Der elektronische Rechnungsaustausch hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen. Neben den Vorteilen durch den elektronischen Datenaustausch bestehen immer noch große Akzeptanzprobleme bei den Rechnungsempfängern. Einer der häufig auftretenden Gründe für die Ablehnung der elektronischen Dokumente ist die fehlende Archivierungs-Umgebung auf Empfängerseite. Die Verpflichtung des Empfängers, die finanzrelevanten Dokumente nach GDPdU-Vorschriften auf 10 Jahre elektronisch zu archivieren, stellt besondere Anforderungen an die IT-Infrastruktur. Die Lösung für das Problem ist die Bereitstellung der elektronischen Rechnung inklusive der ordnungsgemäßen elektronischen Archivierung über 10 Jahre. Der Rechnungsempfänger kann jederzeit auf seine Daten im eArchiv über das Internet zugreifen. In der Praxis werden hierdurch die Support-Anfragen stark reduziert, weil der Empfänger jetzt im elektronischen Archiv sämtliche Dokumente einsehen und auf Wunsch auch Zweitschriften der Rechnungen per Klick eigenständig anfordern kann.
Gemeinsam mit den Partnern eurodata GmbH & Co. KG und intarsys consulting GmbH bietet die Signtrust eine eBilling-Lösung an, welche im Auftrag betrieben oder als white-label-Lösung im Online-Auftritt des Kunden integriert werden kann. Alle Dokumente werden ordnungsgemäß nach den Vorgaben aus SigG und UStG § 14 mit einer qualifizierten Signatur versehen, verifiziert und für jeden Benutzer über 10 Jahre nach GDPdU-Vorschriften archiviert. Der Zugriff ist jederzeit online möglich. Zweitschriften werden per E-Mail oder gedruckt auf Papier versendet.

eBilling-Service mit Signtrust Net

Die eBilling-Lösung der Deuschen Post Com bietet dem Kunden eine vollständige Abbildung aller relevanten Prozess-Schritte im Rahmen der Vorgaben aus dem Signatur- und Umsatzsteuergesetz. Gleichzeitig berücksichtigt das System die Anforderung an die IT-Sicherheit und den Datenschutz.
Das System besteht aus drei wesentlichen Komponenten:

  1. Signtrust Net - ASP-Signaturdienst der Signtrust
  2. Sign Live! CC - Signatur- und Workflowserver der intarsys consulting GmbH
  3. edArchiv - ASP-Archivlösung der eurodata GmbH & Co. KG

Die drei Systemkomponenten sind aufeinander abgestimmt und mit abgesicherten Schnittstellen verbunden. Der Vorteil für den Kunden besteht darin, dass der eBilling-Prozess für den Rechnungsausgang und -eingang vollständig abgebildet wird, ohne dass die jeweiligen Systemkomponenten Inhouse aufgebaut werden müssen. Die Installationszeit und Inbetriebnahme dauern nur wenige Tage.

Signtrust Net - ASP-Signaturdienst der Signtrust

Die Signaturerstellung bei SIGNTRUST NET erfolgt mit Zertifikaten, die auf Mitarbeiter von Signtrust ausgestellt werden. Die Zertifikate sind in der Signaturserver-Infrastruktur des Trustcenters am Standort Darmstadt integriert. Sie werden über eine Unterschrift-Vollmacht für elektronische Rechnungen aktiviert. Einem Kunden können eine oder mehrere Signaturkarten zugeordnet werden, so dass die Performance den jeweiligen Anforderungen des Kunden angepasst werden kann.

Neben unterschiedlichen Formaten für qualifizierte Signaturen können optional auch qualifizierte Zeitstempel eingebunden werden. Der Dienst wird beim Kunden über die Signtrust-Schnittstelle in Sign Live! CC angesprochen.

Signaturerstellung mit Sign Live! CC über Signtrust Net

Mit Sign Live! CC können bequem und ohne lokale PIN-Eingabe und zusätzlichen Hardwareeinsatz qualifizierte Batchsignaturen ("Vollmachtsignaturen") erstellt werden. Erforderlich ist ein Zugang zum ASP-Signaturdienst SIGNTRUST NET. Die Signatursoftware Sign Live! überträgt von zu signierenden Dateien/Dokumenten ausschließlich die lokal ermittelten Hashwerte an den im Trustcenter der Deutschen Post Com betriebenen Signaturserver zur Signturerstellung.

Integration & Funktionen Sign Live! CC

Sign Live! CC lässt sich sehr einfach in bestehende Systemlandschaften integrieren und über verschiedene Schnittstellen steuern. Auch der Versand signierter Dateien ist sehr einfach zu realisieren.

  • Konfigurierbare Überwachung von Verzeichnissen für die Ein- und Ausgabe
  • Schnittstellen: Kommandozeilenaufruf, ActiveX, HTTP, XMLRPC, TN3270, P9100, JDBC, SOAP, MAPI, POP3, SMTP
  • Betrieb am Arbeitsplatz oder im Hintergrund
  • PDF/A-konforme Aufbereitung der zu signierenden Daten für die Langzeitarchivierung

edArchiv - elektronische Archivierung nach GDPdU-Vorschriften

Unser Partner eurodata bietet in seinem Rechenzentrum am Standort Saarbrücken einen hochperformanten ASP-Archivierungsdienst an, der über abgesicherte Schnittstellen direkt an den Signaturserver der intarsys beim Kunden angebunden wird. Das Archiv wird für den Rechnungsversender (Kunde) als Mandant eingerichtet und ist über ein Internetportal aufzurufen. Jeder Rechnungsempfänger wird als Untermandant geführt und sieht bei der Suche nur seinen Datenbereich. Die Archive der Rechnungsempfänger werden automatisiert angelegt und müssen nicht manuell durch den Kunden erfasst werden. Die Stammdaten werden vom Kunden geliefert.

Jeder Rechnungsempfänger des Kunden erhält einen eigenen Zugang, der über das Internet abgesichert aufgerufen werden kann. Alternativ können die Daten auch direkt über eine XML-Schnittstelle in ein vorhandenes Kundenportal des Rechnungsversenders gespiegelt werden.

Das Archiv zeigt in einer sehr übersichtlichen Webseite die vorhandenen Daten an, eine Suche selektiert die wichtigsten Rechnungsinformationen. Der Rechnungsempfänger hat ausschließlich Leserechte. Ein Upload oder die Veränderung der Daten ist nicht zugelassen. Zusätzlich können individuelle Prozesse nach Kundenwunsch im Archiv angepasst werden, wie zum Beispiel der Export eines gewünschten Rechnungsformats in XML, CSV oder DATEV-Faktura.

Vorteile für Rechnungsversender und Rechnungsempfänger

Die Archivierungslösung im Zusammenhang mit der Serverlösung SignLive! CC und SIGNTRUST NET ermöglicht im Wesentlichen folgende Vorteile für den Rechnungsversender und -empfänger:

Rechnungsversender

  • Archivierung aller elektronischen Ausgangsrechnungen
  • Einfacher Zugang für Service und Vertrieb, wenn das eigene Archiv beschränkte Inhouse-Rechte vergibt
  • Reduzierung der Nachfragen zu verlorenen Rechnungsdokumenten
  • Einbindung der Archivierung in das Kundenportal via XML-Schnittstelle
  • Verbesserte Kundenbindung durch Servicesteigerung
  • Positives Marketinginstrument
  • Verkürzte Rechnungslaufzeiten
  • Ordnungsgemäß nach UStG §14

Rechnungsempfänger

  • Jederzeit Zugriff auf finanzrelevante Daten
  • Kostenfreie GdPDU-Archivierung der Rechnungsdokumente
  • Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren erfüllt
  • Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt
  • Sofortige Ausstellung von Duplikaten als E-Mail oder Briefpost

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