Was ist die Digitale Kopie?

Die Digitale Kopie ist ein kostenloser Service der Deutschen Post, der es Ihnen als geschäftlichem Versender ermöglicht, Ihren Empfängern parallel zum klassischen Brief auch eine elektronische Kopie dieser Briefe zustellen zu lassen. Ihre Empfänger bekommen also weiterhin ihre Post in ihren Briefkasten, können aber ihre Sendungen zusätzlich auch digital empfangen und lesen. Selbstverständlich erfüllt der Service dabei alle datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Voraussetzung für die Bereitstellung einer Digitalen Kopie ist, dass Sie als versendendes Unternehmen bzw. versendende Behörde an dem Service Digitale Kopie teilnehmen.
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Eine weitere Voraussetzung ist ferner, dass der jeweilige Empfänger den Service zum Empfang Digitaler Kopien beauftragt hat. Weitere Informationen zum Empfang der Digitalen Kopie finden Sie hier.

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An welche Kunden kann die Digitale Kopie zugestellt werden?

Digitale Kopien können ausschließlich zu Briefsendungen, die an private Anschriften adressiert sind, zugestellt werden.

Zum Empfang der Digitalen Kopie benötigen Empfänger lediglich ein E-POST-Konto oder sie erteilen der Deutschen Post einen entsprechenden Auftrag zum Empfang Digitaler Kopien in ihrem E-Mail Postfach bei GMX oder WEB.DE.

Weitere Informationen für Ihre Empfängerkunden finden Sie in den FAQ der Digitalen Kopie für Privatkunden.

GMX- und WEB.DE-Nutzern, die bereits den Service Briefankündigung nutzen, wird die Option zum digitalen Empfang bereitgestellter Sendungsinhalte als kostenloser  Zusatzservice zur Briefankündigung angeboten. Für alle vorliegenden Digitalen Kopien der an ihn gerichteten Sendungen erhält der GMX- oder WEB.DE-Nutzer dann nicht nur eine Ankündigung der Briefsendung, sondern neben dem Sendungsbild (Bild der Vorderseite des Umschlags) zusätzlich den Sendungsinhalt als Anhang in der Briefankündigungs-E-Mail an sein Postfach bei GMX oder WEB.DE zugestellt. Den physischen Brief erhalten die Nutzer dabei wie gewohnt in ihren Briefkasten.

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Wann genau erfolgt die Zustellung der Digitalen Kopie?

Die Digitale Kopie wird zugestellt, sobald die Einlieferung der physischen Briefsendung erfolgt ist. Hiermit wird gewährleistet, dass keine Digitale Kopie versendet wird, zu der kein physischer Brief im Zustellprozess ist. Die Digitale Kopie wird dabei system- und prozessbedingt dem Empfänger zeitlich immer vor der physischen Sendung, im Regelfall aber am gleichen Tag, zugestellt.

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Wie kann ich als Unternehmen Digitale Kopien versenden?

Die Digitale Kopie ist fester Leistungsbestandteil für Kunden, die eines der folgenden E-POST Produkte nutzen: E-POSTBUSINESS BOX, E-POSTNOW, E-POSTBUSINESS API, E-POST MAILER sowie docuguide. Es entsteht kein zusätzlicher Aufwand für Anbindung oder Versand der Digitalen Kopien. PrintPLUS Kunden müssen zur Nutzung der Digitalen Kopie einen separaten Vertrag abschließen und haben ggf. technischen Anbindungsaufwand.
Großversender können Digitale Kopien auch parallel zum physischen Versand digital einliefern. Die Einlieferung der Briefinhalte im PDF-Format ist dabei notwendig, wofür eine entsprechende Vereinbarung abgeschlossen werden muss.

Empfänger der Digitalen Kopie können die Sendungsinhalte dann zusätzlich zum physischen Brief auch digital im E-POST Postfach oder als Anhang zu einer Briefankündigungs-E-Mail im Postfach von GMX bzw. WEB.DE erhalten.

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Was kostet der Service Digitale Kopie?

Der Empfang von Digitalen Kopien ist kostenlos.

Auch für den Absender ist der Versand einer Digitalen Kopie kostenfrei, sofern die Zugangsprodukte E-POSTBUSINESS BOX, E-POSTNOW, E-POSTBUSINESS API, E-POST MAILER sowie docuguide genutzt werden. Dann entsteht für den Geschäftskunden auch kein Anbindungsaufwand, da die Digitale Kopie seit 1.1.2019 fester Leistungsbestandteil ist. PrintPLUS-Kunden erhalten bei Interesse an der Digitalen Kopie ein individuelles Angebot für die Anbindung.

Als Großversender können Sie Digitale Kopien kostenlos versenden, indem Sie den Briefinhalt im PDF Format über eine eigene Anbindung parallel zum physischen Versand einliefern. Voraussetzung ist eine vertragliche Vereinbarung.
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Werden bei der Erstellung der Digitalen Kopie alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten, auch die EU-DSGVO?

Der Service der Digitalen Kopie erfüllt alle rechtlichen Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes, auch die seit Mai 2018 gültige DSGVO der EU.

Von allen Absendern liegt mit dem jeweiligen Vertrag zur Zustellung der Digitalen Kopien ein expliziter Auftrag als Voraussetzung zur Einlieferung vor. Alle Empfänger haben ebenfalls einen expliziten Auftrag zum Empfang Digitaler Kopien erteilt: Für E-POST Kunden erfolgt die Beauftragung durch Zustimmung zu den AGB, Kunden von GMX oder WEB.DE aktivieren die Digitale Kopie im Einstellungsbereich ihres jeweiligen E-Mail Kontos und stimmen dazu den AGB zum Empfang der Digitalen Kopie zu.

Zur Erfüllung aller datenschutzrechtlichen und strafrechtlichen Anforderungen an den Versand von Digitalen Kopien mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder Daten, die einem Berufsgeheimnis unterliegen, bietet die Deutsche Post AG ihren Kunden eine Lösung zur Ende-zu-Ende Verschlüsselung der Digitalen Kopien an. Aktuell können diese verschlüsselten Nachrichten nur in einem E-POST Postfach empfangen und entschlüsselt werden. Eine Integration in die Partnerportale ist aber bereits in Planung.

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