. Um dieses Problem zu umgehen, geben Sie die Jahreszahl bitte vierstellig ein!
Wie ist es eigentlich möglich, nach dem Feld "Notizen" zu filtern? Dieses Feld steht in der Liste der verfügbaren Felder nicht zur Verfügung.
Das Feld in dem Reiter Notizen heißt intern "Info". Danach kann man filtern oder auch per Suche und Trefferliste entsprechende Ergebnisse erzielen. Besonders interessant ist hier die Möglichkeit der phonetischen Suche!
Das Aufrufen der Online-Hilfe ist nicht möglich. Der DIALOG-MANAGER liegt auf einem Netzlaufwerk.
Wahrscheinlich liegt dies an einer Sicherheitseinstellung, welche von einem Patch für Windows XP vorgenommen wird. Dadurch ist der Aufruf von Hilfe-Dateien von einem Netzlaufwerk aus nicht möglich. Dies Betrifft die Betriebssysteme Windows 2000 und XP! Weiterführende Infos finden Sie unter den folgenden Links:
http://support.microsoft.com/kb/896358/de
http://support.microsoft.com/kb/896054/de
Beim Export aus einem Mailing-Projekt heraus werden die benutzerdefinierten Felder nicht angezeigt - können also nicht zum Export markiert werden?

Sie können jederzeit noch nachträglich weitere Felder in das Mailing übernehmen. Wählen Sie innerhalb des DIALOGPOST MANAGERS den Menüpunkt "Adressen --> Feldauswahl ändern" und wählen Sie die gewünschten Felder. Diese stehen Ihnen daraufhin innerhalb des Mailings auch zum Export bzw. im Seriendruck zur Verfügung.

Beim Import werden nur die zugeordneten Felder übernommen. Wie können denn zusätzliche Felder angelegt werden?

Vor dem Import müssen die zusätzlich gewünschten Felder angelegt werden. Hierzu gehen Sie als Administrator über den Menüpunkt "Extras --> Administrator --> Tabellenstruktur". Dort können beliebig viele Felder in verschiedenen Formaten in verschiedenen Gruppen und Registerkarten angelegt werden. Beim Import finden Sie die zuvor angelegten Felder ganz unten unter "Weitere Felder".

Alternativ können Sie neue Felder direkt beim Import anlegen. Dazu wählen Sie in der jeweiligen Spalte einfach "Als neues Feld importieren". Anschließend werden Sie nach den Details zu den neuen Feldern gefragt. Nach dem Import stehen die neuen Felder in der letzten sichtbaren Registerkarte zur Verfüung. Als Administrator können Sie die Anordnung der Felder, etc. über die Tabellenstruktur ändern (s.o.).

Warum wird bei der Suche in "sichtbaren Feldern" ein vorhandener Datensatz nicht gefunden?
Die Suche in sichtbaren Feldern bezieht sich nur auf die in der Tabellenansicht eingeblendeten Felder. Auf der sicheren Seite befinden Sie sich hier, wenn Sie nach allen Feldern suchen.
Noch effektiver ist die "Schnellsuche". Diese finden Sie unten in der Statusleiste. Hier wird immer in allen von Ihnen definierten Feldern gesucht. Nähere Infos zur "Schnellsuche" finden Sie unter Tipps & Tricks.
Muss das Update-Abo je erworbene Lizenz erworben werden?
Ja, da die Lizenznummer die Anzahl der berechtigten Concurrent User festlegt.
Kann eine Datenbank älteren Datums wieder hergestellt werden?

Dies ist möglich. Dazu ist es natürlich notwendig, regelmäßige Backups zu machen. Der DIALOG-MANAGER verfügt über keine eigene Backup-Funktionalität, vielmehr ist die Datensicherung über eine Erweiterung der im Normalfall bereits existierenden Backup-Software vorzunehmen. Die DIALOG-MANAGER Hilfe gibt Ihnen im Abschnitt "Backup" wertvolle Tipps zur Sicherung und Wiederherstellung der Datenbank.

Ich bekomme immer nur 50 Adressen gleichzeitig angezeigt. Wie kann ich die anderen Adressen einblenden?
Aus Performancegründen werden standardmäßig nur die ersten 50 Treffer in der Adresstabelle angezeigt. Durch einen Klick auf das rote Kreuz unterhalb der Adresstabelle werden Ihnen alle Adressen der Datenbank angezeigt. Wenn Sie dauerhaft mehr als 50 Adressen angezeigt bekommen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte "..." neben der Suchmaske. Dort können Sie die Anzahl der Adressen auf die gewünschte Anzahl Treffer beschränken.
Beim Adressenexport wird ein benutzerdefiniertes Feld zum Export hinzugefügt. Nach dem Adressenexport ist dieses Feld jedoch nur mit wirren Zeichen gefüllt.
Wahrscheinlich wurde der falsche Feldtyp für dieses Feld ausgewählt, also z.B. bei einem Textfeld "Fließkomma" o.ä.
Klicken Sie im Export-Assistenten auf das entsprechende Feld und legen Sie den korrekten Feldtyp fest. Der Feldtyp kann nur bei bestimmten Formaten festgelegt werden, z.B. bei Excel oder dBase.
Wie kann ich die Tab-Reihenfolgen, in der meine Felder angesprungen werden, festlegen?
Die Tab-Reihenfolge kann (nur) innerhalb eigener Registerkarten geändert werden! Standardmäßig werden alle Felder in der Reihenfolge angesprungen wie diese im Maskeneditor aufgeführt sind. Wenn Sie dies ändern möchten, müssen die Felder auch entsprechend untereinander aufgeführt sein. Rufen Sie als Administrator über das Menü "Extras --> Administrator" den Maskeneditor auf. Bringen Sie nun die Felder einfach per "Drag & Drop" mit der Maus in die gewünschte Reihenfolge. Über das Gruppen-Layout können Sie die Felder dann bei Bedarf immer noch frei platzieren.
Ich habe einen ziemlich komplexen Filter angelegt. Wie kann ich nachträglich ein weiteres Kriterium einfügen ohne den Filter komplett neu aufzubauen?
Wenn Sie den Filter um ein weiteres Kriterium erweitern, wird dieses neue Kriterium erst einmal ganz unten angefügt. Sie können dieses Kriterium nun mittels "Drag & Drop" an die gewünschte Stelle verschieben. Packen Sie das Kriterium einfach mit der Maus vorne im Bereich der laufenden Nr. an und ziehen es an die gewünschte Stelle.
Warum werden nach dem Ändern eines Datensatzes nicht alle Änderungen in der Adressinfo bzw. in der Tabellenansicht aktualisiert?
Aus Performancegründen wird die Tabelle nicht nach jeder Änderung neu aufgebaut. Dies kann entweder manuell per F5 oder Aktualisieren-Button erfolgen. Wenn dies zukünftig automatisch geschehen soll, können Sie unter Extras --> Optionen die Option "Vollständige Aktualisierung nach dem Speichern von Adressen" aktivieren.
Meine Adressen sind nicht sichtbar. Auch neu erfasste Adressen sind nicht sichtbar.

Entweder haben Sie einen Filter gesetzt, der ein leeres Ergebnis liefert. In diesem Fall klicken Sie einfach auf das rote Kreuz neben dem Filter oder wählen den Menüpunkt "Daten --> Filter anwenden --> <kein Filter>".

Oder Sie haben eine Zeichenfolge in der "Schnellsuche" unten eingetippt, die ein leeres Ergebnis nach sich zieht. Die Schnellsuche arbeitet etwas anders als in der Vorgängerversion. Hier wurde nur der Datensatz angesprungen. Die neue Schnellsuche ähnelt mehr einer Internet-Suche. Sie bestimmen, welche Felder standardmäßig in die Recherche einbezogen werden sollen. Je mehr Infos Sie eingeben, desto eingeschränkter ist das Ergebnis. Sie können über das Symbol mit den drei Punkten neben der Suche selbst definieren, in welchen Feldern gesucht wird. Wenn Sie zwei Begriffe eingeben, werden standardmäßig nur Datensätze angezeigt, die beide Begriffe beinhalten. Um das Suchergebnis zu löschen und wieder alle Adressen anzeigen zu lassen, klicken Sie einfach auf das rote Kreuz neben dem Suchbegriff.

Wenn ich die "Schnellsuche" verwende, finde ich oft nicht die gewünschten Datensätze. Das gesuchte Wort ist aber in diesem Datensatz enthalten!

Der verwendete Suchbegriff wird nur in den zuvor definierten Feldern gesucht. Wenn Ihr Suchbegriff bei einem Datensatz z.B. in dem Feld "E-Mail" vorkommt, dieses Feld aber nicht als zu durchsuchendes Feld aktiviert ist, wird der Datensatz nicht gefunden. Welche Felder für die Suche verwendet werden, können Sie einstellen, indem Sie auf das Symbol mit den drei Punkten "..." neben der Suchmaske klicken. Dort können Sie unter "Suchen in" ebenfalls über das Symbol mit den drei Punkten "..." aus allen verfügbaren Feldern wählen.

Nähere Infos zur "Schnellsuche" finden Sie unter Tipps & Tricks.

Kann der DIALOG-MANAGERr auch unter dem Betriebssystem Windows 8 betrieben werden?

Ja, das ist bei einer Neuinstallation problemlos möglich. Für den Fall, dass Sie Ihren Rechner mit einer bereits bestehenden DIALOG-MANAGER Installation von Windows 7 auf Windows 8 updaten möchten, hilft Ihnen diese Anleitung.

Welche zusätzlichen Systemvoraussetzungen sind ab der Version 5.1 notwendig?

Ab der Version 5.1 des Dialog-Managers wird bei einer Neuinstallation der Microsoft® SQL Server® 2012 Express installiert. Damit die Installation des SQL Server® 2012 Express erfolgreich durchgeführt werden kann, sind folgende Systemvoraussetzungen notwendig, die im Detail hier noch einmal nachgelesen werden können.

  • Unterstützte Betriebssysteme
    Windows 7; Windows Server 2008 R2; Windows Server 2008 Service Pack 2; Windows Vista Service Pack 2
        o 32-Bit-Systeme
           Computer mit Intel- oder kompatiblem 1-GHz-Prozessor oder schneller - 2 GHz-Prozessor werden empfohlen
        o 64-Bit-Systeme
           1,4-GHz-Prozessor oder schneller
        o Mindestens 512 MB RAM – 2 GB RAM werden empfohlen
        o 2,2 GB verfügbarer Festplattenspeicher
Bei der Installation des SQL-Servers erhalte ich die Fehlermeldung, dass dieser SQL-Server nicht die im Betriebssystem eingestellte Sprache unterstützt. Was muss ich tun?

Wenn das Format für Datum und Zeit sowie für Region und Sprache z. B. auf "Deutsch (Österreich)" steht, erhalten Sie folgende Meldung:

„This SQL Server setup media does not support the language of the OS, or does not have the SQL Server English-language version installation files. Use the matching language-specific SQL Server media; or install both the language specific MUI and change the format and system locales through the regional settings in the control panel.”

Bitte stellen Sie das Format in Windows in der Systemsteuerung zur Installation des Dialog-Managers auf "Deutsch (Deutschland)" um, da nicht alle Sprachpakete von uns mit ausgeliefert werden. Nach der Installation können Sie das Format wieder zurückstellen.

Sollte bei Ihnen die Sprache im Betriebssystem richtig eingestellt sein, und Sie erhalten trotzdem diese Fehlermeldung, versuchen Sie die Installation noch einmal mit einem kurzfristig ausgeschaltetem Virensannner.

Tipps und Tricks

Viele weitere Hinweise und Kniffe zur optimalen Verwendung des Dialog-Managers finden Sie hier.