Die Digitale Kopie ist ein kostenloser Service der Deutschen Post, der es Ihnen als geschäftlichem Versender ermöglicht, Ihren Empfängern parallel zum klassischen Brief auch eine elektronische Kopie dieser Briefe zustellen zu lassen. Ihre Empfänger bekommen also weiterhin ihre Post in ihren Briefkasten, können aber ihre Sendungen zusätzlich auch digital empfangen und lesen. Selbstverständlich erfüllt der Service dabei alle datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Voraussetzung für die Bereitstellung einer Digitalen Kopie ist, dass Sie als versendendes Unternehmen bzw. versendende Behörde an dem Service Digitale Kopie teilnehmen.
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Eine weitere Voraussetzung ist ferner, dass der jeweilige Empfänger den Service zum Empfang Digitaler Kopien beauftragt hat. Weitere Informationen zum Empfang der Digitalen Kopie finden Sie hier.

Digitale Kopien können ausschließlich zu Briefsendungen, die an private Anschriften adressiert sind, zugestellt werden.

Zum Empfang der Digitalen Kopie erteilen Empfänger der Deutschen Post einen entsprechenden Auftrag.

GMX- und WEB.DE-Nutzern, die bereits den Service Briefankündigung nutzen, wird die Option zum digitalen Empfang bereitgestellter Sendungsinhalte als kostenloser  Zusatzservice zur Briefankündigung angeboten. Für alle vorliegenden Digitalen Kopien der an ihn gerichteten Sendungen erhält der GMX- oder WEB.DE-Nutzer dann nicht nur eine Ankündigung der Briefsendung, sondern neben dem Sendungsbild (Bild der Vorderseite des Umschlags) zusätzlich den Sendungsinhalt als Anhang in der Briefankündigungs-E-Mail an sein Postfach bei GMX oder WEB.DE zugestellt. Den physischen Brief erhalten die Nutzer dabei wie gewohnt in ihren Briefkasten.

Weitere Informationen für Ihre Empfängerkunden finden Sie in den FAQ der Digitalen Kopie für Privatkunden.

Die Digitale Kopie wird zugestellt, sobald die Einlieferung der physischen Briefsendung erfolgt ist. Hiermit wird gewährleistet, dass keine Digitale Kopie versendet wird, zu der kein physischer Brief im Zustellprozess ist. Die Digitale Kopie wird dabei system- und prozessbedingt dem Empfänger zeitlich immer vor der physischen Sendung, im Regelfall aber am gleichen Tag, zugestellt.

Die Digitale Kopie ist fester Leistungsbestandteil für Kunden, die eines der folgenden E-POST Produkte nutzen: E-POSTBUSINESS BOX, E-POSTNOW, E-POSTBUSINESS API, E-POST MAILER sowie docuguide. Es entsteht kein zusätzlicher Aufwand für Anbindung oder Versand der Digitalen Kopien. PrintPLUS Kunden müssen zur Nutzung der Digitalen Kopie einen separaten Vertrag abschließen und haben ggf. technischen Anbindungsaufwand.
Großversender können Digitale Kopien auch parallel zum physischen Versand digital einliefern. Die Einlieferung der Briefinhalte im PDF-Format ist dabei notwendig, wofür eine entsprechende Vereinbarung abgeschlossen werden muss.

Empfänger der Digitalen Kopie können die Sendungsinhalte dann zusätzlich zum physischen Brief auch digital als Anhang zu einer Briefankündigungs-E-Mail im Postfach von GMX bzw. WEB.DE erhalten.

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Der Empfang von Digitalen Kopien ist kostenlos.

Auch für den Absender ist der Versand einer Digitalen Kopie kostenfrei, sofern die Zugangsprodukte E-POSTBUSINESS BOX, E-POSTNOW, E-POSTBUSINESS API, E-POST MAILER sowie docuguide genutzt werden. Dann entsteht für den Geschäftskunden auch kein Anbindungsaufwand, da die Digitale Kopie seit 1.1.2019 fester Leistungsbestandteil ist. PrintPLUS-Kunden erhalten bei Interesse an der Digitalen Kopie ein individuelles Angebot für die Anbindung.

Als Großversender können Sie Digitale Kopien kostenlos versenden, indem Sie den Briefinhalt im PDF Format über eine eigene Anbindung parallel zum physischen Versand einliefern. Voraussetzung ist eine vertragliche Vereinbarung.
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Der Service der Digitalen Kopie erfüllt alle rechtlichen Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes, auch die DSGVO.

Von allen Absendern liegt mit dem jeweiligen Vertrag zur Zustellung der Digitalen Kopien ein expliziter Auftrag als Voraussetzung zur Einlieferung vor. Alle Empfänger haben ebenfalls einen expliziten Auftrag zum Empfang Digitaler Kopien erteilt.