Was ist die Digitale Kopie?

Die Digitale Kopie ist ein kostenloser Service der Deutschen Post, der es Ihnen als geschäftlichem Versender ermöglicht, Ihren Empfängern parallel zum klassischen Brief auch eine elektronische Kopie dieser Briefe zustellen zu lassen. Ihre Empfänger bekommen also weiterhin ihre Post in ihren Briefkasten, können aber ihre Sendungen zusätzlich auch digital empfangen und lesen. Selbstverständlich erfüllt der Service dabei alle datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Voraussetzung für die Bereitstellung einer Digitalen Kopie ist, dass Sie als versendendes Unternehmen bzw. versendende Behörde an dem Service Digitale Kopie teilnehmen.

Lassen Sie sich gerne zur Anbindung von unseren Experten beraten: Kontakt aufnehmen

Eine weitere Voraussetzung ist ferner, dass der jeweilige Empfänger den Service zum Empfang Digitaler Kopien beauftragt hat. Weitere Informationen zum Empfang der Digitalen Kopie finden Sie hier.

Vielen Dank für Ihr Feedback.

An welche Kunden kann die Digitale Kopie zugestellt werden?

Digitale Kopien können ausschließlich zu Briefsendungen, die an private Anschriften adressiert sind, zugestellt werden. 

Zum Empfang der Digitalen Kopie benötigen Empfänger lediglich ein E-POST-Konto oder sie erteilen der Deutschen Post einen entsprechenden Auftrag zum Empfang Digitaler Kopien in ihrem E-Mail Postfach bei GMX oder WEB.DE. 

Weitere Informationen für Ihre Empfängerkunden finden Sie in den FAQ der Digitalen Kopie für Privatkunden.

GMX- und WEB.DE-Nutzern, die bereits den Service Briefankündigung nutzen, wird die Option zum digitalen Empfang bereitgestellter Sendungsinhalte als kostenloser  Zusatzservice zur Briefankündigung angeboten. Für alle vorliegenden Digitalen Kopien der an ihn gerichteten Sendungen erhält der GMX- oder WEB.DE-Nutzer dann nicht nur eine Ankündigung der Briefsendung, sondern neben dem Sendungsbild (Bild der Vorderseite des Umschlags) zusätzlich den Sendungsinhalt als Anhang in der Briefankündigungs-E-Mail an sein Postfach bei GMX oder WEB.DE zugestellt. Den physischen Brief erhalten die Nutzer dabei wie gewohnt in ihren Briefkasten.

Vielen Dank für Ihr Feedback.

Wann genau erfolgt die Zustellung der Digitalen Kopie?

Die Digitale Kopie wird zugestellt, sobald die Einlieferung der physischen Briefsendung erfolgt ist. Hiermit wird gewährleistet, dass keine Digitale Kopie versendet wird, zu der kein physischer Brief im Zustellprozess ist. Die Digitale Kopie wird dabei system- und prozessbedingt dem Empfänger zeitlich immer vor der physischen Sendung, im Regelfall aber am gleichen Tag, zugestellt.

Vielen Dank für Ihr Feedback.

Wie kann ich als Unternehmen meinen Kunden den Service Digitale Kopie anbieten?

Für die Zustellung einer Digitalen Kopie ist die digitale Einlieferung der Briefinhalte im PDF-Format durch Sie als Absender zwingend notwendig, wofür eine entsprechende Vereinbarung mit Ihnen abgeschlossen werden muss. Erst dann können die teilnehmenden Empfänger die Sendungsinhalte zusätzlich zum physischen Original auch digital in ihrem E-POST Postfach oder als Anhang zu einer Briefankündigungs-E-Mail im Postfach von GMX bzw. WEB.DE erhalten. 

Lassen Sie sich gerne zur Anbindung von unseren Experten beraten: Kontakt aufnehmen 

Vielen Dank für Ihr Feedback.

Was kostet der Service Digitale Kopie?

Der Empfang und Versand von Digitalen Kopien ist kostenlos. Je nach Aufwand entstehen für das Unternehmen Kosten für die technische Anbindung.

Vielen Dank für Ihr Feedback.

Werden bei der Erstellung der Digitalen Kopie alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten, auch die EU-DSGVO?

Der Service der Digitalen Kopie erfüllt alle rechtlichen Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes, auch die seit Mai 2018 gültige DSGVO der EU.

Von allen Absendern liegt mit dem jeweiligen Vertrag zur Zustellung der Digitalen Kopien ein expliziter Auftrag als Voraussetzung zur Einlieferung vor. Alle Empfänger haben ebenfalls einen expliziten Auftrag zum Empfang Digitaler Kopien erteilt: Für E-POST Kunden erfolgt die Beauftragung durch Zustimmung zu den AGB, Kunden von GMX oder WEB.DE aktivieren die Digitale Kopie im Einstellungsbereich ihres jeweiligen E-Mail Kontos und stimmen dazu den AGB zum Empfang der Digitalen Kopie zu.

Zur Erfüllung aller datenschutzrechtlichen und strafrechtlichen Anforderungen an den Versand von Digitalen Kopien mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder Daten, die einem Berufsgeheimnis unterliegen, bietet die Deutsche Post AG ihren Kunden eine Lösung zur Ende-zu-Ende Verschlüsselung der Digitalen Kopien an. Aktuell können diese verschlüsselten Nachrichten nur in einem E-POST Postfach empfangen und entschlüsselt werden. Eine Integration in die Partnerportale ist aber bereits in Planung.

Vielen Dank für Ihr Feedback.