DIALOGPOST MANAGER – Fragen und Antworten

Hier erhalten Sie Antworten und Tipps rund um den DIALOGPOST MANAGER.

FAQs

Wie erhalte ich die neuen Postleitdaten für den Dialogpost Manager?

Ab der Version 9.0 des Dialogpost Managers wird die Aktualisierung aller Postleitdaten durch ein Update ermöglicht. Auf unserer Homepage finden Sie unter "Downloads" die Datei "Postleitdaten x.20xx" die zum Update der Postleitdaten für alle Anwendungen (Leitcodierung der DHL INFOPOST, Anschriftenüberprüfung, Postleitzahlenbuch) des Dialogpost Managers ausreicht.

Nur wenn Sie die Datafactory Streetcode nutzen möchten, ist noch ein weiteres  Update notwendig. Diese Daten erhalten Sie aber ausschließlich von unserer Tochter Post Direkt. Das entsprechende Bestellformular "Datafactory Streetcode" finden sie hier.

Welche Schriften sind maschinenlesbar?

Der DIALOGPOST MANAGER kennt eine große Anzahl der von der Deutsche Post genehmigten maschinenlesbaren Schriften und erkennt automatisch, welche dieser Schriften auf Ihrem System installiert sind.

Im Seriendruck erhalten Sie über Extras -> Maschinenlesbare Schriften eine Liste der als maschinell lesbar klassifizierten Schriften oder aber Sie entnehmen diese der folgenden Datei

Woran liegt es, dass z.B. beim Drucken der Packliste und der Adressverteilung nicht immer alle Informationen vollständig ausgedruckt werden? Teilweise fehlt beispielsweise die letzte Zahl der Listen.
In der Regel liegt die Lösung zu diesem Problem in der Aktualisierung des Druckertreibers. Gehen Sie dazu auf die Internetseiten Ihres Druckerherstellers und laden Sie die neuesten Druckertreiber für Ihren Drucker und Ihr Betriebssystem herunter und installieren Sie diese. Bitte beachten Sie dabei die Installationshinweise des Herstellers. Hinweis: HP empfiehlt bei fehlerhaften Ausdrucken den Druckertreiber eines älteren Druckers zu installieren, da aktuelle Drucker zu ihren Vorgängern rückwärtskompatibel sind. Weitere Informationen finden Sie hier.
Exportierte dBASE-Dateien lassen sich über den Seriendruck-Assistenten von MS-WinWord nicht öffnen. Woran liegt das?

Das Problem liegt meist an einem Fehler in WinWord. WinWord erwartet beim Import von dBASE-Dateien einen Dateinamen, der keine Leerzeichen und keine Sonderzeichen enthält - andernfalls wird der Import mit einer nichtsagenden Fehlermeldung abgebrochen. Leerzeichen im Verzeichnisnamen werden seltsamerweise akzeptiert.

Achten Sie beim Export aus dem DIALOGPOST MANAGER in solchen Fällen darauf, dass in dem Dateinamen keine Leer- und Sonderzeichen enthalten sind bzw. nennen Sie die Datei vor dem Import in WinWord einfach um. Dann sollten sich die dBASE-Dateien problemlos importieren lassen.

Ob bzw. wann Microsoft diesen Fehler beheben wird, ist leider unklar.

Womit können Probleme beim Access-Import zusammenhängen?

Beim Import von Access-Tabellen kommt es unter Umständen zu Fehlermeldungen, wenn ADO-Treiber oder die Jet-Engine nicht installiert bzw. veraltet sind, z.B.:

Fehler bei der Objekterzeugung. Stellen Sie sicher, dass die Microsoft Data Access Components 2.1 (oder höher) richtig installiert sind.

Dies kann bei älteren Betriebssystemen, auf denen Microsoft-Access nicht installiert ist, der Fall sein.

Hinweis:
Für den Betrieb des Dialogpost Managers, insbesondere zum Import von Access-Tabellen, muss Microsoft-Access nicht installiert sein, lediglich die oben beschriebenen Treiber werden benötigt.

Eine nachträgliche Installation dieser Treiber ist jedoch problemlos möglich. Die aktuellste Version der ADO-Treiber finden Sie unter
http://www.microsoft.com/data/download_260rtm.htm,
die der Jet-Engine unter
http://www.microsoft.com/data/download_Jet4SP3.htm.

Zur Behebung des oben beschriebenen Fehlers gehen Sie folgendermaßen vor:
Installieren Sie zuerst die aktuellen ADO-Treiber. Wenn dies alleine nicht zum Erfolg führt, installieren Sie bitte zusätzlich die neueste Jet-Engine.

Wie kann ich einen anderen Einlieferer festlegen, wenn ich im Lettershopmodus arbeite?
In der Kundenverwaltung, können Sie mit Hilfe der rechten Maustaste jeden Kunden als Einlieferer festlegen.
Welche Kapazität bezüglich des Datenvolumens hat der Dialogpost Manager?

Für die Portooptimierung inkl. Import und Export von Adressen gibt es keine Mengenbeschränkungen. Mit dem DIALOGPOST MANAGER werden in der Praxis Aufträge mit mehr als 5 Millionen Adressen optimiert.

Bei der Verwendung der Anredenüberprüfung, Anschriftenüberprüfung oder beim Dublettenabgleich bestimmt die Adressqualität und die Adressstruktur, wie lange ein entsprechender Suchlauf andauert. Bei einer Adressmenge > 100.000 Adressen müssen Sie schon mit einem Suchlauf von einigen Minuten rechnen. Aber auch hier gibt es keine Mengenbeschränkung.

Ich möchte für meine (per AFM bzw. FRANKIT) freigestempelten Sendungen die Kennung der Maschine angeben. Unter Extras/Optionen habe ich dazu die Kennung eingetragen. Sie wird allerdings nicht ausgedruckt. Warum?

Unter Extras->Optionen können Sie verschiedene Kennungen eingeben, aber nicht für das jeweilige Projekt aktivieren. Die zum Projekt passende Kennung wählen Sie unter Projekt->Eigenschaften->Details aus. Die hier ausgewählte Kennung wird allerdings nicht ausgedruckt, sondern ggf. lediglich an das Auftragsmanagement der Deutschen Post übermittelt.

Bei Einlieferung von Dialogpost auf Leitregionen wird je LR eine Einlieferungsliste benötigt. Der Dialogpost Manager druckt aber nur eine Liste für alle Leitregionen. Was nun?

Grundsätzlich wird je Leitregion eine Einlieferungsliste gefordert. Wenn Sie die Einlieferung mit dem DIALOGPOST MANAGER vorbereiten, genügt eine Einlieferungsliste und die "Zusammenstellung der Leitregionen", die der DIALOGPOST MANAGER automatisch erzeugt.

Was ist ein Negativabgleich und wie hilft mir der Dialogpost Manager dabei?

Ein Negativabgleich wird z.B. benötigt, wenn Mitglieder der Robinsonliste oder einer beliebigen von Ihnen definierten Gruppe auf keinen Fall angeschrieben werden sollen. Alle Datensätze die sowohl in der Robinsonliste als auch in Ihrer Zieldatei enthalten sind, sollen gelöscht werden.

Um diese Datensätze ausfindig zu machen, bietet der DIALOGPOST MANAGER in der Version Professional direkt zwei Funktionen an.

1. Robinsonabgleich
Mit dem Robinsonabgleich kann direkt ein Negativabgleich (Dublettenabgleich) gegen die Robinsonliste des DDV durchgeführt werden. Hierzu ist es erforderlich, die Robinsondatei vom DDV zu erwerben und zu installieren.

2. Nixieabgleich
Mit dem Nixieabgleich haben Sie die Möglichkeit einen direkten Negativabgleich gegen eine beliebige Ihnen vorliegende Datei durchzuführen. Hierbei ist der Aufbau und das Format der Negativdatei unerheblich.

Bei beiden Verfahren werden auch kleinere Tippfehler bzw. Namensabweichungen gefunden, weil ein "unscharfer Abgleich" stattfindet.

Warum startet der Dialogpost Manager nur, wenn man als Administrator in Windows angemeldet ist?

In der Registry sind die erforderlichen Rechte nicht vergeben!

Starten Sie Windows als Administrator und öffnen dann die regedt32.exe (Start - Ausführen - regedt32). Dort in den Ordner HKEY_LOCAL_MACHINE in das Verzeichnis - Deutsche Post AG - Dialogpost Manager wechseln.

  • unter Windows 2000 den Menüpunkt Sicherheit-Berechtigungen auswählen
  • unter Windows XP mit der rechten Maustaste auf den Dialogpost Manager Ordner klicken und Berechtigungen ... auswählen

Nun können Sie für den/die jeweiligen Benutzer den Vollzugriff auf diesen Ordner erlauben.

Ist man als Administrator in Windows angemeldet, startet der Dialogpost Manager einwandfrei. Ist man als Benutzer angemeldet, kommen beim Start folgende Meldungen: "Zugriffsverletzung bei Lizenzprüfung" (Windows 2000) oder "Sie besitzen nicht genügend Zugriffsrechte" (Windows XP)

Dies ist kein Problem des Dialogpost Managers, sondern hängt mit den Restriktionen des Betriebssystems für Benutzer (Rechte-Management) in Windows zusammen.

Der Benutzer besitzt keine Rechte für das Verzeichnis "Dialogpost Manager" und seine Unterordner. Der Administrator muss dem Benutzer (den Benutzern) Schreib-/Lese-Zugriff für diese Ordner vergeben.

Vorgehensweise: Das IPM-Verzeichnis im Explorer mit der rechten Maustaste anklicken und "Freigabe" wählen. "Diesen Ordner freigeben" anklicken. Unter "Sicherheitseinstellungen" den Benutzern Vollzugriff erlauben.

Wie erstelle ich den Datamatrixcode für Premiumadress außerhalb des Dialogpost Managers?

Dies können Sie über einen Adressexport i.V. mit der mitgelieferten Schriftart "Deutsche Post Premiumadress" lösen.

Eine detaillierte Anleitung finden Sie in dem angehängten Dokument.

Wie wird der Dialogpost Manager ab der Version 8.0 in einem Netzwerk installiert?

Seit der Version 8.0 gibt es den DIALOGPOST MANAGER als Netzwerkversion. Wenn Sie den DIALOGPOST MANAGER im Netzwerk betreiben möchten, können Sie hierzu die Installation auf einem Gruppenlaufwerk oder einem ganz normalem PC innerhalb Ihres Netzwerks installieren. Auf diese Installation müssen die entsprechenden Mitarbeiter mit Ihren PCs zugreifen können. Da der DIALOGPOST MANAGER nicht als Dienst auf einem Server ausgeführt wird reicht es, wie bisher, eine einfache Verknüpfung der DIALOGPOST MANAGER Programmdatei (ipm32.exe) auf dem Desktop der PCs anzulegen.

Mit der Version 8.0 wurden unter dem Oberbegriff "Netzwerkfähigkeit" folgende Funktionen umgesetzt:

  • Benutzer-/Rechteverwaltung
  • Schutz der Projektverzeichnisse
  • Lizenzänderung auf Concurrent User


Unter dem Bereich "Downloads" finden Sie eine ausführliche "Anleitung zur Installation im Netzwerk"

Wie stelle ich den Zeichensatz bei der Ausgabe einer Datei im Format „Formartierter Text (prn)“ von DOS auf ANSI um?

Beim Export von Dateien im prn Format schlägt der Dialogpost Manager standardmäßig den Zeichensatz DOS vor. Wenn Sie möchten, dass Exportdateien im prn-Format grundsätzlich mit dem Zeichensatz ANSI ausgegeben werden, dann erstellen Sie sich bitte einmalig eine entsprechende Exportvorlage als Standardvorlage. Danach werden dann alle Exportdateien im prn-Format mit dem in der Standardvorlage voreingestellten Zeichensatz ANSI ausgegeben.

Vorgehen:

Bitte öffnen Sie sich irgend ein bestehendes Projekt, das schon portooptimiert ist, so dass ein Adressexport durchgeführt werden kann. Gehen Sie nun auf den Menüpunkt "Ergebnis" und hier auf "Adressexport". Jetzt sollte sich ein neues Fenster mit dem Namen "Export-Assistent" öffnen.

Hier wählen Sie unter Ausgabeformat "Formatierter Text (Leerzeichen getrennt) (*.prn)" aus. Klicken Sie dann bitte auf den daneben stehenden Button "Einstellungen" und wählen unter Zeichensatz "ANSI" aus. Gehen Sie jetzt über den "Weiter" Button so lange weiter, bis Sie sich im "Schritt 3 von 3" befinden.

In diesem Fenster finden Sie unten rechts den Button "Vorlage speichern". Hier speichern Sie sich Ihre Vorlage bitte unter dem Namen "prn_ANSI" ab. Danach klicken Sie auf den Button unten links "Vorlage laden" und klicken mit der rechten Maustaste auf die von Ihnen zuvor gespeicherte Vorlage "prn_ANSI". Wählen Sie jetzt in dem geöffneten Kontextmenü bitte "Vorlage als Standardvorlage festlegen" aus.

Das war es schon! Ab jetzt werden alle Exporte im Format prn mit dem Zeichensatz ANSI exportiert.

Wie können für verschiedene Empfängergruppen jeweils andere Rücksendeadressen bzw. Datenpools i.V. mit PREMIUMADRESS angegeben (z.B. für jede Filiale) werden?

Vorbereitend muss dazu im Premiumadress-Backend (www.premiumadress.de) für jede Empfängergruppe eine eigene Premiumadress-ID angelegt werden (z.B. pro Filiale). Damit steuert man dann, dass z.B. bei ID "2" die Daten an "Filiale München" und bei ID "3" die Daten an "Filiale Köln" gehen, usw.

Die Importdatei sollte eine Feld (Spalte) enthalten, in der die für den jeweiligen Empfänger zuständige Filiale enthalten ist. Dieses Feld kann auch in der Adressverwaltung angelegt und per Mehrfachänderung gefüllt werden.

Beim Adressexport bzw. im Seriendruck gibt man dann bei den Einstellungen zu Premiumadress an, dass keine feste ID, sondern ein Wert aus einem Feld verwendet werden soll. Im Seriendruck sieht dies dann bspw. so aus

  • Menüpunkt "Einfügen->Premiumadress" aufrufen
  • Unter "Premiumadress-ID" "Wert aus Feld" aktivieren und dort über den "..."-Button das Feld auswählen, in dem die passende ID der jeweiligen Filiale enthalten ist.

 

Tipps und Tricks

Beschleunigen Sie Ihre Arbeit mit dem DIALOGPOST MANAGER

Sie möchten Ihre Arbeit mit dem Dialogpost Manager optimieren, um für Sie nicht notwendige Klicks und Auswahlvorgänge zu sparen? Der Dialogpost Manager bietet im Menü Extras über den Menüpunkt Optionen eine Reihe von Einstellungen an, durch die die Arbeit mit dem Programm deutlich beschleunigt wird.
  1. Lasche Allgemein - Programmstart:
    Wenn Sie nicht mehrere Projekte parallel, sondern immer nur ein aktuelles Projekt bearbeiten, lassen Sie den DIALOGPOST MANAGER immer mit dem letzten Projekt starten - so können Sie direkt dort fortfahren, wo Sie beim letzten Arbeiten aufgehört haben und sparen eine Reihe Klick- und Auswahlschritte.
  2. Lasche Allgemein - Assistent:
    Wenn Sie mit den einzelnen Funktionen des Dialogpost Managers weitgehend vertraut sind, schalten Sie den Assistenten hier gänzlich aus. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt doch nochmals auf die Hilfe des Assistenten zugreifen möchten, aktivieren Sie ihn über das Menü Hilfe-> Dialogpost Manager Assistent. Der Assistent setzt automatisch dort an, wo Sie sich gerade befinden.
  3. Lasche Vorgaben:
    Aktivieren Sie die Option "Global Zahlungsweise in neue Projekte übernehmen", wenn Sie die Abrechnung Ihrer Mailingaktionen stets auf die selbe Weise vornehmen. Legen Sie einmalig die Details Ihrer Abrechnungen über die Schaltfläche Einstellungen fest.
  4. Lasche Vorgaben:
    Deaktivieren Sie den Dialog "Projekteigenschaften bei neuem Projekt zeigen", wenn Sie die Eigenschaften des aktuellen Projekts nicht ständig aktuell einsehen möchten. Über den Menüpunkt Projekt->Eigenschaften können Sie hier jederzeit wieder Einblick nehmen.

Vereinfachen Sie die Weiterverarbeitung Ihrer Adressen

Nutzen Sie den Dialogpost Manager, um Ihre Adressdateien für die Weiterverarbeitung in anderen Anwendungen stets identisch zu gestalten.

Beim nächsten Export öffnen Sie die gewünschte Vorlage direkt nach Start des Export-Assistenten über die Schaltfläche Vorlage laden. Navigieren Sie über die Schaltfläche Weiter auf die letzte Export-Maske und starten Sie den Export - der Dateiaufbau entspricht den von Ihnen für die Vorlage gewählten Einstellungen.

  1. Wählen Sie ein (Beispiel-)Projekt, für das Sie bereits Adressen importiert haben.
  2. Starten Sie den Export-Assistenten entweder über die Adressverwaltung oder über das Menü Ergebnis.
  3. Bestimmen Sie in einzelnen Schritten die für Ihren Export wichtigen Kriterien bezüglich Ausgabedateien, Feldauswahl und Feldaufbau und speichern Sie die gewählten Einstellungen im letzten Schritt des Export-Assistenten über die Schaltfläche "Vorlage speichern" unter einem aussagekräftigen Namen.
  4. Wenn Sie verschiedene Export-Formate als Vorlagen anlegen wollen, kehren Sie über die Schaltfläche "Zurück" in die relevanten Masken des Export-Assistenten zurück, nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und speichern Sie die aktuelle Auswahl unter einem weiteren Namen.
  5. Mit Hilfe der Export-Vorlagen legen Sie alle Einstellungen für den Export Ihrer Adressen aus der Adressverwaltung oder aus dem Menü Ergebnis heraus einmalig fest. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass jede aus dem Dialogpost Manager exportierte Datei dem von Ihnen gewünschten Format entspricht.

Hinweis:
Für die Gestaltung einer Export-Vorlage ist es unerheblich, ob Sie dies über das Menü Ergebnis oder über die Adressverwaltung vornehmen. Wenn Sie Felder, die erst nach der Optimierung befüllt werden, in Ihre Vorlage mit aufnehmen, bleiben diese bei einem Export über die Adressverwaltung leer. Wenn Sie die Datei für ein Mailing verwenden wollen, starten Sie den Export daher unbedingt über das Menü Ergebnis->Adressenexport

Drucken Sie Ihre Blankoformulare für die Postauflieferung

Über den Menüpunkt Extras->Blankoformulare können Sie verschiedenste für die Postauflieferung ggf. benötigte Formulare problemlos selbst ausdrucken.
Mit Hilfe des kostenlosen Tools Deutsche Post Einlieferungslisten können Sie die für Ihr Mailing benötigten Formulare auch direkt komplett ausfüllen und Ihrem Mailing für die Postauflieferung beilegen.

Vereinfachen Sie die Freimachung mit Freimachungsvermerken

Der Seriendruck des Dialogpost Managers macht's möglich: Drucken Sie Ihre Freimachungsvermerke doch einfach auf Klebe-Etiketten oder direkt auf Briefumschläge. Auf diese Weise können Sie sich z.B. einen Vorrat an Briefumschlägen oder Etiketten mit Freimachungsvermerken anlegen, um diese bei Ihren späteren Dialogpost Aktionen zu benutzen.

Hinweis:
Verwenden Sie für den "Vorrats-Druck" von Umschlägen oder Etiketten ein Projekt mit möglichst vielen Adressen, um auf diese Weise in einem Arbeitsschritt möglichst viele Exemplare bedrucken zu können. Sollten Sie nur über relativ kleine Adressmengen verfügen, legen Sie ein Beispieldokument an und importieren Sie eine beliebige Adressdatei (z.B. eine der mitgelieferten Beispieldateien).

  1. Öffnen Sie ein Projekt mit möglichst vielen Adressen.
  2. Sollten Sie bei diesem Projekt noch keine Optimierung durchgeführt haben, bestätigen Sie nacheinander bei den Punkten Sendung bearbeiten, Angaben zur Fertigung und Angaben zur Zahlungsweise die vorgeschlagenen Optionen und starten Sie anschließend die Optimierung.
  3. Nun können Sie den Seriendruck öffnen und mit dem eigentlichen Druck der Freimachungsvermerke beginnen.
  4. Legen Sie ein neues Dokument an. und wählen Sie das gewünschte Papierformat.
  5. Positionieren Sie einen Positionsrahmen vom Typ Freimachungsvermerk mit den benötigten Daten auf dem Dokument.
  6. Speichern Sie das Dokument für die Wiederverwendung unter einem aussagekräftigem Namen.
  7. Starten Sie den Ausdruck. Die Frage nach der Maschinenlesbarkeit beantworten Sie bitte mit Ja.
  8. Wählen Sie unter Adressbereich die Option Adressen und geben dort die gewünschte Anzahl Freimachungsvermerke als Intervall an (bei 1.000 Stück z.B. 1-1.000). Ist die Zahl der zu druckenden Freimachungsvermerke größer als die Anzahl Adressen, wiederholen Sie einfach die Schritte 7 + 8.

Nutzen Sie mit dem Dialogpost Manager die Funktionen Ihres Direktadressierers!

Im Export und Seriendruck lässt sich die Ausgabe vieler Datenfelder an die individuellen Bedürfnisse der Benutzer anpassen. So lässt sich das "x", welches z.B. standardmäßig bei Fertigungsposten- und Behälteranfang ausgegeben wird, durch eine an Ihren Drucker angepasste Steuersequenz ersetzen. Darüber kann der Drucker z.B. vor jedem Behälter angehalten werden, damit den Mitarbeitern in der Fertigung genügend Zeit zum Wechseln des Behälters bleibt. Die Optionen finden Sie in den Fenstern zur Feldauswahl des Exports bzw. Seriendrucks.
Praxisbeispiel: Zum Stoppen eines RENA-Druckers fügen Sie im Seriendruck einen Positions- rahmen vom Typ "Text" ein, fügen das Feld "Behälter-Anfang" ein, in dessen Optionen Sie zuvor "%04" eingetragen haben und wählen für den gesamten Text dieses Rahmens eine Druckerschriftart. Bei jeder ersten Sendung eines Behälters wird nun in der Vorschau "%04" angezeigt. Beim Ausdruck werden diese Zeichen jedoch nicht ausgegeben, sondern der Drucker angehalten.

Lernen Sie den DIALOGPOST MANAGER näher kennen

Es gibt drei Möglichkeiten, die Funktionalitäten der Software näher kennen zu lernen:

  1. Laden Sie die kostenlose Demo-Version herunter und testen Sie die Leistungsvielfalt des Tools.
  2. Lassen Sie sich den DIALOGPOST MANAGER live vorführen. Melden Sie sich dazu einfach zu einem unserer Webinare an.
  3. Schauen Sie sich die Filme zu den verschiedenen Themenbereichen des Dialogpost Managers an. Zu den Filmen.

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Wir beraten Sie gerne oder stellen Ihnen weitere Informationen zur Verfügung:

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(0,14 € pro angef. Minute aus den deutschen Festnetzen; höchstens 0,42 € pro angef. Minute aus den deutschen Mobilfunknetzen)

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